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Board Meeting Summary: Oct. 21, 2020

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October 21, 2020
School Board Work Session and Regular Meeting

On Wednesday, Oct. 21, the school board held a work session and regular meeting. The meeting was held virtually in an effort to reduce the spread of coronavirus COVID-19. The meeting was open to the public via live video on Zoom, audio stream at www.4j.lane.edu/stream, and radio broadcast on KRVM 1280-AM. Public comment was received via email.

Work Session

The board interviewed 15 candidates for the three open seats on 4J’s budget committee. A total of 16 applications were received and one was withdrawn.

The budget committee reviews annual budget proposals to ensure that the district is planning to spend money in furtherance of district goals. The committee examines the proposed budget, listens to comments from community members, asks questions, and then approves the budget to forward to the school board for adoption.

The committee consists of the seven elected school board members and seven community volunteers appointed by the board. The openings are for three-year terms that run through June 2023. Positions are non-partisan, unpaid, and are not connected to any specific region within the district.

The board will vote on the appointments at its next meeting on November 4.

Regular Meeting

Introductory Comments

Interim Superintendent Cydney Vandercar said she attended a listening session organized by the Eugene Education Association, the union representing 4J’s teachers and licensed specialists. Ms. Vandercar said she will continue to support teachers and licensed specialists and make adjustments to alleviate the challenges they’re facing as comprehensive distance learning continues.

She noted the board will vote in this meeting to approve the grant agreement with the Oregon Department of Education necessary for the district to receive Student Success Act funds. She noted the district will receive about one-third of the originally projected amount during the 2020–21 school year—about $4.3 million instead of $13.4 million, including funds for charter schools and indirect costs—due to the economic impacts of the coronavirus pandemic. The district is reducing the scope of the board-adopted plan to account for the lower level of funding in the first year.

Superintendent Vandercar then introduced Jim Green, executive director of the Oregon School Boards Association, for a surprise announcement: Board member Alicia Hays is the the 2020 Oregon School Board Member of the Year. Ms. Hays said she was surprised and honored by the award and considered it a team award rather than an individual one, noting her colleagues on the board are just as deserving. Her spouse and son, who briefly joined the board’s Zoom session for the announcement, and other board members gave their congratulations.

Items for Information (no board action is expected to be taken)

Received a report on Division 22 state standards compliance for the 2019–20 school year: School districts must annually report to the school board and the state assurances that the district is complying with various standards set out in Oregon administrative rules for public elementary and secondary schools. The standards require school districts to provide the minimum number of instructional hours; adhere to state graduation requirements to award high school diplomas; provide services to children with disabilities, emergent bilingual students (English learners), and talented and gifted students; and assess and record students’ individual progress and achievement, among other things. For the 2019–20 school year, the number of standards were reduced from 52 to 17 to account for the sudden shift to emergency distance learning stemming from the COVID-19 pandemic.

Received an update on COVID-19 and comprehensive distance learning: Superintendent Vandercar said that the district and Eugene Education Foundation have raised more than $100,000 for 4J students and families in need during the pandemic. She said the generosity of the community has helped residents who need it most during the pandemic, and more support would be needed in the coming weeks and months.

The superintendent thanked Nutrition Services employees for their work in serving more than 750,000 free school meals since school buildings closed in mid-March due to the pandemic. She reported student enrollment continues to drop, which is not normal for this time of year, and staff are digging into the data. She said staff would provide a full report on enrollment to the board during its Nov. 4 meeting.

District staff provided information about staff professional development, childcare hosted in schools, synchronous (“live”) and asynchronous (“on-demand”) learning, and employee evaluations. The board’s questions and discussion centered on reducing the demands of synchronous and asynchronous lesson planning on teachers and the role of music and physical education teachers during distance learning.

Received an update on the student safety review roadmap: On June 17, the board voted to end the stationing of armed school resource officers in high schools by the end of December, and work to conduct a thorough study of the district’s current model of providing for safety in schools to identify alternatives to the current model. District staff recapped the board’s discussion during its Oct. 14 work session and outlined the draft schedule to review the district’s student safety measures and develop and implement changes. Immediate next steps include scheduling a joint meeting of the board and 4J’s Equity Committee to talk about the road ahead, and discussing the formation of a working group including additional community members to consider issues and problem solve.

Items for Action

• Approved items on the consent agenda: The board approved a grant agreement with the Oregon Department of Education for Student Success Act funding (the district will receive about $4.3 million during the 2020–21 school year including funds for charter schools and indirect costs, about one-third of the original amount due to the economic impacts of the coronavirus pandemic). It also approved the hiring of new teachers and licensed professionals, and submitting the annual request for a portion of State School Fund (SSF) formula revenue to be distributed to the district in lieu of services provided by the Lane Education Service District (ESD). The vote on the consent agenda was unanimous.

Approved changes to the policy accommodating students’ religious observances (Board Policy JEF).  Under current district policies, teachers excuse students who miss school to observe a religious holiday, and they can make up any missed assignments and tests at another time without penalty. The unanimously approved changes to Board Policy JEF will:
• define major religious holidays and allow students and families to request others;
• prohibit the scheduling of important school-wide events on major religious holidays with limited exceptions;
• require teachers and staff to consider possible conflicts when scheduling field trips, co-curricular and extra-curricular activities;
• prohibit the scheduling of field trips or major co-curricular or extra-curricular activities within school or district control on major religious holidays without the approval of a school administrator;
• encourage parents and students to communicate their need for religious accommodation to the school;
• require the school board to consider conflicts with major religious holidays during final exams when it considers approval of the academic calendar each year; and
• require the district to publish a list of major religious holidays on its website and make the information readily available to parents.

Prior to the final vote, the board approved an amendment to the proposed policy adding language related to final exam reviews; the vote was unanimous. It rejected an amendment to the proposed policy to add language prescribing specific accommodation provisions for co-curricular or extra-curricular tryouts; the vote was 2–5, with board members Gordon Lafer and Martina Shabram voting yes.

Approved board working agreements for the 2020–21 school year: The board annually reviews and approves working agreements. The agreements are the guidelines and expectations among and between the individual board members, the superintendent, and district staff. To support student success, members of the school board and the superintendent agree to function together with integrity and commitment as a leadership team. The vote was 6–1, with board member Gordon Lafer voting no.

Cancelled its solicitation of a superintendent search firm: The board voted unanimously to end its search for a firm to support the board in the recruitment and selection process for a permanent superintendent. Six search firms had applied for the job, and the board selected four of those to interview during its Sept. 23 work session.

Items for Future Action (board action is expected at a later meeting)

Discussed extending the interim superintendent employment contract: On May 6, the board appointed Cydney Vandercar as interim superintendent under a one-year contract for the 2020–21 school year. The board is considering extending Ms. Vandercar’s contract through the 2021–22 school year. A vote on an extended contract is scheduled for Nov. 4.

Public Input

Public comment was submitted via email to board@4j.lane.edu. The board read, reviewed and took into consideration all comments submitted by email by 12 p.m. the day of the meeting. The two emailed comments discussed public comments and religious holidays.

Agenda and Materials

Oct. 21 agenda and materials
Oct. 21 board work session recording
Oct. 21 board regular meeting recording


NOTE:  This is a quick summary of the topics and actions at a meeting of the school board. This document is NOT the official minutes of the school board. Official minutes are posted after they are drafted, reviewed and approved by the board. Audio recordings of meetings are typically posted within two days after the meeting. 

School Board Meeting Schedule & Information

Resumen de la reunión de la junta del 21 de octubre de 2020

Sesión de trabajo y reunión regular de la junta escolar 

El miércoles 21 de octubre, la junta escolar realizó una sesión de trabajo y una reunión regular. La reunión se llevó a cabo virtualmente en un esfuerzo por reducir la propagación del coronavirus COVID-19. La reunión estuvo abierta al público a través de Zoom, transmisión de audio en línea: www.4j.lane.edu/stream y en vivo por radio en la KRVM 1280-AM. Los comentarios públicos se recibieron por correo electrónico.

Sesión de trabajo

La junta entrevistó a 15 candidatos para los tres puestos vacantes en el comité de presupuesto de 4J. Se recibieron un total de 16 solicitudes y una fue retirada.

El comité de presupuesto revisa las propuestas presupuestarias anuales para garantizar que el distrito esté planeando gastar dinero para promover las metas del distrito. El comité examina el presupuesto propuesto, escucha los comentarios de los miembros de la comunidad, hace preguntas y luego aprueba el presupuesto para enviarlo a la junta escolar para su adopción.

El comité consta de siete miembros electos de la junta escolar y siete voluntarios de la comunidad designados por la junta. Las vacantes son por períodos de tres años que se extienden hasta junio de 2023. Los puestos son independientes, no remunerados y no están conectados a ninguna región específica dentro del distrito.

La junta votará sobre los nombramientos en su próxima reunión el 4 de noviembre.

Reunión regular

Comentarios introductorios

La superintendente interina Cydney Vandercar dijo que asistió a una sesión de escucha organizada por la Asociación de Educación de Eugene, el sindicato que representa a los maestros y especialistas autorizados del 4J. La Sra. Vandercar dijo que continuará apoyando a los maestros y especialistas con licencia y hará ajustes para aliviar los desafíos que enfrentan a medida que continúa el aprendizaje integral a distancia.

Señaló que la junta votará en esta reunión para aprobar el acuerdo de subvención con el Departamento de Educación de Oregón necesario para que el distrito reciba fondos de la Ley de Éxito Estudiantil. Señaló que el distrito recibirá alrededor de un tercio de la cantidad proyectada originalmente durante el año escolar 2020-21, alrededor de $4,3 millones en lugar de $13,4 millones, incluidos los fondos para escuelas chárter y costos indirectos, debido a los impactos económicos de la pandemia de coronavirus. El distrito está reduciendo el alcance del plan adoptado por la junta para dar cuenta del nivel más bajo de financiación en el primer año.

La superintendente Vandercar luego presentó a Jim Green, director ejecutivo de la Asociación de Juntas Escolares de Oregón, para un anuncio sorpresa: Alicia Hays, miembro de la junta, es la miembro reconocida de la Junta Escolar de Oregón del 2020. La Sra. Hays dijo que estaba sorprendida y honrada por el premio y lo consideró un premio de equipo en lugar de uno individual, y señaló que sus colegas en la junta se lo merecen igual. Su cónyuge y su hijo, quienes se unieron brevemente a la sesión de Zoom de la junta para el anuncio, y otros miembros de la junta dieron sus felicitaciones.

Puntos de información (no se espera que se tome ninguna acción por parte de la junta)

  • Se recibió un informe sobre el cumplimiento de los estándares estatales de la División 22 para el año escolar 2019–20: Los distritos escolares deben informar anualmente a la junta escolar y al estado sobre las garantías de que el distrito está cumpliendo con varios estándares establecidos en las reglas administrativas de Oregón para las escuelas primarias y secundarias públicas. Los estándares requieren que los distritos escolares proporcionen la cantidad mínima de horas de instrucción; adherirse a los requisitos estatales de graduación para otorgar diplomas de escuela secundaria; brindar servicios a niños con discapacidades, estudiantes bilingües emergentes (aprendices de inglés) y estudiantes talentosos y dotados; y evaluar y registrar el progreso y los logros individuales de los estudiantes, entre otras cosas. Para el año escolar 2019-20, la cantidad de estándares se redujo de 52 a 17 para dar cuenta del cambio repentino al aprendizaje a distancia de emergencia derivado de la pandemia de COVID-19.
  • Se recibió una actualización sobre COVID-19 y el aprendizaje integral a distancia: La superintendente Vandercar dijo que el distrito y la Eugene Education Foundation han recaudado más de $100,000 para estudiantes y familias necesitadas de 4J durante la pandemia. Dijo que la generosidad de la comunidad ha ayudado a los residentes que más lo necesitan durante la pandemia, y que se necesitará más apoyo en las próximas semanas y meses.

La superintendente agradeció a los empleados de Servicios de Nutrición por su trabajo al servir más de 750,000 comidas escolares gratuitas desde que los edificios escolares cerraron a mediados de marzo debido a la pandemia. Informó que la inscripción de estudiantes continúa disminuyendo, lo cual no es normal en esta época del año, y el personal está investigando los datos. Ella dijo que el personal proporcionará un informe completo sobre la inscripción a la junta durante su reunión del 4 de noviembre.

El personal del distrito brindó información sobre el desarrollo profesional del personal, el cuidado de niños alojado en las escuelas, el aprendizaje sincrónico (“en vivo”) y asincrónico (“a pedido”) y las evaluaciones de los empleados. Las preguntas y la discusión de la junta se centraron en reducir las demandas de la planificación de lecciones sincrónicas y asincrónicas sobre los maestros y el papel de los maestros de música y educación física durante el aprendizaje a distancia.

  • Se recibió una actualización sobre la hoja de ruta de revisión de la seguridad de los estudiantes: El 17 de junio, la junta votó para poner fin al estacionamiento de oficiales de recursos escolares armados en las escuelas secundarias para fines de diciembre y trabajar para realizar un estudio exhaustivo del modelo actual del distrito de proporcionar de seguridad en las escuelas para identificar alternativas al modelo actual. El personal del distrito recapituló la discusión de la junta durante su sesión de trabajo del 14 de octubre y describió la línea de tiempo preliminar para revisar las medidas de seguridad de los estudiantes del distrito y desarrollar e implementar cambios. Los próximos pasos inmediatos incluyen programar una reunión conjunta de la junta y el Comité de Equidad de 4J para hablar sobre el camino a seguir y discutir la formación de un grupo de trabajo que incluya miembros adicionales de la comunidad para considerar problemas y resolver problemas.

Puntos de acción

  • Puntos aprobados en la agenda de consenso: La junta aprobó un acuerdo de subvención con el Departamento de Educación de Oregón para la financiación de la Ley de Éxito Estudiantil (el distrito recibirá alrededor de $4.3 millones durante el año escolar 2020-21, incluidos fondos para escuelas chárter y escuelas indirectas) costos, alrededor de un tercio de la cantidad original debido a los impactos económicos de la pandemia de coronavirus). También aprobó la contratación de nuevos maestros y profesionales con licencia, y la presentación de la solicitud anual para que una parte de los ingresos de la fórmula del Fondo Escolar Estatal (SSF) se distribuya al distrito en lugar de los servicios proporcionados por el Distrito de Servicios Educativos de Lane (ESD). La votación sobre la agenda de consentimiento fue unánime.
  • Se aprobaron cambios a la política que acomoda las celebraciones religiosas de los estudiantes (Política de la Junta JEF). Según las políticas actuales del distrito, los maestros excusan a los estudiantes que faltan a la escuela para observar un día festivo religioso, y pueden recuperar las tareas y exámenes perdidos en otro momento sin penalización. Los cambios aprobados por unanimidad a la Política de la Junta JEF:
  • Se definirán las principales festividades religiosas y se permitirá que los estudiantes y las familias soliciten otras;
  • Se prohibirá la programación de eventos importantes para toda la escuela en los principales días religiosos con excepciones limitadas;
  • Se exigirá a los maestros y al personal que consideren posibles conflictos al programar excursiones, actividades cocurriculares y extracurriculares;
  • Se prohibirá la programación de excursiones o actividades cocurriculares o extracurriculares principales dentro del control de la escuela o del distrito en los principales días religiosos sin la aprobación de un administrador escolar;
  • Se alentará a los padres y estudiantes a comunicar su necesidad de adaptaciones religiosas a la escuela;
  • Se requerirá que la junta escolar considere los conflictos con las principales festividades religiosas durante los exámenes finales cuando se considere la aprobación del calendario académico cada año; y
  • se exigirá que el distrito publique una lista de los principales días religiosos en su sitio web y que la información esté fácilmente disponible para los padres.

Antes de la votación final, la junta aprobó una enmienda a la política propuesta agregando lenguaje relacionado con las revisiones del examen final; la votación fue unánime. Se rechazó una enmienda a la política propuesta para agregar lenguaje que prescriba provisiones de adaptaciones específicas para pruebas cocurriculares o extracurriculares; la votación fue de 2 a 5, y los miembros de la junta Gordon Lafer y Martina Shabram votaron a favor.

  • Los acuerdos de trabajo de la junta se aprobaron para el año escolar 2020–21: la junta revisa y aprueba anualmente los acuerdos de trabajo. Los acuerdos son las pautas y expectativas entre los miembros individuales de la junta, el superintendente y el personal del distrito. Para apoyar el éxito de los estudiantes, los miembros de la junta escolar y el superintendente acuerdan funcionar juntos con integridad y compromiso como un equipo de liderazgo. La votación fue de 6 a 1, con el miembro de la junta Gordon Lafer votando no.
  • Se canceló la solicitud de una firma de búsqueda de superintendente: La junta votó unánimemente para terminar su búsqueda de una firma para apoyar a la junta en el proceso de reclutamiento y selección de un superintendente permanente. Seis empresas de búsqueda habían solicitado el puesto y la junta seleccionó a cuatro de ellas para entrevistarlas durante su sesión de trabajo del 23 de septiembre.

Puntos para acción futura (se espera acción de la junta en una reunión posterior)

  • Se discutió la extensión del contrato de empleo de la superintendente interina: El 6 de mayo, la junta nombró a Cydney Vandercar como superintendente interina bajo un contrato de un año para el año escolar 2020–21. La junta está considerando extender el contrato de la Sra. Vandercar hasta el año escolar 2021–22. La votación sobre la extensión del contrato está programada para el 4 de noviembre

Aportes públicos

Los comentarios públicos se enviaron por correo electrónico a board@4j.lane.edu. La junta leyó, revisó y tomó en consideración todos los comentarios enviados por correo electrónico antes de las 12:00 p.m. del día de la reunión. Los dos comentarios enviados por correo electrónico discutían los comentarios públicos y los días religiosos.

Agenda y materiales

Agenda y materiales de la sesión de trabajo de la junta del 21 de octubre
Audio de la sesión de trabajo de la junta del 21 de octubre
Audio de la reunión regular de la junta del 21 de octubre


NOTA: Este es un breve resumen de los temas y acciones de una reunión de la junta escolar. Este documento NO es el acta oficial de la junta escolar. Las actas oficiales se publican después de que son redactadas, revisadas y aprobadas por la junta. Las grabaciones de audio de las reuniones generalmente se publican dentro de los dos días posteriores a la reunión. 

Calendario e información de las reuniones de la junta escolar


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