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Youth Group Facility Use Guidelines

Información en español

Youth Group Facility Use Guidelines
Effective July 26, 2018

Eugene School District 4J (District 4J) sites will be made available at minimal cost, under capable and responsible adult supervision, to local youth organizations approved by District 4J and on record with the Facilities Management Office for the organization’s official activities for school-age children. The permitted activities must be of an educational, recreational, or civic nature. Partisan, political, parochial, or sectarian activities are not allowed under these guidelines but may be permitted at Class II, III, or IV rates under District 4J’s Community Use of School Facilities Guidelines.

Youth organizations wishing to use facilities must complete District 4J’s online facility use request form. If charges are involved, a lease contract will be prepared and billing will be done by the Facilities Management Office. (For more details, see Community Use of School Facilities Guidelines at http://4j.lane.edu/facilities/facilityuse.)

Youth organizations wishing to use District 4J’s facilities and who wish to meet on a consistent basis during the year must adhere to the following requirements.

Requirements for Class I Approved Status

  1. The user group must adhere to all District 4J policies. In addition, the group’s local, regional (if any), and national (if any) policies and practices must comply with all District 4J policies.
  2. The user group/activity must provide incorporation papers and meet District 4J insurance requirements.
  3. The user group must offer fee reductions to low-income students. Any family that provides documentation of participating in the free and reduced meal program including the CEP Letter (Community Eligibility Provision) or any other form of public assistance will receive a fee reduction of not less than 33%. However, the provision of such documentation need not be a requirement for receipt of a fee reduction. The fee-reduction policy and structure must be clearly described in all literature and website information.
  4. All coaches/leaders must be unpaid volunteers. (If coaches or leaders are paid, Class II rates will apply.)
  5. The user group must accept all youth regardless of level of skill and all must be allowed to participate in every event or activity.
  6. The user group primarily serves students in District 4J.
  7. User group must have funding sources besides fees from participants.
  8. The user group must be a nonprofit corporation registered as a 501(c) (3) tax-exempt organization with the Internal Revenue Service.
  9. All meetings held for Class I Users will be mandatory. Subcommittee Meetings will also be mandatory. All meetings must have representation. If you do not have anyone in attendance the following steps will be taken. Loss of Class I user status for 1 year, for that year you will be treated as a Class II user. Must reapply for your Class I user status.

Procedures and Priorities for Scheduling Use of 4J Gyms and Ball Fields

The intent: To make all District 4J sites available for use, as much as possible, by the community in a way that is as inclusive and respectful as possible. To honor the historical partnerships District 4J has, including recognizing the beneficial trade of sites. To support use of District 4J sites by the community, prioritizing programs that serve and accept children regardless of level of skill and ability to pay. To recognize that providing child care for students in their home schools where they feel safe is a very high priority.

  1. District 4J programs have first priority. Approved youth organizations must prepare and coordinate their schedules so there is no conflict with school sponsored activities or with each other. School sponsored activities will be considered to be those scheduled by the individual school for activities associated with and for the benefit of students enrolled at that school.

Kidsports, as the largest user of District 4J gyms and ball fields will be responsible for scheduling all Class I youth athletic groups who have requested use of District 4J facilities under these guidelines. All teams must be treated equitably, with respect to number of participants from previous season, as to the number of practice hours and games each may schedule within the available time slots which have been identified by the schools and conveyed to the requesting youth groups .All Class I youth athletic groups must attend the KIDSPORTS practice scheduling meeting for each sporting season (regularly scheduled coaches meetings) posted on the KIDSPORTS website home page under Calendar at www.kidsports.org, to ensure that all teams are able to secure equitable practice time. Class I youth athletic groups cannot assume that school fields and facilities will be available for their use, if they do not first attend the practice sign up meetings. If for some reason athletic groups missed the scheduled meeting and they still wish to practice and schedule games they will need to contact KIDSPORTS to determine what fields and times remain available and select those. Failure to comply with the above Procedure for scheduling may, result in field/facilities use restrictions for unscheduled teams.

Practice and game schedules must be submitted to the school principal or designee, usually a Facilities Scheduler, prior to the start of activities and must be posted in a conspicuous location at each gym. This is necessary to confirm who the authorized user is at any given time. For field use, a District 4J facility use form or a letter issued by Kidsports must be carried by each team coach or authorized field user to confirm authorization to be on a given field.

  1. City of Eugene and River Road Park District use that is provided for in the respective City and River Road Park/District 4J reciprocal agreements will be honored first, i.e., parks and rec. programs of long standing. The City will also retain the right to choose a 3-hour block of time on Saturday and a 5-hour block of time on Sunday and the gyms they wish to use in each middle school building.
  2. District 4J sponsored or contracted child care site users will also be honored first as in II.B above. Facilities Schedulers will work with child care site users to support them in using a large open space, which could include a gym, for part of their time, leaving some gym time for other uses when possible. Child care users are required to have use of such space for at least one hour per day.
  3. The youth organizations will have second priority on use of District 4J gyms and ball fields if their requests are submitted and scheduled as specified. Exception: youth organizations will have priority ahead of activities associated with and for the benefit of students in attendance at schools other than the site in question.

Restrictions. No District 4J gyms may be used for outdoor sports regardless of weather condition. When facilities are closed due to weather or other hazardous conditions and school activities are canceled, youth organization activities will also be canceled. This situation will generally continue into the weekend. The Facilities Management Office will decide the availability of school facilities on weekends when the above conditions exist.

Dressing rooms and showers are not to be used unless approved by the building principal or designee.

Indoor soccer is not a District 4J approved sport and will only be allowed in District 4J gyms under the following conditions:

  1. The gym to be used has no bleachers. 2. The school agrees to allow such use. 3. Only indoor soccer balls are used (nerf or tennis-like balls). 4. The user agrees to pay rent at Class II, III, or IV rates.
  2. Youth athletic group area reps will fill out one (1) online facility use request per school.
  3. Authorized youth group requests for elementary or middle school use must be filed with the appropriate Facilities Scheduler by August 24th in order to receive priority scheduling. Additional requests for site use may be made after that date, but other scheduled users will not be “bumped.”
  4. Approved youth organizations will have priority in scheduling. Youth sports organizations as a whole will receive the same number of hours as they received in past year/s (or more if available and approved at quarterly meetings). Facilities Schedulers and youth sports representatives will use the formula listed in II.H below, using projected numbers of teams.
  5. Assigning time for approved youth organizations.

To the extent that space and/or fields are available, practice time is requested at each school in the form of hours per week based on the number of teams at the school and the practice allotment per team using the following criteria:

  • Indoor gyms: Elementary — Each team receives 3 hours per week of shared gym or 1.5 hours per week. If only one team is formed at a school they will receive 3 hours/wk.
  • Indoor gyms: Middle Schools — Each team receives 4.5 hours per week of shared gym or 2.25 hours per week. If only one team is formed at a school they will receive 4.5 hours/week.
  • Volleyball teams cannot share the gym with 1st–2nd grade basketball teams.
  • Outdoor fields: Elementary – Each team receives 3 hours per week.
  • Outdoor fields: Middle School – Each team receives 4.5 hours per week.
  • Maximum practice hours available: Indoors 27.5 hours/week per gym and outdoors 27.5 hours/week per sports field based on 3:30–9:00 p.m. practice times.

Two teams will be scheduled per gym at the start of the season. Youth sports teams may request more practice time at the beginning of the season. If available, they will receive the time they request.

Prime time for scheduling approved youth sports activities is 5:00–8:00 p.m. for elementary schools and middle schools. Facilities Schedulers will fill prime time requests first for youth sports organizations, and will make it available to youth sports organiza­tions whenever possible.

  1. Groups that have Class I status retain that status year around, including the fee structure. District 4J will meet periodically with users to review the impact of increased usage on gyms and other facilities. Approved groups that would like to expand existing programs (add addi­tional teams requiring more time) or add a new program (new category of use) on District 4J sites will bring their request to a site use meeting as far in advance of the proposed implementa­tion as possible. Time allows for information gathering and discussion about availability, condition, and maintenance of sites. After consultation with the users, District 4J may set an upper limit on the use of gyms and other facilities.
  2. Curriculum & maintenance considerations. Gyms being used by P.E. teachers for pro­grams with gymnastic equipment and wrestling mats will not be used for after school activities during that part of the scheduled curriculum, in order to protect the equipment and respect the time of the teacher.

P.E. teachers and staff will have one coordinator from each user group to work with regarding gym equipment and appropriate order for the teacher’s class the next day. If equipment is not in working order when the teacher comes in the morning, he/she will have one person to call and talk to. If the teachers or coordinators are not satisfied with the outcome of this conversa­tion, they may follow the process for resolving conflicts.

During the summer and breaks there are special considerations that restrict District 4J site use.

III. Supervision

  1. All youth organizations must provide supervisors for each building. Coaches may function as supervisors for some practices.
  2. A supervisor must not be paid by both organizations at the same time to do two jobs simulta­neously, or paid double for doing one job.
  3. For Saturday and Sunday programs held in District 4J’s gyms, games will not be allowed to be played unless adequate supervision is provided. Periodic checks will be made by representa­tives of District 4J to assure compliance. If adequate supervision is not provided, that building may be closed to the user for the remainder of the season.
  4. A paid supervisor will be present at middle schools and selected elementary schools during practice times for youth sports organizations as well as during games during the busiest season of the year: December 1st to spring break. District 4J will pay the cost of supervision during youth sports organizations practice sessions using proceeds from building rentals. User groups will continue to pay for supervision during games.
  5. The coach or supervisor is responsible for the supervision of the facilities being used during the time he or she is scheduled for using the facilities. Participants must not be allowed in the building unless their coach or supervisor is present. It is recommended that coaches and/or supervisors be at the gyms at least ten minutes before their scheduled use time. Only partici­pants should be admitted in the building during practices.
  6. On the days when games are played in the District 4J’s indoor facilities, a supervisor must be provided by the sponsoring youth sports organization. This supervisor will deal with conflicts, should keep non-players off the gym playing floors, and will keep food and drink out of the gym. The supervisor must be an adult that spectators and participants can readily identify.
  7. Custodial Work

Normal custodial work will be taken care of by District 4J. If there is extra custodial work required that cannot be taken care of by the regular custodian’s hours, the using organization will be charged for the service at the rate established by District 4J as listed in the current District 4J Community Use of School Facilities Guidelines.

  1. Use of Equipment

Youth organizations will furnish their own equipment including goal posts for spring soccer. If District 4J equipment is used, a fee will be charged for its use. Schools must pay for repairs or replacement of equipment and supplies depleted by the user from the school’s own budget, and so may bill the user directly for an appropriate amount to cover such costs. Otherwise, billing will be done by Facilities Management.

  1. Fees

Intent: To generate sufficient funds to help support the District 4J in adequately maintaining its sites for enduring school and community use.

  1. The fee will be $5 per participant per sport per season. At the end of each sport season, youth groups will provide to Facilities Management the num­ber of participants at each District 4J school. Schools where games are played will also be identified including the number of gyms or fields used at each site.
  2. The monies will be used as follows:
  3. Reimbursement for custodial and other supplies used. 2. Two dollars of the total $5 fee will be used for capital improvements.
  4. District 4J and the specific organization will reach a mutual agreement on how the money will be distributed to District 4J.
  5. It could be given directly to District 4J as a cash payment. 2. District 4J could agree that the user will retain some of the money to do work District 4J facilities if that work is approved by Facilities Management in advance, and if the organiza­tion is able to track the expenditures in a separate account.

VII. Fund Raising Events

Youth organizations will be charged at Class II, III, or IV rates for fund raising events held in or on District 4J facilities. Groups sponsoring tournaments or activities with teams or participants from outside the local area must pay Class II rates for such usage.

VIII. Water Bottles

No water bottles are allowed unless there is a doctor’s note (medical reason) for water bottles to be in the gym.

  1. Concessions

The general guideline will not allow food concessions in District 4J schools. However, there can be exceptions to the guideline. A group using the gym facility must give their approval along with the building principal in order for concessions to be sold. When an outside concessionaire selling food and/or drink is approved by District 4J and user group, then they will be charged at Class IV rates (only for the space they rent) and will provide a supervisor who will keep food and drink out of the gym. Other items such as tournament t-shirts, team photos, or other children’s souvenirs are permitted to be sold by the user group.

  1. Sub-Leasing

No groups are authorized to use 4J facilities under the umbrella of another group such as Kidsports or the YMCA. Only authorized user group personnel may sign lease contract forms.

  1. Liability

Youth organizations shall indemnify, defend and hold harmless District 4J, its officers, agents, and employees from any claims, actions, liability or costs, including attorney fees and other costs of defense, arising out of or in any way related to the use and occupancy allowed under these guidelines and arising from the sole or joint negligence of the using group, its mem­bers, officers, agents, coaches, spectators, or invitees.

The using group shall be responsible for any loss, damage, or destruction of its own property, equipment, and materials used in conjunction with its activities. In addition, the using group shall be responsible for any loss, damage, or destruction of property belonging to District 4J or a third party caused by the sole or joint negligence of the using group. Any exception or waiver of these requirements shall be subject to review and approval by District 4J’s Risk Manager.

XII. Security

Because of security systems located in District 4J buildings, staff members with security control numbers should be on duty as supervisors whenever possible.

XIII. Inappropriate Conduct

The superintendent, building principal/designee, Facilities Management Director or designee, and supervisors have the authority to ask any coach, supervisor or other person to leave the premises for abusive language or conduct not appropriate for working with children. Failure to comply with the request may cause the using group to lose the right to use District 4J facilities.

XIV. Government Rules and Regulations

All users of District 4J facilities shall comply with all federal, state, and municipal equal opportunity laws and regulations prohibiting discrimination.

  1. District 4J Policy Rules and Regulations

Youth organizations are responsible for knowing and enforcing all conduct and use rules and regulations of District 4J and of the facility being used. Failure to comply with any of the rules and regulations stated in this document may result in the forfeiture of the right of a youth organization to use District 4J facilities. These policy guidelines, revised July 26, 2018 will be in effect until terminated or revised by District 4J. District 4J is responsible for reasonable interpretations of the guidelines.

XVI. Process for Resolving Conflicts (Complaint Process)

The Intent: To make it possible for people who disagree with interpretations of site use guidelines to work things out and solve problems cooperatively and in a timely manner. This process is designed for user group representatives and District 4J employees.

  1. First, have a conversation with the person with whom you disagree. Then, if it hasn’t already been one of these, speak with the Facilities Scheduler, and/or the principal, or the Facilities Management Rental Office (541-790-7732).
  2. Second, if step A does not resolve the issue, call or make an appointment to discuss the matter with the District 4J Facilities Management Director (541-790-7400).

XVII. Approved Youth Groups

The list of approved youth groups shall be kept on file at District 4J Facilities Management office. By June 1 of every year, each approved youth group must submit a letter indicating that the group is in compliance with all District 4J requirements for approved youth status (unless specific criteria have been waived, in writing, by District 4J). Failure to submit such a letter shall be grounds for removal from the list of approved youth groups.

Director of Facilities Management Ryan Spain

Revised: 7/26/2018


Pautas para el uso de las instalaciones por grupos juveniles 

Efectivo a partir del 26 de julio de 2018

Los sitios del Distrito Escolar de Eugene 4J estarán disponibles a un costo mínimo, bajo la supervisión de un adulto capaz y responsable, para las organizaciones juveniles locales aprobadas por el Distrito 4J y registrado en la Oficina de Administración de Instalaciones para las actividades oficiales de la organización para niños en edad escolar. Las actividades permitidas deben ser de carácter educativo, recreativo o cívico. Las actividades partidistas, políticas, parroquiales o sectarias no están permitidas según estas pautas, pero pueden permitirse a tasas de Clase II, III o IV según las Pautas de uso comunitario de las instalaciones escolares del Distrito 4J.

Las organizaciones juveniles que deseen utilizar las instalaciones deben completar el formulario de solicitud de uso de instalaciones en línea del Distrito 4J. Si se trata de cargos, se preparará un contrato de arrendamiento y la Oficina de Administración de Instalaciones realizará la facturación. (Para obtener más detalles, consulte las pautas para el uso comunitario de las instalaciones escolares en http://4j.lane.edu/facilities/facilityuse.)

Las organizaciones juveniles que deseen utilizar las instalaciones del Distrito 4J y que deseen reunirse de manera constante durante el año deben cumplir con los siguientes requisitos.

Requisitos para el estatus aprobado de Clase I

  1. El grupo de usuarios debe cumplir con todas las políticas del Distrito 4J. Además, las políticas y prácticas locales, regionales (si corresponde) y nacionales (si corresponde) del grupo deben cumplir con todas las políticas del Distrito 4J.
  2. El grupo/actividad de usuarios debe proporcionar documentos de incorporación y cumplir con los requisitos de seguro del Distrito 4J.
  3. El grupo de usuarios debe ofrecer reducciones de tarifas a los estudiantes de bajos ingresos. Cualquier familia que proporcione documentación de participación en el programa de comidas gratis o a precio reducido, incluida la Carta CEP (Disposición de elegibilidad comunitaria) o cualquier otra forma de asistencia pública, recibirá una reducción de tarifa de no menos del 33%. Sin embargo, la provisión de tal documentación no necesita ser un requisito para recibir una reducción de tarifa. La política y la estructura de reducción de tarifas deben estar claramente descritas en toda la literatura y la información del sitio web.
  4. Todos los entrenadores/líderes deben ser voluntarios no remunerados. (Si se paga a los entrenadores o líderes, se aplicarán las tarifas de Clase II).
  5. El grupo de usuarios debe aceptar a todos los jóvenes, independientemente del nivel de habilidad, y todos deben poder participar en cada evento o actividad.
  6. El grupo de usuarios atiende principalmente a los estudiantes del Distrito 4J.
  7. El grupo de usuarios debe tener fuentes de financiación además de las tarifas de los participantes.
  8. El grupo de usuarios debe ser una corporación sin fines de lucro registrada como una organización exenta de impuestos 501(c)(3) con el Servicio de Impuestos Internos.
  9. Todas las reuniones que se celebren para los Usuarios de Clase I serán obligatorias. Las reuniones de los subcomités también serán obligatorias. Todas las reuniones deben tener representación. Si no tiene a nadie presente, se tomarán los siguientes pasos. Pérdida de la condición de usuario de Clase I durante 1 año, durante ese año se le tratará como usuario de Clase II. Debe volver a solicitar su estatus de usuario Clase I.

Procedimientos y prioridades para programar el uso de los gimnasios y canchas de 4J

La intención: hacer que todos los sitios del Distrito 4J estén disponibles para el uso de la comunidad, en la medida de lo posible, de la manera más inclusiva y respetuosa posible. Para honrar las asociaciones históricas que tiene el Distrito 4J, incluido el reconocimiento del intercambio beneficioso de sitios. Para apoyar el uso de los sitios del Distrito 4J por parte de la comunidad, dando prioridad a los programas que atienden y aceptan niños independientemente del nivel de habilidad y capacidad de pago. Reconocer que brindar cuidado infantil a los estudiantes en sus escuelas de origen donde se sientan seguros es una prioridad muy alta.

  1. Los programas del Distrito 4J tienen primera prioridad. Las organizaciones juveniles aprobadas deben preparar y coordinar sus horarios para que no haya conflicto con las actividades patrocinadas por la escuela o entre sí. Las actividades patrocinadas por la escuela se considerarán aquellas programadas por la escuela individual para actividades asociadas con y en beneficio de los estudiantes matriculados en esa escuela.

Kidsports, como el mayor usuario de los gimnasios y canchas deportivas del Distrito 4J, será responsable de programar todos los grupos atléticos juveniles de Clase I que hayan solicitado el uso de las instalaciones del Distrito 4J según estas pautas. Todos los equipos deben recibir un trato equitativo, con respecto a la cantidad de participantes de la temporada anterior, en cuanto a la cantidad de horas de práctica y juegos que cada uno puede programar dentro de los horarios disponibles que han sido identificados por las escuelas y comunicados a los grupos juveniles solicitantes. Los grupos atléticos juveniles de Clase I deben asistir a la reunión de programación de prácticas de KIDSPORTS para cada temporada deportiva (reuniones de entrenadores programadas regularmente) publicada en la página de inicio del sitio web de KIDSPORTS en Calendario en www.kidsports.org, para garantizar que todos los equipos puedan asegurar un tiempo de práctica equitativo. . Los grupos atléticos juveniles de Clase I no pueden asumir que las canchas e instalaciones escolares estarán disponibles para su uso, si no asisten primero a las reuniones de registro de práctica. Si por alguna razón los grupos atléticos se perdieron la reunión programada y todavía desean practicar y programar juegos, deberán comunicarse con KIDSPORTS para determinar qué canchas y horarios quedan disponibles y seleccionarlos. El incumplimiento del procedimiento anterior para la programación puede resultar en restricciones de uso de campo/instalaciones para equipos no programados.

Los horarios de prácticas y juegos deben enviarse al director de la escuela o su designado, generalmente un Programador de instalaciones, antes del inicio de las actividades y deben publicarse en un lugar visible en cada gimnasio. Esto es necesario para confirmar quién es el usuario autorizado en cada momento. Para uso en el campo, cada entrenador del equipo o usuario de campo autorizado debe llevar un formulario de uso de las instalaciones del Distrito 4J o una carta emitida por Kidsports para confirmar la autorización para estar en un campo determinado.

  1. El uso de la Ciudad de Eugene y el Distrito de Parques de River Road que está previsto en los respectivos acuerdos recíprocos de la Ciudad y el Parque de River Road/Distrito 4J se honrará primero, es decir, parques y programas de recreación ya establecidos desde hace tiempo. La Ciudad también conservará el derecho de elegir un bloque de tiempo de 3 horas el sábado y un bloque de tiempo de 5 horas el domingo y los gimnasios que deseen usar en cada edificio de escuela intermedia.
  2. Los usuarios de los sitios de cuidado infantil patrocinados o contratados por el Distrito 4J también serán honrados primero como en II.B anterior. Los programadores de instalaciones trabajarán con los usuarios del sitio de cuidado infantil para ayudarlos a usar un gran espacio abierto, que podría incluir un gimnasio, durante parte de su tiempo, dejando algo de tiempo de gimnasio para otros usos cuando sea posible. Los usuarios de cuidado infantil deben tener uso de dicho espacio durante al menos una hora por día.
  3. Las organizaciones juveniles tendrán la segunda prioridad en el uso de los gimnasios y canchas deportivas del Distrito 4J si sus solicitudes se presentan y programan como se especifica. Excepción: las organizaciones juveniles tendrán prioridad sobre las actividades asociadas y en beneficio de los estudiantes que asisten a escuelas distintas al sitio en cuestión.

Restricciones. No se pueden usar los gimnasios del Distrito 4J para deportes al aire libre, independientemente de las condiciones climáticas. Cuando las instalaciones estén cerradas debido al clima u otras condiciones peligrosas y se cancelen las actividades escolares, las actividades de la organización juvenil también se cancelarán. Esta situación generalmente continuará durante el fin de semana. La Oficina de Administración de Instalaciones decidirá la disponibilidad de las instalaciones escolares los fines de semana cuando existan las condiciones anteriores.

Los vestidores y las duchas no deben usarse a menos que lo apruebe el director del edificio o su designado.

El fútbol de salón no es un deporte aprobado por el Distrito 4J y solo se permitirá en los gimnasios del Distrito 4J bajo las siguientes condiciones:

  1. El gimnasio que se usará no tiene gradas. 2. La escuela acepta permitir dicho uso. 3. Solo se utilizan balones de fútbol de salón (pelotas nerf ). 4. El usuario se compromete a pagar la renta a tarifas Clase II, III o IV.
  2. Los representantes del área de grupos atléticos juveniles completarán (1) una solicitud en línea de uso de instalaciones por escuela.
  3. Las solicitudes de grupos de jóvenes autorizados para el uso de escuelas primarias o secundarias deben presentarse ante el Programador de instalaciones correspondiente antes del 24 de agosto para recibir una programación prioritaria. Se pueden realizar solicitudes adicionales para el uso del sitio después de esa fecha, pero otros usuarios programados no serán “rechazados”.
  4. Las organizaciones juveniles aprobadas tendrán prioridad en la programación. Las organizaciones deportivas juveniles en su conjunto recibirán la misma cantidad de horas que recibieron en los últimos años (o más si están disponibles y se aprueban en las reuniones trimestrales). Los programadores de las instalaciones y los representantes de los deportes juveniles utilizarán la fórmula enumerada en II.H a continuación, utilizando la cantidad proyectada de equipos.
  5. Asignación de tiempo para organizaciones juveniles aprobadas.

En la medida en que haya espacio y/o canchas disponibles, se solicita tiempo de práctica en cada escuela en forma de horas por semana según el número de equipos en la escuela y la asignación de práctica por equipo utilizando los siguientes criterios:

  • Gimnasios cubiertos: Primaria — Cada equipo recibe 3 horas por semana de gimnasio compartido o 1,5 horas por semana. Si solo se forma un equipo en una escuela, recibirán 3 horas/semana.
  • Gimnasios cubiertos: Escuelas intermedias: cada equipo recibe 4,5 horas por semana de gimnasio compartido o 2,25 horas por semana. Si solo se forma un equipo en una escuela, recibirán 4.5 horas por semana.
  • Los equipos de voleibol no pueden compartir el gimnasio con los equipos de baloncesto de 1° y 2° grado.
  • Canchas al aire libre: Primaria: cada equipo recibe 3 horas por semana.
  • Canchas al aire libre: Escuela intermedia: cada equipo recibe 4,5 horas por semana.
  • Máximo de horas de práctica disponibles: 27,5 horas a la semana en el interior por gimnasio y 27,5 horas a la semana al aire libre por campo de deportes según los tiempos de práctica de 3:30 p. m. a 9:00 p. m.

Se programarán dos equipos por gimnasio al inicio de la temporada. Los equipos deportivos juveniles pueden solicitar más tiempo de práctica al comienzo de la temporada. Si están disponibles, recibirán el tiempo que soliciten.

El horario de máxima audiencia para programar actividades deportivas juveniles aprobadas es de 5:00 p. m. a 8:00 p. m. para las escuelas primarias y secundarias. Los programadores de instalaciones completarán las solicitudes de horario de máxima audiencia primero para las organizaciones deportivas juveniles y lo pondrán a disposición de las organizaciones deportivas juveniles siempre que sea posible.

  1. Los grupos, que tienen el estatus de Clase I, conservan ese estatus durante todo el año, incluida la estructura de tarifas. El Distrito 4J se reunirá periódicamente con los usuarios para revisar el impacto del mayor uso en los gimnasios y otras instalaciones. Los grupos aprobados que deseen expandir los programas existentes (agregar equipos adicionales que requieran más tiempo) o agregar un nuevo programa (nueva categoría de uso) en los sitios del Distrito 4J presentarán su solicitud a una reunión de uso del sitio con la mayor anticipación posible a la implementación propuesta. posible. El tiempo permite recopilar información y discutir sobre la disponibilidad, condición y mantenimiento de los sitios. Después de consultar con los usuarios, el Distrito 4J puede establecer un límite superior en el uso de gimnasios y otras instalaciones.
  2. Currículo y consideraciones de mantenimiento. Los gimnasios que utilizan los maestros de educación física para programas con equipo de gimnasia y colchonetas de lucha no se utilizarán para actividades extracurriculares durante esa parte del plan de estudios programado, para proteger el equipo y respetar el tiempo del maestro.

Los maestros y el personal de educación física tendrán un coordinador de cada grupo de usuarios para trabajar con respecto al equipo de gimnasia y el orden apropiado para la clase del maestro al día siguiente. Si el equipo no está en condiciones de funcionamiento cuando el maestro llega por la mañana, tendrá una persona para llamar y hablar. Si los docentes o coordinadores no están satisfechos con el resultado de esta conversación, pueden seguir el proceso de resolución de conflictos.

Durante el verano y los descansos, existen consideraciones especiales que restringen el uso del sitio del Distrito 4J.

III Supervisión

  1. Todas las organizaciones juveniles deben proporcionar supervisores para cada edificio. Los entrenadores pueden funcionar como supervisores de algunas prácticas.
  2. Un supervisor no debe ser pagado por ambas organizaciones al mismo tiempo para hacer dos trabajos simultáneamente, o el doble por hacer un trabajo.
  3. Para los programas de los sábados y domingos que se llevan a cabo en los gimnasios del Distrito 4J, no se permitirán juegos a menos que se brinde la supervisión adecuada. Los representantes del Distrito 4J realizarán verificaciones periódicas para garantizar el cumplimiento. Si no se proporciona la supervisión adecuada, ese edificio puede cerrarse para el usuario por el resto de la temporada.
  4. Un supervisor pagado estará presente en las escuelas intermedias y escuelas primarias seleccionadas durante los tiempos de práctica para las organizaciones deportivas juveniles, así como durante los juegos durante la temporada más ocupada del año: del 1 de diciembre al receso de primavera. El Distrito 4J pagará el costo de la supervisión durante las sesiones de práctica de las organizaciones deportivas juveniles utilizando los ingresos de los alquileres del edificio. Los grupos de usuarios seguirán pagando por la supervisión durante los juegos.
  5. El entrenador o supervisor es responsable de la supervisión de las instalaciones que se utilizan durante el tiempo que él o ella tiene programado utilizar las instalaciones. No se debe permitir que los participantes ingresen al edificio a menos que su entrenador o supervisor esté presente. Se recomienda que los entrenadores y/o supervisores estén en los gimnasios por lo menos diez minutos antes de su horario de uso programado. Solo los participantes deben ser admitidos en el edificio durante las prácticas.
  6. En los días en que se juegan juegos en las instalaciones cubiertas del Distrito 4J, la organización deportiva juvenil patrocinadora debe proporcionar un supervisor. Este supervisor se ocupará de los conflictos, debe mantener a las personas que no juegan fuera de los pisos de juego del gimnasio y mantendrá comida y bebida fuera del gimnasio. El supervisor debe ser un adulto que los espectadores y participantes puedan identificar fácilmente.
  7. Trabajo de los conserjes

El trabajo normal de conserjería estará a cargo del Distrito 4J. Si se requiere trabajo de conserjería adicional que no puede ser atendido por el conserje regular, se le cobrará a la organización usuaria el servicio a la tarifa establecida por el Distrito 4J como se indica en las Pautas de uso comunitario de las instalaciones escolares del 4J.

  1. Uso del equipo

Las organizaciones juveniles proporcionarán su propio equipo, incluidos los postes de la portería para el fútbol de primavera. Si se usa el equipo del Distrito 4J, se cobrará una tarifa por su uso. Las escuelas deben pagar las reparaciones o el reemplazo del equipo y los suministros agotados por el usuario con cargo al presupuesto de la escuela y, por lo tanto, pueden facturar directamente al usuario una cantidad adecuada para cubrir dichos costos. En caso contrario, la facturación la realizará la Dirección de Instalaciones.

  1. Cuotas

Intención: Generar fondos suficientes para ayudar a apoyar al Distrito 4J en el mantenimiento adecuado de sus sitios para el uso duradero de la escuela y la comunidad.

  1. La cuota será de $5 por participante por deporte por temporada. Al final de cada temporada deportiva, los grupos de jóvenes proporcionarán a la Gerencia de Instalaciones el número de participantes en cada escuela del Distrito 4J. Las escuelas donde se juegan juegos también se identificarán, incluida la cantidad de gimnasios o canchas utilizados en cada sitio.
  2. El dinero se usará de la siguiente manera:
  3. Reembolso por custodia y otros suministros usados. 2. Dos dólares de la cuota total de $5 se utilizarán para mejoras de capital.
  4. El Distrito 4J y la organización específica llegarán a un acuerdo mutuo sobre cómo se distribuirá el dinero al Distrito 4J.
  5. Podría entregarse directamente al Distrito 4J como pago en efectivo. 2. El Distrito 4J podría acordar que el usuario retenga parte del dinero para trabajar en las instalaciones del Distrito 4J si la Gerencia de las Instalaciones aprueba ese trabajo con anticipación y si la organización puede realizar un seguimiento de los gastos en una cuenta separada.

VIII. Eventos de recaudación de fondos

A las organizaciones juveniles se les cobrarán tarifas de Clase II, III o IV por los eventos de recaudación de fondos que se celebren en las instalaciones del Distrito 4J. Los grupos que patrocinan torneos o actividades con equipos o participantes fuera del área local deben pagar tarifas de Clase II por dicho uso.

VIII. Botellas de agua

No se permiten botellas de agua a menos que haya una nota del médico (razón médica) para que haya botellas de agua en el gimnasio.

  1. Concesiones

La pauta general no permitirá concesiones de alimentos en las escuelas del Distrito 4J. Sin embargo, puede haber excepciones a la directriz. Un grupo que utilice las instalaciones del gimnasio debe dar su aprobación junto con el director del edificio para poder vender las concesiones. Cuando el Distrito 4J y el grupo de usuarios aprueban a un concesionario externo que vende alimentos y/o bebidas, se les cobrarán tarifas de Clase IV (solo por el espacio que alquilan) y proporcionarán un supervisor que mantendrá los alimentos y bebidas fuera del área. Gimnasio. El grupo de usuarios puede vender otros artículos, como camisetas de torneos, fotos de equipos u otros recuerdos para niños.

  1. Subarrendamiento

Ningún grupo está autorizado a utilizar las instalaciones de 4J bajo el paraguas de otro grupo, como Kidsports o YMCA. Solo el personal autorizado del grupo de usuarios puede firmar formularios de contrato de arrendamiento.

  1. Responsabilidad

Las organizaciones juveniles indemnizarán, defenderán y eximirán de responsabilidad al Distrito 4J, sus funcionarios, agentes y empleados de cualquier reclamo, acción, responsabilidad o costo, incluidos los honorarios de abogados y otros costos de defensa, que surjan o estén relacionados de alguna manera con el uso y ocupación permitida bajo estas pautas y que surja de la negligencia única o conjunta del grupo usuario, sus miembros, funcionarios, agentes, entrenadores, espectadores o invitados.

El grupo usuario será responsable de cualquier pérdida, daño o destrucción de sus propios bienes, equipos y materiales utilizados en relación con sus actividades. Además, el grupo usuario será responsable por cualquier pérdida, daño o destrucción de propiedad que pertenezca al Distrito 4J oa un tercero causado por la negligencia única o conjunta del grupo usuario. Cualquier excepción o renuncia a estos requisitos estará sujeta a revisión y aprobación por parte del Gerente de Riesgos del Distrito 4J.

XII. Seguridad

Debido a los sistemas de seguridad ubicados en los edificios del Distrito 4J, los miembros del personal con números de control de seguridad deben estar de servicio como supervisores siempre que sea posible.

XIII. Conducta inapropiada

El superintendente, el director/designado del edificio, el director de administración de instalaciones o su designado y los supervisores tienen la autoridad de pedirle a cualquier entrenador, supervisor u otra persona que abandone las instalaciones por lenguaje abusivo o conducta no apropiada para trabajar con niños. El incumplimiento de la solicitud puede causar que el grupo usuario pierda el derecho a usar las instalaciones del Distrito 4J.

XIV. Normas y reglamentos gubernamentales

Todos los usuarios de las instalaciones del Distrito 4J deberán cumplir con todas las leyes y reglamentos federales, estatales y municipales sobre igualdad de oportunidades que prohíben la discriminación.

  1. Normas y reglamentos de la política del Distrito 4J

Las organizaciones juveniles son responsables de conocer y hacer cumplir todas las normas y reglamentos de conducta y uso del Distrito 4J y de las instalaciones que se utilizan. El incumplimiento de cualquiera de las normas y reglamentos establecidos en este documento puede resultar en la pérdida del derecho de una organización juvenil a utilizar las instalaciones del Distrito 4J. Estas pautas de política, revisadas el 26 de julio de 2018, estarán vigentes hasta que el Distrito 4J las rescinda o las revise. El Distrito 4J es responsable de las interpretaciones razonables de las pautas.

XVI. Proceso para resolver conflictos (Proceso de quejas)

La intención: hacer posible que las personas que no están de acuerdo con las interpretaciones de las pautas de uso del sitio resuelvan las cosas y resuelvan los problemas de manera cooperativa y oportuna. Este proceso está diseñado para representantes de grupos de usuarios y empleados del Distrito 4J.

  1. Primero, tenga una conversación con la persona con la que no esté de acuerdo. Luego, si aún no ha sido uno de estos, hable con el programador de instalaciones y/o el director, o con la oficina de alquiler de administración de instalaciones (541-790-7732).
  2. Segundo, si el paso A no resuelve el problema, llame o haga una cita para discutir el asunto con el Director de Administración de Instalaciones del Distrito 4J (541-790-7400).

XVII. Grupos de Jóvenes Aprobados

La lista de grupos de jóvenes aprobados se mantendrá archivada en la oficina de Administración de Instalaciones del Distrito 4J. Para el 1 de junio de cada año, cada grupo de jóvenes aprobado debe presentar una carta que indique que el grupo cumple con todos los requisitos del Distrito 4J para el estatus de jóvenes aprobado (a menos que el Distrito 4J haya renunciado por escrito a los criterios específicos). La falta de presentación de dicha carta será motivo de eliminación de la lista de grupos juveniles aprobados.

Director de Gestión de Instalaciones Ryan España

Revisado: 26/7/2018