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Public Records Requests

Información en español

As a public agency, Eugene School District 4J is committed to its obligation to make records available to the public, as required by state law (Chapter 192 of the Oregon Revised Statutes). The district will make available any public record unless it is exempt from public disclosure under state or federal law. Please read the information below to learn more about making a request.

If you are seeking student records or transcripts, do not use the public records request process. Click here to find out how to request student records.


Making a Request

Public records requests should be in writing and submitted to the public records office. 4J has prepared an electronically-submitted request form that you may use, but it is not required. Please be as specific as possible and if you are unsure what records exist, feel free to call or email to discuss the questions you are trying to answer. If you choose not to use the electronic request form, please be sure to include the following information:

  1. Name and contact information: email address, phone number and mailing address
  2. Date of request
  3. Detailed description of the records being requested
  4. Preferred format for receiving the record (paper copy, electronic or onsite inspection)

Submitting the Request

Public records requests can be submitted in 3 ways:

  1. Via electronic form submission: click here to access the form
  2. Via email: send to publicrecords@4j.lane.edu
  3. Via US mail: send to Superintendent’s Office – Attention Public Records, 200 North Monroe St., Eugene, OR 97402

Processing Time

Most requests are completed within fifteen (15) business days of receiving the request, or sooner. If the request cannot be completed within fifteen (15) business days, the district will provide a written statement with a reasonable updated time estimate for completion.

Questions

If you have questions about public records requests, you may contact the public records office at (541)790-7634 or publicrecords@4j.lane.edu.


Fees

As permitted by law, the district charges for its actual costs in making records available. Costs are based on staff time (hourly rate plus benefits) and on a per-page basis for photocopies. Because 4J tries to provide the public with records at no cost when possible, it will waive the fee for requests that can be fulfilled within 30 minutes or less of staff time. As to any other records, we will provide you with an estimate of the total costs and require pre-payment of the fee prior to beginning work. You will never be billed more than our actual costs in producing records. If we have overestimated our costs in a particular case, you will be refunded the difference between our actual cost and any prepayment made.

Fee Reductions or Waivers

The district may reduce or waive fees when fulfilling requests that are in the public interest and primarily benefit the general public. If you would like to apply for a fee reduction or waiver, please provide a statement that conveys how your request meets this requirement and thus justifies redirecting the public’s resources away from the district’s primary mission of education to absorb the cost of your request. In order to conserve district resources, while still making records publicly available, the district will not generally grant more than six fee reductions or waivers per year to the same requestor. 


FAQs

What is a “public record”?

A “public record” is broadly defined to include writings that contain information relating to the conduct of the public’s business, including handwritten, typed, photographed, electronic, or otherwise recorded words, letters, pictures, sounds, symbols, or combinations of any of these. Despite this broad definition, not all public records are available for inspection through Public Records Law. Many state and federal laws either prohibit public bodies from disclosing certain records, or give public bodies the discretion not to disclose. Some records, such as district policies and public meeting information, can be searched and located online. Others must be located by a specific department or school to ensure that exempt public records are not disclosed.

Who can make a public records request?

Any person, whether representing themselves or any other organization, has a right to request and review any public record of an Oregon public body if that record is not exempt from disclosure.

What records are exempt from disclosure?

Some public records are exempt from disclosure, depending on the nature of the record. The reasons for exemption vary but are always provided by either state or federal law, and are often related to protecting personal information of students, employees, or other individuals. Where permitted by law, some public records containing both exempt and non-exempt material may be separated or redacted and the nonexempt material made available. 

What do the fees cover?

Oregon law allows the district to charge fees to cover the actual cost of making public records available. Fees are based on the amount of staff time involved, a per-page fee for photocopies, and any mailing or delivery charges. Staff time may include locating, gathering, reviewing, summarizing, compiling, copying, monitoring (if a request is made to inspect records on-site), tailoring and redacting the public records.

How long will it take?

Most requests can be completed in a matter of days, but complex requests can take several weeks or in some limited circumstances even longer. If it will take longer than fifteen (15) working days to complete your request and provide records, we will tell you and you will receive regular updates. Please note that district records are highly decentralized which can add more time to the process of gathering documents if they are from multiple sites.  

What can I do if I’m not satisfied with the response?

If you do not feel like the records you received are what you were looking for, the simplest option is to submit another request. Sometimes changing a date range or key words will make a significant difference. If you have questions or need clarification at any point, you may call the public records office at (541)790-7634.

If your request was denied in whole or in part, or if your request for a fee reduction was denied, you may seek review to the extent provided under ORS 192.407 to ORS 192.431.


Resources

4J Board Policy KBA on Public Records

4J  Public Records Request Form

Oregon Public Records Law


Petición de registros públicos

Como agencia pública, el Distrito Escolar de Eugene 4J está comprometido a cumplir con su obligación de hacer los registros disponibles al público, según lo requiere la ley estatal (Chapter 192 of the Oregon Revised Statutes). El distrito hará disponible cualquier registro público a no ser que haya sido exento de divulgación pública la ley estatal o federal. Por favor lea la información a continuación para informarse sobre cómo hacer una petición.

Si usted está buscando registros de estudiante o transcripciones, no use el proceso de petición de registros públicos. Haga click aquí para saber cómo hacer su petición.

Cómo hacer una petición de registros públicos

Una petición de registros públicos se debe hacer por escrito para entregar a la oficina de registros públicos, para esto 4J preparó un formulario de petición con entrega electrónica que usted puede usar como alternativa. Por favor sea tan específico como le sea posible y si usted no está seguro de qué registros existen, siéntase libre de llamarnos o enviarnos un correo electrónico para poder contestarle sus preguntas. Si decide no usar la petición electrónica, por favor asegúrese de incluir la siguiente información:

  1. Nombre completo e información de contacto: dirección de correo electrónico, número de teléfono y dirección de domicilio
  2. La fecha en su petición
  3. Una descripción detallada de los registros que está solicitando
  4. El formato preferido del registro que quiere recibir (una copia en papel, una copia electrónica o una inspección en nuestro sitio)

Cómo entregar la petición

La petición de registros públicos se puede entregar de 3 maneras:

  1. Por vía electrónica con el formulario en línea: click here to access the form
  2. Por vía de correo electrónico a: publicrecords@4j.lane.edu
  3. Por correo: enviado a la oficina del: Superintendente, Attention Public Records, 200 North Monroe St., Eugene, OR 97402

Tiempo de proceso

La mayoría de las peticiones se completan dentro de 15 días laborales después de recibir la petición, o antes. Si la petición no puede ser completada dentro de los 15 días laborales, el distrito le escribirá dándole una fecha razonable estimada para completar su petición.

Preguntas

Si usted tiene preguntas sobre la petición de registros públicos, llame nuestra oficina al (541)790-7634 o escríbanos al publicrecords@4j.lane.edu.

Costo

Ya que es permitido por la ley, el distrito cobra el costo actual de hacer los registros disponibles. El costo se basa en el tiempo que el personal necesita para preparar los registros (pago por hora, más beneficios) y el costo de cada fotocopia. Ya que el 4J trata de proveer al público con registros sin costos cuando es posible, no cobrará por peticiones que tarden menos de 30 minutos para completar. Como cualquier otro registro, le proveeremos un estimado del costo total y el requerido prepago antes de empezar el trabajo. Nunca se le cobrará más del costo real para producir sus registros. Si el costo se estimó alto en una petición particular, se le devolverá la diferencia entre el costo real y lo que pagó por adelantado.

Reducciones de costos o exención de costo

El distrito puede reducir o remover el costo cuando se llenan peticiones que son de interés público o benefician al público en general. Si usted quiere solicitar  una reducción o una exención, por favor provea una declaración que explique como su petición llena este requisito y justifica la redirección de recursos públicos del distrito de su misión principal de educación a su petición personal. El distrito generalmente no da más de seis reducciones o exenciones al año al mismo solicitante.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un “registro público”?

Un “registro público” está definido ampliamente para incluir escrituras que contienen información relacionada al funcionamiento de negociaciones públicas, a mano, mecanografiadas, fotografiadas, electrónicas, o cualquier grabación de palabras, cartas, dibujos, sonidos, símbolos, o combinaciones de cualquiera de éstas. A pesar de esta amplia definición, no todos los registros públicos están disponibles para inspección según la ley de registros públicos. Muchas leyes estatales y federales ya sea le prohíben a ciertas entidades públicas divulgar ciertos registros, o le dan a las entidades públicas la discreción de no divulgar. Algunos registros, como las normas del distrito y la información a reuniones públicas, pueden ser buscadas y localizadas en línea. Otras deben localizarse a través de un departamento o una escuela específica para asegurarse de que registros públicos exentos no sean divulgados.

¿Quién puede solicitar un registro público?

Cualquier persona, ya sea que se esté representando a sí mismo o a una organización, tiene el derecho de petición y revisión de cualquier registro público de una entidad pública de Oregón si ese registro no está exento de divulgación.

¿Qué registros están exentos de divulgación?

Algunos registros públicos están exentos de divulgación, dependiendo de la naturaleza del registro. Las razones de exención varían pero son siempre impuestas por una ley estatal o federal, y están frecuentemente relacionadas con la protección de información personal de estudiantes, empleados, o otros individuos. Donde la ley lo permite, algunos registros públicos conteniendo ambos materiales exentos y no exentos pueden ser separados o redactados para hacer disponible el material no exento.

¿Qué cubre los costos?

La ley de Oregón le permite al distrito cobrar por hacer los registros públicos disponibles. Los costos son basados en la cantidad de tiempo que le tome al personal juntar y fotocopiar el material e incluir los costos de envío. El tiempo del personal incluye localizar, recoger, revisar, resumir, redactar, copilar, fotocopiar y monitorear (cuando se ha solicitado inspeccionar los registros en persona) los registros públicos.

¿Cuánto se va a tardar?

La mayoría de las peticiones pueden ser completadas en unos días, pero hay peticiones que pueden tomar varias semanas o en algunas circunstancias limitadas aún más. Si va a tardar más de 15 días laborales para completar su petición y proveer los registros, se lo notificaremos por escrito. Por favor note que los registros del distrito están altamente descentralizados, lo que puede añadir más tiempo al proceso de recoger los documentos si vienen de múltiples sitios.  

¿Qué puedo hacer si no estoy satisfecho con la respuesta?

Si usted encuentra que los registros que recibió no son lo que usted esperaba, la opción más simple es enviar otra petición. Algunas veces al cambiar las fechas o las palabras clave hacen la diferencia en encontrar lo que usted necesita. Si tiene preguntas o necesita clarificación en cualquier momento, puede llamar a nuestra oficina de registros públicos al (541)790-7634.

Si su petición fue denegada en parte o completamente, o si su petición para una reducción de costo fue denegada, usted puede pedir que sea revisada de nuevo bajo la ley ORS 192.407 a ORS 192.431.

Recursos:

Normas de la Junta de 4J sobre registros públicos
Formulario de petición de registro público de 4J
Ley de registros públicos de Oregón