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COVID-19 Case Response and Notification

Información en español

When a confirmed case of COVID-19 is identified among students or staff attending school on-site, the district works closely with Lane County Public Health officials to respond to the case, conduct contact tracing, determine and notify any persons who may have been exposed to COVID-19, and protect the health of our school staff and community.

Eugene School District 4J and all 4J schools are committed to a high standard of health and safety protocols, which greatly limit the likelihood of transmission between people at school. The district also is committed to proactive and transparent communication to staff and families

Contact Tracing, Isolation and Quarantine

Isolation

The district will exclude from schools and district sites all students, employees and others who are diagnosed with or suspected to have COVID-19, consistent with OAR 333-19-0010.

Generally, people who have COVID-19 should isolate for 10 days after their symptoms started (or if they have no symptoms, for 10 days after the first test date) and 24 hours after any fever has resolved without the use of fever-reducing medicine and other symptoms are improving. They are to follow all instructions from Lane County Public Health and the district’s liaison with public health. 

Close contact / exposure 

When a student or staff member is identified as having COVID-19, the district will coordinate with Lane County Public Health and conduct contact tracing for the time the person was at school or work, to identify any students, staff or others they were in close contact with. Only people who had close contact with the ill person are considered to have been exposed to COVID-19. People who did not have close contact with the ill person, including people who have been in close contact with a person who was in close contact with the ill person, are not considered to have been exposed to COVID-19.

In general settings CDC defines close contact and potential exposure as a person who has been near a person with COVID-19, within 6 feet for more than 15 cumulative minutes in a 24-hour period, starting from 2 days before the onset of illness. At this time the 6-foot distance is applied for identifying close contacts on school buses. Under CDC and OHA guidance, in a school setting, students are not considered to be close contacts of a person with COVID-19 if they were 3 feet or more apart and both students were consistently and correctly using well-fitting masks.

Text in infographic created by Oregon Department of Education reads: "Universal and correct use of face coverings keeps kids learning in-person, which we all agree is best for students. Face coverings mean more days in school for students. When students are at least three feet apart and everyone is wearing a face covering, students who are in close contact with someone with COVID-19 don’t need to quarantine unless they have symptoms. Without face coverings and at least three feet of distance, students in close contact to someone with COVID-19 will need to quarantine and miss school days. This could include all members of the stable small group (cohort). If no face coverings are worn and students do not distance, it becomes more difficult to track down close contacts. Exposure to a confirmed case can compound when students shift to new classrooms or visit other indoor spaces in the school, such as the library or gym. This could lead to quarantining of full grades or full school closure."

Quarantine

Text in infographic created by Oregon Department of Education shows general quarantine protocols, illustrating that a person who is unvaccinated and a close contact of a confirmed case of COVID-19 is considered to be exposed and should quarantine, but a person who is a close contact of a close contact of a COVID case is not considered to be exposed.Any unvaccinated person who has been in close contact with a person who has COVID-19 is directed by public health officials to quarantine at home for 14 days after the latest time of exposure.

Under current public health guidance, close contacts are not required to quarantine if they are fully vaccinated against COVID-19, or have had a case of COVID-19 diagnosed within the previous 90 days. Fully immunized close contacts should still monitor themselves for symptoms of COVID-19 during the 14 days after exposure, and if symptoms develop they should isolate and seek testing.

Extent of quarantine

4J schools’ high standard of safety protocols reduces the likelihood of transmission between people at school, and to date has prevented any significant school spread. Where consistently adhered to, the district’s safety protocols have helped keep to a minimum the number of close contacts a person diagnosed with COVID-19 has had at school, limiting the number of individuals who need to quarantine for two weeks due to exposure.

However, if a school cannot confirm that 6 feet of distancing was consistently maintained or 3 feet of distancing was maintained between students with consistent mask use in an indoor school setting, then all unvaccinated persons the confirmed case was in contact with will be considered potential close contacts and will need to be quarantined.

Students in cohorts that have had contact with a COVID case may need to stay home for a day or two while contact tracing is conducted. 

Parent and Staff Notification

The district is committed to proactive and transparent communication to staff and families, and provides three levels of notifications when a person who has been on-site at school or work is identified as having COVID-19. Our goal in sharing this information is to keep staff and families well informed, while meeting confidentiality requirements and honoring everyone’s right to privacy. The affected person will not be identified.  

Close contact notification

The district will conduct contact tracing for the time the person was at school or work and identify any students, staff or others they were in close contact with. All people identified as close contacts will be contacted directly, such as by personal phone call, notified of the exposure, and provided information about appropriate measures including recommended testing for close contacts and required quarantine for close contacts who are not fully vaccinated. In the case of minor students, the parent will be contacted.

Cohorts of students may need to stay home while contact tracing is conducted. Typically all close contacts are identified and notified within 1–2 days of first learning of the case. Certain circumstances such as complex contact tracing may take longer.

Cohort notification

The district will identify all staff and students who are in a school group or “cohort” with the affected person, and notify staff and parents that there has been a case identified in the cohort, normally within 1 day after contact tracing is completed. For elementary schools this may be a single classroom cohort; for middle and high schools, multiple course sections will be identified. Students may also be in a transportation cohort or athletic cohort.

Receiving a cohort notification does not mean that the student has been exposed to COVID-19; it is a courtesy notice for transparent communication to the school community. Only individuals identified as close contacts are considered to have been exposed to COVID-19 and directed to quarantine if unvaccinated. Once contact tracing has been completed, if a parent has not been directly contacted and informed their student was a close contact, the student is not considered to have been exposed and does not need to quarantine, stay home from school or sports, or take any other special measures.

Notification emails are sent out through the SchoolMessenger autodialer system, and parents will receive them if they have not opted out of receiving such messages.

Public information

COVID-19 cases identified in schools will be tracked in an online dashboard, publicly accessible on this website at www.4j.lane.edu/coronavirus/dashboard.

Other Protective Measures

The best ways to prevent the spread of COVID-19 include being vaccinated when eligible, wearing face masks, keeping physical distance from others, staying home when ill, and practicing other good health hygiene habits. Thank you for helping to protect your family and school community by following public health officials’ safety guidance.

For more detailed information about protective measures please refer to the district’s COVID-19 Communicable Disease Management Plan, available on this district website at www.4j.lane.edu/coronavirus/healthsafety.

Learn More

COVID-19 Communicable Disease Management Plan
COVID-19 Case Dashboard
COVID-19 News and Updates

COVID-19 Exclusion Summary Guidance for K–12 Schools
ODE Ready Schools, Safe Learners Resiliency Framework


Respuesta y notificación de un caso de COVID-19

Cuando se identifica un caso confirmado de COVID-19 entre los estudiantes o personal que asisten a una escuela específica, el distrito trabaja junto con los oficiales de Salud Pública del Condado de Lane para responder al caso, llevando a cabo un rastreo de contactos, para determinar y notificar a las personas que hayan podido estar expuestas a COVID-19, y proteger así la salud del personal de esa escuela y de la comunidad.

El Distrito Escolar de Eugene 4J y las escuelas de 4J schools están comprometidas a un alto estándar de salud y protocolos de seguridad, que limitan considerablemente la posibilidad de propagación del virus entre la gente en las escuelas. El distrito también está comprometido con una comunicación proactiva y transparente con el personal y las familias.

Rastreo de contactos, aislamiento y cuarentena

Aislamiento

El distrito excluirá de las escuelas y sitios del distrito a todos los estudiantes, empleados y otros que estén diagnosticados con o sospechosos de tener COVID-19, consistente con la OAR 333-19-0010.

Generalmente, la gente que tiene COVID-19 debe aislarse por 10 días después de que empiezan sus síntomas (o si no tiene síntomas, 10 días después de su diagnóstico) y 24 horas después de no tener fiebre sin tomar medicamentos para reducir la fiebre y sus síntomas están mejorando. Los aislados deben seguir todas las instrucciones de la Salud Pública del Condado de Lane y de la coordinadora del distrito para la salud pública.

Rastreo de contactos cercanos / exposición 

Cuando un estudiante o miembro del personal es identificado con COVID-19, el distrito coordina con la Salud Pública del Condado de Lane y dirige un rastreo de contactos por el tiempo que la persona estuvo en la escuela o trabajo, para identificar a cualquier estudiante, miembro del personal u otros con quienes tuvieron contacto cercano.  Sólo las personas que tuvieron contacto cercano con la persona enferma se consideran haber sido expuestos a COVID-19. La gente que no tuvo un contacto cercano con la persona enferma, incluyendo los que tuvieron contacto con los contactos cercanos de la persona enferma, no están considerados como expuestos a COVID-19.

En general, el CDC define al contacto cercano de exposición potencial como una persona que estuvo a menos de 6 pies de distancia por más de 15 minutos en un período de 24 horas, empezando 2 días antes del comienzo de la enfermedad. En este momento la distancia de 6 pies se aplica para identificar a los contactos cercanos en los autobuses escolares. Bajo las guías de CDC y OHA, dentro de la escuela, los estudiantes no se consideran contactos cercanos de una persona con COVID-19 si estuvieron a 3 pies o más de separación y ambos estudiantes tenían su mascarilla puesta correctamente y consistentemente.

Cuarentena

Cualquier persona no vacunada que ha estado en contacto cercano con una persona que tiene COVID-19 es dirigida por los oficiales de salud pública a hacer cuarentena por 14 días después de la última vez que fue expuesta.

Bajo la guía actual de salud pública, los contactos cercanos no requieren hacer cuarentena si están completamente vacunados en contra de COVID-19, o ya tuvieron un caso de COVID-19 diagnosticado en los últimos 90 días. Los contactos cercanos completamente vacunados deben de comprobar diariamente que no tengan síntomas durante los siguientes 14 días después de ser expuestos a una persona infectada con COVID-19, y si desarrollan síntomas deben aislarse y hacerse una prueba. 

Lapso de cuarentena

El alto estándar de protocolos de seguridad de las escuelas de 4J reduce la posibilidad de la propagación entre la gente en las escuelas, y hasta hoy ha prevenido cualquier contagio significativo. Donde se siguen consistentemente los protocolos de seguridad han ayudado a mantener al mínimo el número de individuos que necesitan ser puestos en cuarentena por dos semanas debido a una exposición.

Sin embargo, si una escuela no puede confirmar que se mantuvo consistentemente una distancia de 6 pies en el exterior o 3 pies de distancia en el interior entre estudiantes con la mascarilla puesta consistentemente, entonces todas las personas no vacunadas que tuvieron contacto con el caso confirmado de COVID serán consideradas potenciales contactos cercanos y tendrán que hacer cuarentena.

Los estudiantes, en las cohortes que tuvieron contacto cercano con un caso de COVID, deberán de quedarse en casa por un día o dos mientras se hace el rastreo de contactos.

Notificación a padres y personal del distrito

El distrito está comprometido a una comunicación proactiva y transparente con el personal y las familias, y provee tres niveles de notificaciones cuando una persona que ha estado en la escuela o trabajo es identificada como infectada con COVID-19. Nuestra meta al compartir esta información es mantener al personal y a las familias bien informados, mientras se respetan los requisitos de confidencialidad y el derecho de todos a la privacidad. La persona afectada no será identificada. 

Notificación a contactos cercanos

El distrito dirige el rastreo de contactos por el tiempo en que la persona estuvo en la escuela o trabajo e identifica a cualquier estudiante, miembro del personal u otros con quienes tuvo contacto. Toda la gente identificada como contacto cercano será contactada directamente, por medio de una llamada telefónica, notificada de la exposición y se le dará información sobre las medidas apropiadas que debe tomar, como hacerse una prueba de diagnóstico para contactos cercanos y hacer la cuarentena requerida para los contactos cercanos no vacunados. En el caso de menores, sus padres serán contactados.  

Las cohortes de estudiantes necesitan quedarse en casa mientras se hace el rastreo. Típicamente, todos los contactos cercanos se identifican entre 1 o 2 días y se notifican del caso encontrado. Ciertas circunstancias como un rastreo complejo de contactos puede tardar más en ser completado.

Notificación a la cohorte

El distrito identificará a todo el personal y estudiantes que están en una cohorte o grupo de escuela con la persona afectada, y notificará al personal y a los padres que se ha identificado un caso en la cohorte, normalmente dentro de 1 día después de que el rastreo haya sido completado. Para las escuelas primarias este puede ser una cohorte en un sólo salón de clase, pero para las secundarias y preparatorias, se identificarán múltiples secciones de cursos. Los estudiantes además pueden estar en cohortes de transporte o de equipos de atletismo.

El recibir una notificación de su cohorte no quiere decir que su estudiante haya sido expuesto a COVID-19; es sólo un anuncio de cortesía de comunicación transparente de la escuela a la comunidad. Sólo los individuos identificados como contactos cercanos son considerados como expuestos a COVID-19 y se les dirige a hacer una cuarentena si no están completamente vacunados. Una vez que el rastreo de contactos ha sido completado, si un padre no ha sido contactado directamente o informado es porque su hijo no es un contacto cercano, no ha sido expuesto y no necesita hacer cuarentena, ni quedarse en casa, ni perder clases o prácticas de atletismo, ni tomar ninguna otra medida. 

Se envían notificaciones por correo electrónico a través del sistema automatizado de mensajería: “SchoolMessenger”, y los padres las recibirán si no han optado por no recibirlas de esa manera.

Información pública

Los casos de COVID-19 identificados en las escuelas serán seguidos en un tablero en línea de número de casos comprobados, accesible públicamente en este sitio web: www.4j.lane.edu/coronavirus/dashboard.

Otras medidas protectoras

Las mejores maneras para prevenir la propagación del COVID-19 incluyen estar vacunados, cuando se es elegible, usar mascarillas, mantener la distancia física unos con otros, quedarse en casa cuando se está enfermo, y practicar otros buenos hábitos de higiene y salud. Gracias por ayudar a proteger a su familia y a la comunidad escolar siguiendo las guías seguras de los oficiales de salud pública.

Para información más detallada sobre las medidas preventivas por favor refiérase a el Plan de manejo de la enfermedad contagiosa de COVID-19 del distrito, disponible en el sitio web del distrito: www.4j.lane.edu/coronavirus/healthsafety.