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Board Meeting Summary: Feb. 17, 2021

Información en español

Feb. 17, 2021
School Board Regular Meeting

On Wednesday, Feb. 17, the school board held a work session and regular meeting. The meeting was held virtually in an effort to reduce the spread of coronavirus COVID-19. The meeting was open to the public via live video on Zoom, audio stream, and radio broadcast on KRVM 1280-AM.

Work Session

District staff provided the first part of a two-part update on Key Performance Indicators (KPIs) for the goals of the district’s 4J Vision 20/20 Strategic Plan.

At this work session were presented the KPIs measuring performance related to the two instructional goal areas in the district’s strategic plan: Goal I, Educational Excellence With Equitable Access and Outcomes for Every Student, and Goal II, Multiple Pathways to Student Success. The specific measures reviewed included graduation and completion rates, post-secondary success indicators, suspension and expulsion rates, attendance data, third grade reading, ninth grade on track to graduate, and opportunity and achievement gaps in all indicators.

The KPI measurements related to the remaining three goals will be reviewed in a work session on March 3.

Regular Meeting

Introductory Comments

Interim Superintendent Cydney Vandercar said that the district is making progress despite the many challenges during the past year, including improvements in graduation rates, performance measures holding steady, and bond-funded construction work moving forward.

With the return of on-site learning getting closer, Superintendent Vandercar said the district is working to hire additional custodians and classified employees at each school building to serve as COVID “utility players” to help with the COVID-19-related safety protocols and communication.

Items for Information (no board action is expected to be taken)

• Received a bond measure update and the plan for upcoming summer construction: The new Edison Elementary School building is under construction. Design documents were completed in October and submitted for permit review, demolition of the previous building began in December, and foundation work began in January. The project is on schedule with substantial completion slated for the summer of 2022.  The project is estimated to cost about $40 million, about $2 million less than initially projected.

Site preparation for the new North Eugene High School building is slated to begin in late March or early April. Design documents have been completed and submitted to the City of Eugene for permit review. Substantial completion of the project is slated for the summer of 2023.  The project is currently estimated to cost about $139.9 million, about $5 million over the initial projections, including costs for investments in career technical education facilities. The district is hoping to realize some savings when contractor bidding is completed.

Site activity to prepare for the expansion of Gilham Elementary School is slated to begin in April or May. Design documents have been completed and submitted to the City of Eugene for permit review. Substantial completion of the project is slated for the summer of 2022. The project is estimated to cost $9.9 million, about $1 million over the initial projections. The district is hoping to see some savings when contractor bidding is completed.

Potential cost overages with the North Eugene High School and Gilham Elementary School projects will be covered with existing bond premium and savings and will not impact the availability of funding for other projects included in the bond measure voters approved in November 2018.

An extensive list of other construction projects will be undertaken this summer. Last summer, in 2020, significant projects among a long list included completing the swing school facility at the Willard site, installing a modular classroom to provide space for a pre-K program at Chávez Elementary School, and completing renovations at Kelly Middle School for the co-location of Yujin Gakuen.

Projects in summer 2021 will include renovations to Kennedy Middle School for the relocation of the Chinese Immersion School; equitable athletic improvements at multiple high school sites; turf replacements at Sheldon and Churchill High School; bleacher replacements at Kennedy and Monroe Middle School; entry vestibule at Twin Oaks Elementary School; track resurfacing at Churchill, South Eugene and North Eugene High School; restroom renovation at Fox Hollow Campus; roofing at Kelly, Spencer Butte and Monroe Middle School; and more. The district is estimated to spend $75 million in bond funding during the coming summer construction season.

Received an update on graduation rates: More students in Eugene School District 4J graduated on time than in any previous year since the Oregon Department of Education began consistently recording the data, according to official 2020 graduation rates released by the agency in January. Eugene School District’s on-time, four-year graduation rate in 2020 was 81.7% — 3.9 percentage points higher than the previous school year, ahead of the Lane County average of 78.8%, and coming within 1 percentage point of the statewide average of 82.6%, which also is a new high. Even more substantial gains have been made over recent years among many historically underserved groups of students, including Black, Latinx and Native American students, economically disadvantaged students, and students with disabilities.

Received an update on 4J’s wraparound services program: The district established a wraparound services program last spring to support the health and wellbeing of students with funding from the Student Success Act and community donations.

The wraparound services team engages a network of community partners to provide food, cleaning supplies, clothing and referrals to community resources for students and families experiencing crisis, including homelessness, chronic absenteeism and other needs. The team has assisted more than 400 4J families and distributes more than 120 food boxes weekly.

The program has received significant fundraising aid through the Eugene Education Foundation that has helped provide services and material supports that would not normally be available through district general funds, to support families’ needs that have intensified during the pandemic. The program has expanded this year with the hiring a bilingual social worker and two bilingual “navigators” to support families.

Received an update on COVID-19 and comprehensive distance learning: With the expectation that students will begin returning to school buildings in a hybrid on-site learning model in March, the district is providing families one more opportunity to change their student’s learning pathway. Elementary families had the opportunity in February to change their choice of learning location between online-only and hybrid on-site/online learning. Hundreds of families changed their student’s choice from the online to hybrid model, and hundreds more from the hybrid to online model. In net total, 360 more students will be enrolled in the online-only “Same School Online” learning pathway than before. The district is shifting staffing and class lists, and intends to notify families in the hybrid learning pathway whether their students will on-site Mondays and Tuesdays (Group A), or Thursdays and Fridays (Group B) around the end of the month. Changes to classroom assignments for elementary school students and teachers will occur in March before K–1 students begin the hybrid learning schedule.

COVID-19 vaccines continue to roll out to district staff to support the return to in-person learning. The first group of district staff will receive their second doses of the COVID-19 vaccine next week.

The Eugene, Bethel and Springfield school districts have collaboratively agreed to opt in to permit high school football beginning February 22, with games tentatively scheduled to begin the week of March 4. Soccer and cross country are beginning their abbreviated season as well, and volleyball teams also are expected to be able to play if local COVID rates continue to improve.

Items for Action

Approved the Lane Education Service District service plan for 2021–23:  The education service district supports Lane County’s 16 school districts, including Eugene School District 4J. State law requires each education service district to adopt and regularly update a plan outlining how it will improve instruction and student learning, ensure equitable access to resources and make efficient use of available funding. This plan includes services for students with special needs, school improvement, technology, and administrative and other support. The vote was unanimous.

• Approved items on the consent agenda: The board approved the annual contracts for private alternative education providers; an amendment to the district’s agreement with the Eugene Family YMCA to purchase a portion of the Roosevelt Middle School property; and the official minutes of the Jan. 13 board meeting. The vote was unanimous.

Items for Future Action (board action is expected at a later meeting)

Considered adoption of regulation for special procurement and exemptions from competitive bidding: The school board, as the local contract review board for the district under Oregon public contracting laws, has the authority to solicit and award public contracts for goods and services and to adopt rules and findings for special procurements and exemptions from competitive bidding. The proposed regulation DJC-AR would establish certain exemptions from competitive bidding and designate certain classes of contracts for special procurement. The use of special procurement and exemptions from competitive bidding is consistent with state law and practices by school districts and other public agencies throughout Oregon. It would be used only when expected to result in substantial cost savings or otherwise substantially promote the public interest in a manner that could not be practically realized through standard procurement processes.

• Considered adoption of board policy for the continuity of authority in the superintendent’s office in the event that the superintendent is unable to perform the duties due to unanticipated incapacitation, death, absence or other emergency
circumstance. Proposed policy CI – Emergency Superintendent Authority would be a new policy adoption for the board to meet that need, defining and authorizing an emergency acting superintendent to serve under such circumstances.

• Considered adoption of revisions to the following board policies:
– IGBA – Students with Disabilities – Child Identification Procedures
– IGBAH – Special Education – Evaluation Procedures
– IGBAJ – Special Education –Free Appropriate Public Education (FAPE)
– IGBBC – Talented and Gifted – Programs and Services
– JGAB – Use of Restraint or Seclusion
– JGD – Suspension

Public Input

The board heard live public comment via Zoom. Six speakers spoke about standardized testing, in-person instruction, virtual public comment and KRVM. To request to speak to the school board, community members may complete an online request form by 12 p.m. on the Monday before the next regular board meeting. Community members also may send comments via email to board@4j.lane.edu.

Agenda and Materials

Feb. 17 agenda and materials
Feb. 17 work session audio recording
Feb. 17 regular meeting audio recording


NOTE:  This is a quick summary of the topics and actions at a meeting of the school board. This document is NOT the official minutes of the school board. Official minutes are posted after they are drafted, reviewed and approved by the board. Audio recordings of meetings are typically posted within two days after the meeting. 

School Board Meeting Schedule & Information

Resumen de la reunión de la Junta del 17 de febrero de 2021

Reunión regular de la junta escolar

El miércoles 17 de febrero, la junta escolar celebró una sesión de trabajo y una reunión regular. La reunión se llevó a cabo virtualmente en un esfuerzo por reducir la propagación del coronavirus COVID-19. La reunión estuvo abierta al público a través de video por Zoom, en transmisión en vivo de audio en línea y por radio en la KRVM 1280-AM.

Sesión de trabajo

El personal del distrito proporcionó la primera parte de una actualización de dos partes sobre los Indicadores clave de rendimiento (KPI) para las metas del Plan estratégico 4J Visión 20/20 del distrito.

En esta sesión de trabajo se presentaron los KPI que miden el desempeño relacionado con las dos áreas de metas educativas en el plan estratégico del distrito: Meta I: Excelencia Educativa con Acceso Equitativo y Resultados para Cada Estudiante, y Meta II: Vías Múltiples para el Éxito Estudiantil. Las medidas específicas revisadas incluyeron índices de graduación y finalización, indicadores de éxito postsecundario, índices de suspensión y expulsión, datos de asistencia, lectura de tercer grado, noveno grado encaminado hacia la graduación y brechas de oportunidades y logros en todos los indicadores.

Las medidas de KPI relacionadas con las tres metas restantes se revisarán en una sesión de trabajo el 3 de marzo.

Reunión regular

Comentarios introductorios

La superintendente interina Cydney Vandercar dijo que el distrito está progresando a pesar de los muchos desafíos durante el año pasado, incluidas las mejoras en las tasas de graduación, las medidas de desempeño se mantienen estables y el trabajo de construcción financiado con bonos avanza.

Con el regreso del aprendizaje en el sitio cada vez más cerca, el superintendente Vandercar dijo que el distrito está trabajando para contratar conserjes adicionales y empleados clasificados en cada edificio escolar para servir como “jugadores de servicios públicos” de COVID para ayudar con los protocolos de seguridad y comunicación relacionados con COVID-19. .

Puntos de información (no se espera que se tome ninguna acción por parte de la junta)

  • Se recibió una actualización de la medida de bonos y el plan para la construcción del próximo verano: El nuevo edificio de la Escuela Primaria Edison está en construcción. Los documentos de diseño se completaron en octubre y se presentaron para la revisión del permiso, la demolición del edificio anterior comenzó en diciembre y el trabajo de cimentación comenzó en enero. El proyecto está según lo programado con una finalización sustancial programada para el verano de 2022. Se estima que el proyecto costará alrededor de $40 millones, alrededor de $2 millones menos de lo proyectado inicialmente.

La preparación del sitio para el nuevo edificio de la Escuela Preparatoria North Eugene está programada para comenzar a fines de marzo o principios de abril. Los documentos de diseño se completaron y enviaron a la Ciudad de Eugene para la revisión del permiso. La finalización sustancial del proyecto está programada para el verano de 2023. Actualmente se estima que el proyecto costará alrededor de $139.9 millones, alrededor de $5 millones por encima de las proyecciones iniciales, incluidos los costos de inversiones en instalaciones de educación técnica profesional. El distrito espera realizar algunos ahorros cuando se complete la licitación del contratista.

La actividad del sitio para prepararse para la expansión de la Escuela Primaria Gilham está programada para comenzar en abril o mayo. Los documentos de diseño se completaron y enviaron a la Ciudad de Eugene para la revisión del permiso. La finalización sustancial del proyecto está programada para el verano de 2022. Se estima que el proyecto costará $9,9 millones, aproximadamente $1 millón por encima de las proyecciones iniciales. El distrito espera ver algunos ahorros cuando se complete la licitación del contratista.

Los posibles excesos de costos con los proyectos de la Escuela Preparatoria North Eugene y la Escuela Primaria Gilham se cubrirán con la prima y los ahorros de bonos existentes y no afectarán la disponibilidad de fondos para otros proyectos incluidos en la medida de bonos aprobada por los votantes en noviembre de 2018.

Una lista extensa de otros proyectos de construcción se llevará a cabo este verano. El verano pasado, en 2020, proyectos significativos entre una larga lista incluyeron completar las instalaciones de la escuela alternativa en el sitio de Willard, instalar un salón de clases modular para proporcionar espacio para un programa de pre kínder en la Escuela Primaria Chávez y completar renovaciones en la Escuela Intermedia Kelly para el ubicación conjunta de Yujin Gakuen.

Los proyectos en el verano de 2021 incluirán renovaciones en la Escuela Secundaria Kennedy para la reubicación de la Escuela de Inmersión en Chino; mejoras atléticas equitativas en varias escuelas secundarias; reemplazos de césped en Sheldon and Churchill High School; reemplazos de gradas en las escuelas secundarias Kennedy y Monroe; vestíbulo de entrada en la Escuela Primaria Twin Oaks; repavimentación de vías en Churchill, South Eugene y North Eugene High School; renovación de baños en Fox Hollow Campus; techado en Kelly, Spencer Butte y Monroe Middle School; y más. Se estima que el distrito gastará $75 millones en fondos de bonos durante la próxima temporada de construcción de verano.

  • Se recibió una actualización sobre las tasas de graduación: Más estudiantes en el Distrito Escolar de Eugene 4J se graduaron a tiempo que en cualquier año anterior desde que el Departamento de Educación de Oregón comenzó a registrar los datos de manera constante, según las tasas de graduación oficiales de 2020 publicadas por la agencia en enero. La tasa de graduación de cuatro años a tiempo del Distrito Escolar de Eugene en 2020 fue del 81,7 %, 3,9 puntos porcentuales más que el año escolar anterior, por encima del promedio del condado de Lane de 78,8 % y a 1 punto porcentual del promedio estatal de 82,6 %, que también es un nuevo máximo. Se han logrado avances aún más sustanciales en los últimos años entre muchos grupos de estudiantes históricamente desatendidos, incluidos estudiantes negros, latinos y nativos americanos, estudiantes económicamente desfavorecidos y estudiantes con discapacidades.
  • Se recibió una actualización sobre el programa de servicios integrales de 4J: El distrito estableció un programa de servicios integrales la primavera pasada para apoyar la salud y el bienestar de los estudiantes con fondos de la Ley de Éxito Estudiantil y donaciones de la comunidad.

El equipo de servicios integrales involucra a una red de socios comunitarios para proporcionar alimentos, artículos de limpieza, ropa y referencias a recursos comunitarios para estudiantes y familias que atraviesan una crisis, incluida la falta de vivienda, el ausentismo crónico y otras necesidades. El equipo ha asistido a más de 400 familias 4J y distribuye más de 120 cajas de comida semanalmente.

El programa ha recibido una importante ayuda de recaudación de fondos a través de la Eugene Education Foundation que ha ayudado a proporcionar servicios y apoyos materiales que normalmente no estarían disponibles a través de los fondos generales del distrito, para apoyar las necesidades de las familias que se han intensificado durante la pandemia. El programa se ha ampliado este año con la contratación de un trabajador social bilingüe y dos “navegadores” bilingües para apoyar a las familias.

  • Se recibió una actualización sobre COVID-19 y el aprendizaje integral a distancia: con la expectativa de que los estudiantes comiencen a regresar a los edificios escolares en un modelo de aprendizaje híbrido en el sitio en marzo, el distrito brinda a las familias una oportunidad más para cambiar el camino de aprendizaje de sus estudiantes. Las familias de primaria tuvieron la oportunidad en febrero de cambiar su elección de lugar de aprendizaje entre solo en línea y aprendizaje híbrido en el sitio/en línea. Cientos de familias cambiaron la elección de sus estudiantes del modelo en línea al modelo híbrido, y cientos más del modelo híbrido al modelo en línea. En total, 360 estudiantes más se inscribirán en la ruta de aprendizaje “Misma escuela en línea” solo en línea que antes. El distrito está cambiando el personal y las listas de clases, y tiene la intención de notificar a las familias en el camino de aprendizaje híbrido si sus estudiantes estarán en el sitio los lunes y martes (Grupo A), o los jueves y viernes (Grupo B) alrededor de fin de mes. Los cambios en las asignaciones de aula para los estudiantes y maestros de la escuela primaria ocurrirán en marzo antes de que los estudiantes de K-1 comiencen el horario de aprendizaje híbrido.

Las vacunas contra COVID-19 se continúan otorgando al personal del distrito para apoyar el regreso al aprendizaje en persona. El primer grupo de personal del distrito recibirá su segunda dosis de la vacuna COVID-19 la próxima semana.

Los distritos escolares de Eugene, Bethel y Springfield en colaboración acordaron por optar permitir el fútbol americano en las preparatorias a partir del 22 de febrero, con juegos programados tentativamente para comenzar la semana del 4 de marzo. El fútbol y el campo traviesa también están comenzando su temporada abreviada, y los equipos de voleibol también se espera que puedan jugar si las tasas locales de COVID continúan mejorando.

Puntos de acción

  • Se aprobó el plan de servicio del Distrito de Servicios Educativos de Lane para 2021–23: El distrito de servicios educativos apoya a los 16 distritos escolares del condado de Lane, incluido el Distrito Escolar 4J de Eugene. La ley estatal requiere que cada distrito de servicios educativos adopte y actualice regularmente un plan que describa cómo mejorará la instrucción y el aprendizaje de los estudiantes, garantizará el acceso equitativo a los recursos y hará un uso eficiente de los fondos disponibles. Este plan incluye servicios para estudiantes con necesidades especiales, mejoramiento escolar, tecnología y apoyo administrativo y de otro tipo. La votación fue unánime.
  • Puntos aprobados en la agenda de consenso: La junta aprobó los contratos anuales para proveedores privados de educación alternativa; una enmienda al acuerdo del distrito con Eugene Family YMCA para comprar una parte de la propiedad de la Escuela Secundaria Roosevelt; y las actas oficiales de la reunión de la junta del 13 de enero. La votación fue unánime.

Puntos para acción futura (se espera acción de la junta en una reunión posterior)

  • Consideración de la adopción de la regulación para adquisiciones especiales y exenciones de licitación competitiva: La junta escolar, como junta de revisión de contratos local para el distrito bajo las leyes de contratación pública de Oregón, tiene la autoridad solicitar y adjudicar contratos públicos de bienes y servicios y adoptar reglas y determinaciones para adquisiciones especiales y exenciones de licitación pública. El reglamento propuesto DJC-AR establecería ciertas exenciones de la licitación pública y designaría ciertas clases de contratos para adquisiciones especiales. El uso de adquisiciones especiales y exenciones de licitaciones competitivas es consistente con la ley estatal y las prácticas de los distritos escolares y otras agencias públicas en todo Oregón. Se usaría solo cuando se espere que resulte en ahorros sustanciales de costos o de otra manera promueva sustancialmente el interés público de una manera que no podría realizarse en la práctica a través de procesos de adquisición estándar.
  • Consideró la adopción de la política de la junta para la continuidad de la autoridad en la oficina del superintendente en caso de que el superintendente no pueda desempeñar sus funciones debido a una incapacidad, muerte, ausencia u otras

circunstancias de emergencia imprevistas. La política propuesta CI – Autoridad del Superintendente de Emergencia sería una nueva política adoptada por la junta para satisfacer esa necesidad, definiendo y autorizando a un superintendente interino de emergencia para servir bajo tales circunstancias.

  • Consideró la adopción de revisiones a las siguientes políticas de la junta:

– IGBA – Estudiantes con discapacidades – Procedimientos de identificación de niños
– IGBAH – Educación especial – Procedimientos de evaluación
– IGBAJ – Educación especial – Educación pública apropiada y gratuita (FAPE)
– IGBBC – Talentosos y dotados – Programas y servicios
– JGAB – Uso de restricción o reclusión
– JGD – Suspensión Aporte

Aporte público

La junta escuchó comentarios públicos en vivo a través de Zoom. Seis oradores hablaron sobre pruebas estandarizadas, instrucción en persona, comentarios públicos virtuales y KRVM. Para solicitar hablar con la junta escolar, los miembros de la comunidad pueden completar un formulario de solicitud en línea antes de las 12:00 p. m. del lunes anterior a la próxima reunión regular de la junta. Los miembros de la comunidad también pueden enviar comentarios por correo electrónico a board@4j.lane.edu.

Agenda y materiales

Agenda y materiales de la reunión del 17 de febrero
Audio de la sesión de trabajo del 17 de febrero
Audio de la reunión regular del 17 de febrero


NOTA: Este es un breve resumen de los temas y acciones de una reunión de la junta escolar. Este documento NO es el acta oficial de la junta escolar. Las actas oficiales se publican después de que son redactadas, revisadas y aprobadas por la junta. Las grabaciones de audio de las reuniones generalmente se publican dentro de los dos días posteriores a la reunión. 

Calendario e información de la reunión de la junta escolar



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