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Community Facility Use Guidelines

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Community Use of (Non-Reserve, Non-Surplus) School Facilities Guidelines
Effective July 1, 2012

Administrative Procedures: The principal or designee will provide the prospective user with a copy of the Community Use of School Facilities Guidelines (upon request). The guidelines by reference become part of the lease contract when a lease is executed by the user and District 4J (all guidelines can be found at http://4j.lane.edu/facilities/facilityuse). All questions pertaining to use of school facilities not covered in this document, should be referred to the Facilities Management Rental Office, email facilityuse@4j.lane.edu.

An online facilities use request http://www.schedulefm.com/eugene/singlepage/login.cfm must be completed by the requesting group, department, or individual, and the building principal/ designee for all activities in all classifications except school sponsored activities for students and parents (Class I & II). All school related groups, community school groups, District 4J cosponsored activities, parks & recreation department activities, and community youth organizations, must complete the online facilities use request (including child care and day care groups using school facilities.)

All groups and/or individuals using District 4J facilities (at no cost) including, those that are school sponsored, and/or approved youth groups using facilities for a nominal (maintenance) fee, must adhere to all District 4J policies. In addition, the group’s local, regional (if any), and national (if any) policies must comply with all District 4J policies. It is the responsibility of the principal or administrator sponsoring or renting to such a group/individual to ensure that these requirements are met.

District 4J shall not sponsor or continue the sponsorship of any individual or group whose local, regional or national policy or practice does not comply with District 4J’s non-discrimination and harassment policy. Further, all individuals or groups sponsored by District 4J shall agree to comply with District 4J’s non-discrimination and harassment policy.

It is the principal’s responsibility to ascertain that the proposed activity:

  1. Will not violate District 4J or OSAA policies
  2. Will not be harmful to the school facility
  3. Will not interrupt the school’s programs
  4. Will appropriately fit into the building use calendar
  5. Will have adequate and appropriate supervision
  6. Will not cause or allow a breach in security

Recruitment: District 4J groups are allowed to recruit during the school day as long as they have permission from the building principal or administrator. Non-District groups shall not be allowed to recruit in schools during the school day at elementary and middle schools.

Availability: It is the policy of District 4J that District 4J facilities shall be made available, under capable and responsible adult (age 18) supervision, for community activities of an educational, recreational or civic nature. District 4J reserves the right to grant or deny permission for use of District 4J facilities at its sole discretion.

Use of District 4J facilities for church, partisan, political or sectarian purposes may be granted; however, such approval in no way implies District 4J endorsement or sponsorship of these activities.  (Board Policy 9100)

When school administrators are unavailable, the Facilities Management Office will determine the availability of facilities.

Cancellation: The administration is authorized by the Board to cancel building use permits when it is apparent that such action is necessary for the best interest of District 4J. Nevertheless, building principals should give at least a week’s cancellation notice if a group’s approval to use facilities must be revoked.

Supervision: No group shall be granted the use of any facility without the presence of a trained supervisor approved by the building principal. District 4J and the using organization must agree on the level and type of supervision required. The role of the facility supervisor shall be clearly defined by the principal and the using organization’s representative.

As long as a facility supervisor is qualified and mutually acceptable, s/he does not need to be an employee of District 4J or the using organization. However, if the facility supervisor is not an employee of District 4J or the using organization, s/he must be a registered volunteer of one or the other. A volunteer so registered becomes an “agent” for the organization with whom they are registered and thus should be covered under that group’s liability insurance. The employing organization is responsible for the actions of all employees, volunteers or agents.

All District 4J employees who are hired by District 4J to supervise District 4J facilities will be paid through the 4J payroll department. Costs for 4J-hired labor provided for a specific activity (including overtime hours for Class I activities) must be reimbursed to District 4J by the using group or department. These hours will be billed by the Facilities Management Office.

District 4J reserves the right to require police supervision at any event the administration deems necessary, and to charge the user for that supervision.

Security: District 4J keys should not be shared or given to non-district employees without appropriate record keeping and accountability. If the principal deems it necessary to issue a key, a $50.00 deposit must be charged and key form 7-E completed.  The deposit will be retained in the school’s petty cash account and will be forfeited if the key is not returned by the date specified. Keys must be returned annually or at the end of each season.

Security ID badges should not be issued to anyone other than District 4J staff members assigned to the site to be used. If this is not possible and the principal deems it necessary, clearance may be obtained from Facilities Management.

Municipal park and recreation departments and youth organizations, including Kidsports, are required to comply with the above security guidelines.

Safety, Liability & Care of Facilities: Any organization sponsoring the use of the building or grounds shall assume liability for any accidents that occur upon the grounds or in the buildings during the times such facilities are in use under its direction. The using organization may be required to provide to the Facilities Management Office proof of adequate insurance coverage with District 4J named as an additional insured.

The building administrator, designated supervisor, or Facilities Management administration has the right to stop any activity at any time if in his or her judgment there are violations of the rules contained in this document, or if the activity is deemed to be hazardous to personnel, property, equipment, or participants.

If damages occur during the use of a facility, documentation must be provided by the supervisor detailing the date, time, location, nature of the damage, and the responsible party. The principal and the Facilities Management Office should be notified as soon as practicable and photos taken if possible.

Use of alcoholic beverages, tobacco products and illicit drugs in any form is prohibited on school premises. Weapons are also prohibited on school property. The maximum number of people permitted in any school facility shall be restricted to its seating capacity as indicated by the fire marshal.

Heating and Cooling: If a non-school group agrees to pay the assessed charges which fully cover the cost of providing heat or air-conditioning for activities which occur outside of normal staff working days and hours (when buildings are normally heated or cooled), this service may be provided. The Facilities Management Office will provide an estimate of the cost according to each individual circumstance.

Use of Equipment: Equipment and furniture, including pianos, shall be used and moved only with the approval of the principal/designee.  Schools must repair or replace equipment and supplies depleted by the user from the school’s own budget, and so may bill the user directly for an appropriate amount to cover such costs.

Items of equipment such as audio-visual or athletic equipment, chairs, bleachers, etc., shall not be loaned nor rented for use off the school premises. However, such equipment may be loaned to cooperating organizations (e.g. parks & rec. or business-school partners) for District related noncommercial activities.

Specialized Facilities, Equipment & Usage:

  1. Gym and Multipurpose Rooms: Appropriate (non-marking) gym shoes are required of all participants involved in active sports and games.
  2. Kitchens and Cafeteria:
    1. For activities that would not involve actual food preparation or operation of kitchen equipment, e.g. receptions, access to kitchen facilities will be allowed only under the supervision of an appropriate school employee whose responsibility would be to consult with the manager cook prior to the activity and to see that kitchen facilities are left as mutually agreed.
    2. For activities involving actual food preparation, regularly employed kitchen workers must be present. The actual number required depends upon the activity and must be determined by the manager cook and the food services administrator. Groups using kitchen and cafeteria facilities for dinners or banquets where food is purchased, prepared and served by 4J cooks will be charged on a per plate basis as computed by the 4J food services admin. This per plate cost will be in addition to the labor costs for the cooks, custodian, and supervisors, and in addition to the cost for use of the facilities themselves.
  3. Outdoor Facilities: Groups wishing to schedule and reserve outdoor facilities will be required to complete an online facilities use request and charges may be accessed. All users of outdoor areas will be expected to provide clean-up. During the summer where outdoor facilities have not been reserved, they may be used on a first-come, first-served basis.

User Compliance with Law: All users of District 4J facilities must comply with all federal, state, and municipal laws and regulations, including all laws and regulations prohibiting discrimination.

Classifications: The criteria below are used to determine class designations for all uses of school facilities. The classes are listed in order of priority with Class I being the highest.

Sponsorship means the sponsoring entity is directly involved in coordinating, funding, planning, and operating the activity.

Co-sponsorship means two or more agencies or organizations through a joint arrangement provide assistance to one another in putting on an activity in one or more of the following ways: 1) coordination, 2) funding, 3) planning, 4) in-kind services.

Class I — School District Sponsored, Cosponsored, or Approved Activities

  1. School sponsored activities for students (school clubs, intramurals).
  2. School sponsored activities for patrons (plays, open houses).
  3. School related groups and organizations cosponsored by the school (meetings of PTAs, local school advisory committees, school recognized booster clubs).
  4. District 4J sponsored or cosponsored activities (wellness, staff development and student enrichment activities).
  5. District approved municipal park & recreation sponsored programs and activities.
  6. District approved nonprofit community organization sponsored programs for school-age children (except those events which have the primary purpose of fund raising).
  7. Official municipal neighborhood organization meetings (groups that do not require membership fees or dues.)

Class II — Civic and Service Use

Groups that would otherwise be classified as Class III users, and all of whose participants are students enrolled in a 4J K-12 program or are 18 years of age or younger.

Class III — Civic and Service Use

  1. Community organization meetings of a civic or service nature.
  2. Church sponsored activities if fees or donations are not collected beyond the rental costs.
  3. Church services (Board Policy 9110.1)
  4. Meetings sponsored by county, city, state, and federal agencies including local water boards, commissions, etc.
  5. Adult or youth education programs sponsored by local nonprofit educational institutions (UO, LCC, Portland State).
  6. Local groups if no fees are charged to participants beyond the rental costs.
  7. Local nonprofit organizations if no fees are charged to participants beyond the rental costs.
  8. Individuals offering private lessons or small group tutoring.

Class IV — Private or Commercial Use

  1. Nonprofit organizations collecting admission fees or donations beyond the rental costs.
  2. Profit-making organizations.
  3. Fund raising activities by groups otherwise approved for free or reduced rates.

Also See Facility Use: Fee Schedule

Prepared by the 4J Facilities Management Office, July 1, 2012 (ms)

Pautas para el uso de las instalaciones comunitarias 

El uso comunitario de las instalaciones escolares (no reservadas y sin excedentes)

Procedimientos administrativos: El director o la persona designada le proporcionará al posible usuario una copia de las Pautas para el uso comunitario de las instalaciones escolares (a pedido). Las pautas por referencia se convierten en parte del contrato de arrendamiento cuando el usuario y el Distrito 4J ejecutan un arrendamiento (todas las pautas se pueden encontrar en http://4j.lane.edu/facilities/facilityuse). Todas las preguntas relacionadas con el uso de las instalaciones escolares que no se cubren en este documento deben remitirse a la Oficina de alquiler de administración de instalaciones, correo electrónico facilityuse@4j.lane.edu.

Una solicitud de uso de instalaciones en línea: http://www.schedulefm.com/eugene/singlepage/login.cfm debe ser completada por el grupo solicitante, departamento o individuo solicitante, y el director/designado del edificio para todas las actividades en todas las clasificaciones, excepto las patrocinadas por la escuela, actividades para estudiantes y padres (Clase I y II). Todos los grupos relacionados con la escuela, los grupos escolares comunitarios, las actividades patrocinadas por el Distrito 4J, las actividades del departamento de parques y recreación y las organizaciones juveniles comunitarias deben completar la solicitud de uso de las instalaciones en línea (incluidos los grupos de cuidado infantil y guardería que utilizan las instalaciones escolares).

Todos los grupos y/o las personas que usan las instalaciones del Distrito 4J (sin costo), incluidas las que son patrocinadas por la escuela y/o los grupos de jóvenes aprobados que usan las instalaciones por una tarifa nominal (de mantenimiento), deben cumplir con todas las políticas del Distrito 4J. Además, las políticas locales, regionales (si corresponde) y nacionales (si corresponde) del grupo deben cumplir con todas las políticas del Distrito 4J. Es responsabilidad del director o administrador que patrocina o alquila a dicho grupo/individuo asegurarse de que se cumplan estos requisitos.

El Distrito 4J no patrocinará ni continuará patrocinando a ningún individuo o grupo cuya política o práctica local, regional o nacional no cumpla con la política de acoso y no discriminación del Distrito 4J. Además, todos los individuos o grupos patrocinados por el Distrito 4J deberán aceptar cumplir con la política de no discriminación y acoso del Distrito 4J.

Es responsabilidad del director asegurarse de que la actividad propuesta:

  1. No viole las políticas del Distrito 4J u OSAA
  2. No sea perjudicial para las instalaciones escolares
  3. No interrumpa los programas escolares
  4. Se ajuste adecuadamente al calendario de uso del edificio
  5. Tenga supervisión adecuada y apropiada
  6. No cause o permita una brecha en la seguridad

Reclutamiento: Los grupos del Distrito 4J pueden reclutar durante el día escolar siempre que tengan el permiso del director o administrador del edificio. No se permitirá el reclutamiento de grupos fuera del distrito en las escuelas durante el día escolar en las escuelas primarias y secundarias.

Disponibilidad: Es política del Distrito 4J que las instalaciones del Distrito 4J estén disponibles, bajo la supervisión de un adulto capaz y responsable (18 años), para actividades comunitarias de naturaleza educativa, recreativa o cívica. El Distrito 4J se reserva el derecho de otorgar o denegar el permiso para el uso de las instalaciones del Distrito 4J a su exclusivo criterio.

Se puede autorizar el uso de las instalaciones del Distrito 4J para fines eclesiásticos, partidistas, políticos o sectarios; sin embargo, tal aprobación de ninguna manera implica el respaldo o patrocinio del Distrito 4J de estas actividades. (Política de la Junta 9100)

Cuando los administradores escolares no estén disponibles, la Oficina de Administración de Instalaciones determinará la disponibilidad de las instalaciones.

Cancelación: La Junta autoriza a la administración a cancelar los permisos de uso de edificios cuando sea evidente que tal acción es necesaria para el mejor interés del Distrito 4J. Sin embargo, los directores de los edificios deben dar por lo menos una semana de aviso de cancelación si se debe revocar la aprobación de un grupo para usar las instalaciones.

Supervisión: A ningún grupo se le otorgará el uso de ninguna instalación sin la presencia de un supervisor capacitado aprobado por el director del edificio. El Distrito 4J y la organización usuaria deben ponerse de acuerdo sobre el nivel y tipo de supervisión requerida. La función del supervisor de la instalación debe estar claramente definida por el director y el representante de la organización usuaria.

Siempre que un supervisor de la instalación esté calificado y sea mutuamente aceptable, no es necesario que sea un empleado del Distrito 4J o de la organización usuaria. Sin embargo, si el supervisor de la instalación no es un empleado del Distrito 4J o de la organización usuaria, debe ser un voluntario registrado de uno u otro. Un voluntario así registrado se convierte en un “agente” de la organización en la que está registrado y, por lo tanto, debe estar cubierto por el seguro de responsabilidad civil de ese grupo. La organización empleadora es responsable de las acciones de todos los empleados, voluntarios o agentes.

Todos los empleados del Distrito 4J que sean contratados por el Distrito 4J para supervisar las instalaciones del Distrito 4J serán pagados a través del departamento de nómina de 4J. Los costos de la mano de obra contratada por 4J para una actividad específica (incluidas las horas extra para actividades de Clase I) deben ser reembolsados ​​al Distrito 4J por el grupo o departamento que los utiliza. Estas horas serán facturadas por la Oficina de Administración de Instalaciones.

El Distrito 4J se reserva el derecho de requerir supervisión policial en cualquier evento que la administración considere necesario, y de cobrarle al usuario por esa supervisión.

Seguridad: Las llaves del Distrito 4J no deben compartirse ni entregarse a empleados que no pertenezcan al distrito sin llevar los registros y rendir cuentas de manera adecuada. Si el director considera necesario emitir una llave, se debe cargar un depósito de $50.00 y completar el formulario de llave 7-E. El depósito se retendrá en la cuenta de caja chica de la escuela y se perderá si la llave no se devuelve en la fecha especificada. Las llaves deben devolverse anualmente o al final de cada temporada.

Las tarjetas de identificación de seguridad no deben entregarse a nadie que no sea el personal del Distrito 4J asignado al sitio que se utilizará. Si esto no es posible y el director lo considera necesario, se puede obtener la autorización de la Gerencia de Instalaciones.

Los departamentos municipales de parques y recreación y las organizaciones juveniles, incluido Kidsports, deben cumplir con las pautas de seguridad anteriores.

Seguridad, responsabilidad y cuidado de las instalaciones: cualquier organización que patrocine el uso del edificio o los terrenos asumirá la responsabilidad por cualquier accidente que ocurra en los terrenos o en los edificios durante el tiempo en que dichas instalaciones estén en uso bajo su dirección. Es posible que se requiera que la organización usuaria proporcione a la Oficina de administración de instalaciones prueba de cobertura de seguro adecuada con el Distrito 4J designado como asegurado adicional.

El administrador del edificio, el supervisor designado o la administración de las instalaciones tiene el derecho de detener cualquier actividad en cualquier momento si, a su juicio, hay violaciones de las reglas contenidas en este documento, o si la actividad se considera peligrosa para el personal. propiedad, equipo o participantes.

Si ocurren daños durante el uso de una instalación, el supervisor debe proporcionar documentación que detalle la fecha, la hora, el lugar, la naturaleza del daño y la parte responsable. El director y la Oficina de Administración de Instalaciones deben ser notificados tan pronto como sea posible y se deben tomar fotografías si es posible.

El uso de bebidas alcohólicas, productos de tabaco y drogas ilícitas en cualquier forma está prohibido en las instalaciones escolares. Las armas también están prohibidas en la propiedad escolar. El número máximo de personas permitidas en cualquier instalación escolar se limitará a su capacidad de asientos según lo indique el jefe de bomberos.

Calefacción y refrigeración: si un grupo no escolar acepta pagar los cargos evaluados que cubren completamente el costo de proporcionar calefacción o aire acondicionado para actividades que ocurren fuera de los días y horas normales de trabajo del personal (cuando los edificios normalmente se calientan o enfrían), se puede prestar este servicio. La Oficina de Gestión de Instalaciones proporcionará una estimación del costo de acuerdo a cada circunstancia individual.

Uso del equipo: el equipo y los muebles, incluidos los pianos, se usarán y moverán solo con la aprobación del director o la persona designada. Las escuelas deben reparar o reemplazar el equipo y los suministros agotados por el usuario con cargo al presupuesto de la escuela y, por lo tanto, pueden facturar directamente al usuario una cantidad adecuada para cubrir dichos costos.

Los elementos del equipo, tales como equipo audiovisual o atlético, sillas, gradas, etc., no se prestarán ni alquilarán para su uso fuera de las instalaciones de la escuela. Sin embargo, dicho equipo se puede prestar a organizaciones colaboradoras (por ejemplo, parques y recreación o socios comerciales y escolares) para actividades no comerciales relacionadas con el Distrito.

Instalaciones, equipos y usos especializados:

  1. Gimnasio y salas de usos múltiples: Se requieren zapatos de gimnasia apropiados (que no dejen marcas) para todos los participantes involucrados en juegos y deportes activos.
  2. Cocinas y Cafetería:
    1. Para actividades que no involucren la preparación de comida real o la operación del equipo de cocina, por ejemplo, recepciones, el acceso a las instalaciones de la cocina se permitirá solo bajo la supervisión de un empleado escolar apropiado cuya responsabilidad sería consultar con el jefe de cocina antes de la actividad y ver que las instalaciones de la cocina se dejen según lo acordado mutuamente.
    2. Para las actividades que involucran la preparación de alimentos, deben estar presentes los trabajadores de cocina empleados regularmente. El número real requerido depende de la actividad y debe ser determinado por el jefe de cocina y el administrador de servicios de alimentos. A los grupos que usen las instalaciones de la cocina y la cafetería para cenas o banquetes donde los cocineros de 4J compran, preparan y sirven la comida se les cobrará por plato según lo calcule el administrador de servicios de alimentos de 4J. Este costo por plato se sumará a los costos de mano de obra de los cocineros, conserjes y supervisores, y además del costo por el uso de las instalaciones mismas.
  3. Instalaciones al aire libre: los grupos que deseen programar y reservar instalaciones al aire libre deberán completar una solicitud de uso de instalaciones en línea y se podrá acceder a los cargos. Se espera que todos los usuarios de las áreas al aire libre limpien. Durante el verano, cuando las instalaciones al aire libre no se hayan reservado, se pueden utilizar por orden de llegada.

Cumplimiento de la ley por parte del usuario: Todos los usuarios de las instalaciones del Distrito 4J deben cumplir con todas las leyes y reglamentos federales, estatales y municipales, incluidas todas las leyes y reglamentos que prohíben la discriminación.

Clasificaciones: Los criterios a continuación se utilizan para determinar las designaciones de clase para todos los usos de las instalaciones escolares. Las clases se enumeran en orden de prioridad, siendo la Clase I la más alta.

Patrocinio significa que la entidad patrocinadora está directamente involucrada en la coordinación, financiación, planificación y operación de la actividad.

Copatrocinio significa que dos o más agencias u organizaciones a través de un acuerdo conjunto se brindan asistencia mutua para realizar una actividad en una o más de las siguientes formas: 1) coordinación, 2) financiamiento, 3) planificación, 4) en especie servicios.

Clase I: Actividades patrocinadas o aprobadas por el distrito escolar

  1. Actividades patrocinadas por la escuela para estudiantes (clubes escolares, intramuros).
  2. Actividades patrocinadas por la escuela para patrocinadores (obras de teatro, jornadas de puertas abiertas).
  3. Grupos y organizaciones relacionados con la escuela patrocinados por la escuela (reuniones de PTA, comités asesores escolares locales, clubes de apoyo reconocidos por la escuela).
  4. Actividades patrocinadas parcialmente o completamente por el Distrito 4J (bienestar, desarrollo del personal y actividades de enriquecimiento estudiantil).
  5. Programas y actividades patrocinados por parques y recreación municipales aprobados por el distrito.
  6. Programas patrocinados por organizaciones comunitarias sin fines de lucro aprobados por el distrito para niños en edad escolar (excepto aquellos eventos que tienen el propósito principal de recaudar fondos).
  7. Reuniones oficiales de organizaciones vecinales municipales (grupos que no requieren cuotas de membresía ni cuotas).

Clase II — Uso de grupos cívicos y de servicios

Los grupos que de otro modo se clasificarían como usuarios de Clase III, y todos cuyos participantes son estudiantes inscritos en un programa de 4J en K-12 y tienen menos de 18 años de edad.

Clase III — Uso Cívico y de Servicios

  1. Reuniones de organización comunitaria de carácter cívico o de servicios.
  2. Actividades patrocinadas por la iglesia si las cuotas o donaciones no se cobran más allá de los costos de alquiler.
  3. Servicios de la iglesia (Política de la Junta 9110.1)
  4. Reuniones patrocinadas por agencias del condado, de la ciudad, estatales y federales, incluidas juntas locales de agua, comisiones, etc.
  5. Programas de educación para adultos o jóvenes patrocinados por instituciones educativas locales sin fines de lucro (UO, LCC, estado de Portland).
  6. Grupos locales si no se cobran tarifas a los participantes más allá de los costos de alquiler.
  7. Organizaciones locales sin fines de lucro si no se cobran tarifas a los participantes más allá de los costos de alquiler.
  8. Individuos que ofrecen lecciones privadas o tutoría en grupos pequeños.

Clase IV: Uso privado o comercial

  1. Organizaciones sin fines de lucro que cobran tarifas de admisión o donaciones más allá de los costos de alquiler.
  2. Organizaciones con ánimo de lucro.
  3. Actividades de recaudación de fondos por grupos aprobados para tarifas gratuitas o reducidas.

Consulte también Uso de las instalaciones: Tarifas

Preparado por la Oficina de Administración de Instalaciones de 4J, el 1 de julio de 2012 (ms)