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Board Meeting Summary: March 16, 2022

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March 16, 2022
School Board Work Session & Regular Meeting

On Wednesday, March 16, the school board held a work session and regular meeting. The sessions were open to the public via live video on Zoom, live audio stream, and radio broadcast on KRVM 1280-AM and 98.7-FM.

Work Session

Board members reviewed some of the district’s established sustainability practices and programs and discussed the board goal to identify and implement climate change initiatives.

Regular Meeting

Introductory Comments

Interim Superintendent Cydney Vandercar said the district will soon announce new principals for Awbrey Park, Camas Ridge and Charlemagne elementary schools for the 2022–23 school year, and shared information about the district’s upcoming kindergarten orientation sessions, and the end of the second trimester for middle and high school students. She talked about the impact of recent deaths among the 4J community and the care that staff have for students and families. (watch)

Board Chair Judy Newman addressed the sadness, anxiety and loss many 4J students and staff are feeling from the recent increase in youth suicide in Lane County as well as from the ongoing pandemic and Russia’s invasion of Ukraine. She implored community members to reach out and support one another during this difficult time. She also noted that March is National Women’s History Month. (watch)

Comments by Individual Board Members

Vice Chair Martina Shabram announced she will be resigning her Position 5 seat on the school board at the end of the month due to the increased responsibilities of her full-time job. (watch)

Items for Information (no board action is expected to be taken)

• Acknowledged the membership of the reconfigured equity committee (watch): The district has had a equity committee for many years to advise 4J in addressing equity issues in our schools. The committee is being restructured in response to a new state law to increase participation and provide a greater voice to underserved student groups. The restructured committee currently has 30 initially appointed members consisting of six parents, eight students, nine 4J staff members and seven other community members. (list)

Received update on district response to COVID–19 (watch): District staff reported that the transition to face coverings becoming optional starting that week had been going well among 4J students and staff. The district’s other strategies to prevent the spread of COVID-19 continue, including physical distancing, weekly testing and increased ventilation. District staff also provided an update on the continued restriction on field trips and allowance of essential volunteers to support health and safety and small group instruction in schools in light of the ongoing pandemic.

• Received an update on North region planning (watch): District staff provided an overview of planning to meet the educational needs of students in the North region. The board discussion focused on the long-term future location and programming of Kelly Middle School and Yujin Gakuen Japanese Immersion Elementary School, which are currently housed in the same building on Howard Avenue. One option that has been discussed is use of the original North Eugene High School building after its successor opens, but that option is now considered less viable due to the substantial cost to renovate the building to accommodate new programs.

Agenda adjustment: Due to the late hour, one agenda item was moved to a future meeting: a briefing on the second part of the annual update on the district’s key performance indicators.

Items for Action

• Approved items on the consent agenda (watch): The board authorized the district to proceed with annexing into the Eugene city limits a parcel of property it owns next to River Road/El Camino del Río Elementary School. The vote was unanimous.

• Approved superintendent selection process next steps and timeline (watch): The board discussed and unanimously approved the following process steps and timeline:

  • Alma Advisory Group, the board’s executive search consultant, will screen and talk with all applicants through the end of March.
  • Three small interview teams consisting of board members and representatives of 4J’s three employee groups will meet virtually with candidates for the position in early to mid-April. The small teams will each interview a third of the candidates, and may review videos of the other candidates’ interviews.
  • The board will select finalists at the end of April.
  • Finalist candidates will be interviewed not only by the board but by several panels made up of various stakeholders, including 4J employees, students, parents and community members, who will share feedback to the board to consider. Community members may nominate themselves or others to participate in interview panels, and/or submit questions for the interviews.

• Approved a new three-year labor agreement with the Eugene Education Association (watch): The board unanimously approved the new contract with the union that represents 4J’s teachers and licensed specialists through the 2023–24 school year.

Important provisions of the new collective bargaining agreement include:

• Salary increases (COLA) of 4% each year, in addition to step increases for experience
• Increase in district’s health insurance contribution by $30 per employee per month, to $1,320 per month in the third year
• Additional paid time off, with one additional personal leave day (for a total of three per year) for licensed staff members
• Compensation for extra duties including language immersion, career technical education, special education meetings, affinity group coordinators and outdoor school

Approved compensation adjustments for managers, administrators, professionals and supervisors (watch): The board approved salary and insurance increases equivalent to those in the newly finalized contract with EEA for the MAPS employee group and senior staff. The district traditionally has provided compensation increases matching those provided to teachers for the district’s managers, administrators, professionals, supervisors and senior staff.

Two board members opposed this proposal and discussion ensued about proposals to deny compensation increases for staff earning more than a certain salary level or to delay the vote until 4J undertakes and completes negotiations for a new labor contract with the union representing its classified employees. The board voted to approve the compensation adjustments on a 4-3 vote, with board members Gordon Lafer, Laural O’Rourke and Maya Rabasa voting no.

The changes apply a cost of living increase and district health insurance contribution the same as for teachers and licensed specialists. Other provisions such as the additional paid time off do not apply to MAPS.

Public Input

The board heard live public comment virtually via Zoom (watch). Nine people spoke about youth suicide prevention, the SafeOregon school safety tip line, 4J’s music programs, standardized testing, and initiatives to reduce transportation-related carbon emissions. To request to provide public comment to the school board, community members may complete an online request form by the Monday before the next regular board meeting. Community members also may send comments via email to board@4j.lane.edu.

NOTE:  This is a quick summary of the topics and actions at a meeting of the school board. This document is NOT the official minutes of the school board. Official minutes are posted after they are drafted, reviewed and approved by the board. Audio recordings of meetings are typically posted within two days after the meeting. 

School Board Meeting Schedule & Information

Resumen de la reunión de la junta del 16 de marzo de 2022

Sesión de trabajo de la junta escolar y reunión regular

El miércoles 16 de marzo, la junta escolar celebró una sesión de trabajo y una reunión regular. Las sesiones estuvieron abiertas al público a través de Zoom, por transmisión de audio en línea y en vivo por radio en las estaciones KRVM 1280-AM y 98.7-FM.

Sesión de trabajo

Los miembros de la junta revisaron algunas de las prácticas y programas de sustentabilidad establecidos por el distrito y discutieron la meta de la junta de identificar e implementar iniciativas de cambio climático.

Reunión regular

Comentarios introductorios

La superintendente interina Cydney Vandercar dijo que el distrito pronto anunciará nuevos directores para las escuelas primarias Awbrey Park, Camas Ridge y Charlemagne para el año escolar 2022–23, y compartió información sobre las próximas sesiones de orientación para el kindergarten y el final del segundo trimestre para estudiantes de secundaria y preparatoria. Habló sobre el impacto de las muertes recientes entre la comunidad de 4J y el cuidado que el personal ofrece a los estudiantes y a las familias. (ver)

La presidenta de la junta, Judy Newman, abordó la tristeza, la ansiedad y la pérdida que muchos estudiantes y personal de 4J sienten por el reciente aumento en el suicidio juvenil en el condado de Lane, así como por la pandemia en curso y la invasión rusa de Ucrania. Ella imploró a los miembros de la comunidad que se acercaran y se apoyaran mutuamente durante este momento difícil. También señaló que marzo es el Mes Nacional de la Historia de la Mujer. (ver)

Comentarios de los miembros individuales de la junta

La vicepresidenta Martina Shabram anunció que renunciará a su puesto # 5 en la junta escolar a finales de mes debido a las mayores responsabilidades de su trabajo de tiempo completo. (ver)

Puntos de información (no se espera que se tome ninguna acción de la junta)

  • Se reconoció la membresía del comité de equidad reconfigurado (ver): El distrito ha tenido un comité de equidad durante muchos años para asesorar a 4J sobre cómo abordar los problemas de equidad en nuestras escuelas. El comité se está reestructurando en respuesta a una nueva ley estatal para aumentar la participación y brindar una mayor voz a los grupos de estudiantes desatendidos. El comité reestructurado actualmente tiene 30 miembros designados inicialmente que consisten en seis padres, ocho estudiantes, nueve miembros del personal de 4J y otros siete miembros de la comunidad. (lista)
  • Se recibió una actualización sobre la respuesta del distrito a COVID-19 (ver): El personal del distrito informó que la transición para que las cubiertas faciales opcionales a partir de esa semana había ido bien entre los estudiantes y el personal de 4J. Las otras estrategias del distrito para prevenir la propagación de COVID-19 continúan, incluido el distanciamiento físico, las pruebas semanales y una mayor ventilación. El personal del distrito también proporcionó una actualización sobre la restricción continua de las excursiones y la asignación de voluntarios esenciales para apoyar la salud y la seguridad y la instrucción en grupos pequeños en las escuelas a la luz de la pandemia en curso.
  • Se recibió una actualización sobre la planificación de la región norte (ver): El personal del distrito proporcionó una descripción general de la planificación para satisfacer las necesidades educativas de los estudiantes de la región norte. La discusión de la junta se centró en la ubicación futura a largo plazo y la programación de la Escuela Intermedia Kelly y la Escuela Primaria de Inmersión Japonesa Yujin Gakuen, que actualmente se encuentran en el mismo edificio en Howard Avenue. Una opción que se ha discutido es el uso del edificio original de North Eugene High School después de que abra su sucesor, pero esa opción ahora se considera menos viable debido al costo sustancial de renovar el edificio para acomodar nuevos programas.
  • Ajuste de la agenda: Debido a la alta hora, un elemento de la agenda se dejó para la futura reunión: una sesión informativa sobre la segunda parte de la actualización anual sobre los indicadores clave de desempeño del distrito.

Puntos de acción

  • Puntos aprobados en la agenda de consenso (reloj): La junta autorizó al distrito a proceder con la anexión a los límites de la ciudad de Eugene de una parcela de propiedad que posee junto a la escuela primaria River Road/El Camino del Río. La votación fue unánime.
  • Se aprobaron los pasos siguientes pasos y la línea de tiempo del proceso de selección de superintendente (ver): La junta discutió y aprobó por unanimidad los siguientes pasos y el cronograma del proceso:
  • Alma Advisory Group, el consultor de búsqueda de ejecutivos de la junta, evaluará y hablará con todos los solicitantes a través de marzo.
  • Tres pequeños equipos de entrevistas formados por miembros de la junta y representantes de los tres grupos de empleados de 4J se reunirán virtualmente con los candidatos para el puesto entre principios y mediados de abril. Los equipos pequeños entrevistarán cada uno a un tercio de los candidatos y podrán revisar los videos de las entrevistas de los otros candidatos.
  • La junta seleccionará a los finalistas a finales de abril.
  • Los candidatos finalistas serán entrevistados no solo por la junta, sino también por varios paneles formados según los intereses por empleados de 4J, estudiantes, padres y miembros de la comunidad, quienes luego compartirán sus comentarios con la junta para que los consideren. Los miembros de la comunidad pueden nominarse a sí mismos o a otros para participar en los paneles de entrevistas y/o enviar preguntas para las entrevistas.
  • Se aprobó un nuevo acuerdo laboral de tres años con Eugene Education Association (ver): La junta aprobó por unanimidad el nuevo contrato con el sindicato que representa a los maestros y especialistas autorizados de 4J hasta el año escolar 2023–24.

Las disposiciones importantes del nuevo acuerdo de negociación colectiva incluyen:

  • Aumentos de salario (COLA) del 4 % cada año, además de aumentos escalonados por experiencia
  • Aumento en la contribución del seguro médico del distrito en $30 por empleado por mes, a $1,320 por mes en el tercer año
  • Tiempo libre remunerado adicional, con un día adicional de licencia personal (para un total de tres por año) para los miembros del personal con licencia
  • Compensación por tareas adicionales que incluyen inmersión lingüística, educación técnica profesional, reuniones de educación especial, coordinadores de grupos de afinidad y escuela al aire libre
  • Ajustes de compensación aprobados para gerentes, administradores, profesionales y supervisores (reloj): La junta aprobó aumentos de salarios y seguros equivalentes a los del contrato recientemente finalizado con EEA para el grupo de empleados y personal senior de MAPS. Tradicionalmente, el distrito ha proporcionado aumentos de compensación equivalentes a los proporcionados a los maestros para los gerentes, administradores, profesionales, supervisores y personal superior del distrito.

Dos miembros de la junta se opusieron a esta propuesta y se produjo una discusión sobre propuestas para negar aumentos de compensación para el personal que gana más de un cierto nivel salarial o retrasar la votación hasta que 4J emprenda y complete las negociaciones para un nuevo contrato laboral con el sindicato que representa a sus empleados clasificados. La junta votó para aprobar los ajustes de compensación en una votación de 4-3, con los miembros de la junta Gordon Lafer, Laural O’Rourke y Maya Rabasa votando en contra.

Los cambios aplican un aumento del costo de vida y la contribución del seguro de salud del distrito al igual que para los maestros y especialistas con licencia. Otras disposiciones, como el tiempo libre pagado adicional, no se aplican a MAPS.

Aporte público

La junta escuchó comentarios públicos en vivo virtualmente a través de Zoom (ver). Nueve personas hablaron sobre la prevención del suicidio juvenil, la línea de consejos de seguridad escolar de SafeOregon, los programas de música de 4J, las pruebas estandarizadas y las iniciativas para reducir las emisiones de carbono relacionadas con el transporte. Para solicitar proporcionar comentarios públicos a la junta escolar, los miembros de la comunidad pueden completar un formulario de solicitud en línea antes del lunes anterior a la próxima reunión regular de la junta. Los miembros de la comunidad también pueden enviar comentarios por correo electrónico a board@4j.lane.edu.

Agenda y materiales

Sesión de trabajo del 16 de marzo y materiales de la reunión de la juntaAudio de la sesión de trabajo del 16 de marzo
Video de la sesión de trabajo del 16 de marzo

Audio de la reunión de la junta del 16 de marzo
Video de la reunión de la junta del 16 de marzo

NOTA: Este es un breve resumen de los temas y acciones de una reunión de la junta escolar. Este documento NO es el acta oficial de la junta escolar. Las actas oficiales se publican después de que son redactadas, revisadas y aprobadas por la junta. Las grabaciones de audio de las reuniones generalmente se publican dentro de los dos días posteriores a la reunión. 

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