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Board Meeting Summary: December 15, 2021

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December 15, 2021
School Board Work Session and Regular Meeting

On Wednesday, Dec. 15, the school board held a work session and regular meeting. The sessions were open to the public via live video on Zoom, live audio stream, and radio broadcast on KRVM 1280-AM and 98.7-FM.

Work Session

Board members discussed the process and timeline for recruiting and hiring a permanent superintendent, including providing opportunities for students, staff and community members to offer their feedback.

The district, with assistance from consultant Alma Advisory Group, will hold three in-person community forums to gather input on the strengths and qualities to look for in the district’s next leader. The in-person forums are scheduled for Tuesday, Jan. 18, from 7–8:30 p.m.; Thursday, Jan. 20, 5–6:30 p.m.; and Saturday, Jan. 22, from 1–2:30 p.m. There will be at least two virtual community forums on Zoom, scheduled on Thursday, Jan. 13, from 5–6:30 p.m., and on Tuesday, Jan. 25, from 7–8:30 p.m. There will be separate sessions for students and representatives of 4J’s three employee groups.

The position will officially open and be nationally advertised by Alma beginning on Friday, Dec. 17. The board then must formally adopt a document outlining the qualifications and characteristics they’re looking for in the permanent superintendent. The board plans to narrow the candidate pool to semi-finalists in February and to at least three finalists in March. A final hiring decision is expected in April.

Board members reviewed the process and timeline during the work session and approved it during the regular meeting following the work session.

Regular Meeting

Introductory Comments

Interim Superintendent Cydney Vandercar reported on changes to COVID-19 protocols based on shifts in statewide guidance, including the launch of a “test to stay” program, making mask wearing optional for students when they are outdoors (they must continue to wear masks while inside school buildings), and a reduction in the amount of time students must quarantine if they come in close contact with an individual who tested positive for the virus.

The superintendent said the middle school track program for 2022 was under consideration. There was a possibility 4J may not have a middle school track season this spring due to shortages of bus drivers and a lack of volunteers to provide adult supervision, although no final decision has been made. District leaders will continue the discussion after winter break.

The superintendent talked in length about 4J’s response to concerning social media posts directed at BIPOC students and groups in recent weeks. Eugene police are investigating. The superintendent said she’s met with students, staff and community members to listen to their concerns, and their message to her was clear: They want a swift and definitive response to stop the behavior.

She said the district is drafting a policy explicitly addressing racial harassment, which would be shared with the board for its consideration at its January 12 meeting. The district is developing a webinar for students and staff to be shown during advisory at each 4J secondary school that provides advice on what to do if they witness or experience harassment. A video is also being developed for parents to provide information about how 4J responds to threats. The district also is developing a checklist to help administrators work through the district’s procedure for addressing bias incidents, hate symbols and hate crimes.

The superintendent also read her message to parents sent out earlier this week that condemned the social media posts as well as racism and bigoted and threatening speech and offered support for students and staff. She expressed appreciation for everyone who has voiced support for 4J students and staff.

Board Chair Judy Newman also condemned the racial harassment of students, saying the behavior undermines students’ sense of safety and belonging and that bigotry and racism are unacceptable and won’t be tolerated in 4J schools. She reiterated that the district would take all necessary steps to protect the safety of students and staff. Ms. Newman praised the response of the superintendent and district staff, and said the supports provided to students and staff would be available for as long as needed.

She also talked about her meetings with high school students about safe, trauma-informed schools, and with parents and neighbors around Chávez Elementary School, where a temporary camp has been located nearby, about their concerns over discarded needles, feces and urine, vandalism and hostile behavior on the walking and biking routes to the school and on the school grounds. Newman called the reports alarming and an unacceptable situation for 4J’s elementary students. She said the district and its partners are working on strategies to address the unsafe situation.

Items for Information (no board action is expected to be taken)

• Discussed increasing student representation during future board meetings: 4J is committed to providing equitable opportunities for all students to participate and have their voices heard on decisions impacting their education. Each year, the six high school representatives — from Churchill, North Eugene, Sheldon, South Eugene, ECCO and Eugene IHS — attend regular board meetings to report on happenings at their school. The board is considering ways to provide more meaningful opportunities for high school representatives and their schools’ affinity groups to provide input to board members.

In the interim, the student board representatives selected to serve this year will start attending board meetings in January. At each board meeting, the representative will share their report as usual, but the board will encourage them to raise issues of importance to them and their peers and seek their feedback on issues and ideas as they arise during meetings. Each board member will serve as a mentor for a student board representative.

In January or February, a group of three board members will bring back a proposal for consideration by the full board on how to elevate student voice and include affinity group representation at future board meetings.

Items for Action

• Approved items on the consent agenda: The board authorized enrolling out-of-district students during the 2022–23 school year; approved renewal of the district’s contract with Ridgeline Montessori Public Charter School; authorized grant matching funds for a 4J restorative practices program; and approved the official minutes for the November 17 and December 1 regular board meetings. The vote was unanimous.

Approved the permanent superintendent selection plan and timeline: The board approved the timeline and community engagement process for the recruitment and selection of the permanent superintendent as outlined in the proposal discussed during the work session preceding the regular meeting. The board also approved the formation of a subgroup of three board members to plan and coordinate the details and logistics of the selection process. Both votes were unanimous.

• Approved revisions to board policies: The board unanimously approved revisions to board policies to reflect changes in the law and state regulations to and make updates consistent with best practices:

– GBNAB and JHFE – Suspected Abuse of a Child Reporting Requirements
– GBNAA and JHFF – Suspected Sexual Conduct with Students and Reporting Requirements
– IGBHA – Alternative Education Programs
– IGDJ – Interscholastic Activities

• Approved a resolution authorizing community benefits contracts: The school board approved a resolution authorizing on a trial basis the use of community benefits contracts on a portion of the project to construct a new Camas Ridge Elementary School building. The resolution designates certain subcontracts of the Camas Ridge project as community benefits contracts, including subcontracts in the following trades: framing, drywall, ceiling systems, plumbing, mechanical (HVAC), fire sprinklers, electrical, glasswork and roofing. The community benefits contracts require the subcontractors to provide employer-paid full family health insurance coverage; establish and implement a plan to promote opportunities for minority individuals, women, and disabled veterans; and pay a prevailing wage, among other conditions. The superintendent will develop a prequalification process in which a prospective bidder may prequalify for a community benefit subcontract. The superintendent will able to bid the work again without the requirements of the terms of the community benefits contracts if there is an insufficient number of bidders on the subcontracts or the bids would cause significant expense or delay.

The board approved the resolution. after including glaziers and roofers as subcontractors subject to the community benefits contracts. The board approved adding roofers on a 4-3 vote, with board members Martina Shabram, Gordon Lafer, Laural O’Rourke and Maya Rabasa voting yes, and Alicia Hays, Judy Newman and Mary Walston voting no. The board approved adding glaziers on a 6–1 vote, with board member Mary Walston voting no. The amended resolution passed on a 6–1 vote, with board member Mary Walston voting no.

Items for Future Action (board action is expected at a later meeting)

Considered contract renewal with Twin Rivers Charter School: The school board initially approved a contract with the new charter school in 2016, and later approved a short-term renewal. The current contract expires in June. The charter school has requested renewal for five years. The superintendent recommends the renewal, contingent on a successful negotiation of a contract. The contract would stipulate that Twin Rivers will have an annual review that evaluates student performance, curriculum and assessment and enrollment, among other areas.

Considered the process for the superintendent’s annual job performance review: The board briefly talked about the process to review the annual job performance evaluation of Interim Superintendent Cydney Vandercar.

Reviewed board member speaking times and purpose for board member reports: To shorten meetings, the board discussed limiting board members’ speaking times when making reports or commenting on agenda items during meetings. Board members agreed they’d try to keep to a time limit of three minutes with the understanding there would be flexibility to speak longer, if needed.

Due to the late hour, the following agenda item was postponed: Discussion of board working agreements.

Public Input

The board heard live public comment virtually via Zoom. Seven people spoke about the Twin Rivers Charter School contract renewal, concerns about racial harassment targeting 4J students, middle school track and field, and COVID-19 vaccinations and testing. To request to speak to the school board, community members may complete an online request form by the Monday before the next regular board meeting. Community members also may send comments via email to board@4j.lane.edu.

Agenda and Materials

December 15 regular meeting materials

December 15 work session audio recording
December 15 work session video recording

December 15 regular meeting audio recording
December 15 regular meeting video recording


NOTE:  This is a quick summary of the topics and actions at a meeting of the school board. This document is NOT the official minutes of the school board. Official minutes are posted after they are drafted, reviewed and approved by the board. Audio recordings of meetings are typically posted within two days after the meeting. 

School Board Meeting Schedule & Information

Resumen de la reunión de la Junta del 15 de diciembre de 2021

Sesión de trabajo y reunión regular de la Junta Escolar

El miércoles 15 de diciembre, la junta escolar celebró una sesión de trabajo y una reunión ordinaria. Las sesiones estuvieron abiertas al público a través de Zoom, transmisión de audio en línea y transmisión de radio en vivo en las KRVM 1280-AM y 98.7-FM.

Sesión de trabajo

Los miembros de la junta discutieron el proceso y la línea de tiempo para reclutar y contratar a un superintendente permanente, lo que incluye brindar oportunidades para que los estudiantes, el personal y los miembros de la comunidad ofrezcan sus comentarios.

El distrito, con la asistencia del consultor Alma Advisory Group, llevará a cabo tres foros comunitarios en persona para recopilar información sobre las fortalezas y cualidades que se deben buscar en el próximo líder del distrito. Los foros presenciales están programados para el martes 18 de enero de 7 a 8:30 p. m.; jueves, 20 de enero, de 5 a 6:30 p. m.; y el sábado 22 de enero, de 1 a 2:30 p. m. Habrá al menos dos foros comunitarios virtuales por Zoom, programados para el jueves 13 de enero, de 5 a 6:30 p. de 7 a 8:30 pm Habrá sesiones separadas para estudiantes y representantes de los tres grupos de empleados de 4J.

El puesto se abrirá oficialmente y Alma lo anunciará a nivel nacional a partir del viernes 17 de diciembre. Luego, la junta debe adoptar formalmente un documento que describa las calificaciones y características que buscan en el superintendente permanente. La junta planea reducir el grupo de candidatos a semifinalistas en febrero y al menos a tres finalistas en marzo. Se espera una decisión final de contratación en abril.

Los miembros de la junta revisaron el proceso y la línea de tiempo durante la sesión de trabajo y lo aprobaron durante la reunión ordinaria posterior a la sesión de trabajo.

Reunión regular

Comentarios introductorios

La superintendente interina Cydney Vandercar informó sobre los cambios en los protocolos de COVID-19 basados ​​en cambios en la guía estatal, incluyendo el lanzamiento de un programa de “prueba para quedarse”, que hace que el uso de mascarillas sea opcional para los estudiantes cuando están al aire libre (deben continuar usando mascarillas mientras estén dentro de los edificios escolares), y una reducción en la cantidad de tiempo que los estudiantes deben estar en cuarentena si entran en contacto cercano con una persona que salió positivo con el virus.

La superintendente dijo que se estaba considerando el programa de campo y pista de las escuelas secundarias para 2022. Existe la posibilidad de que el 4J no tenga una temporada de atletismo en la escuela secundaria esta primavera debido a la escasez de choferes de autobuses y la falta de voluntarios para brindar supervisión de adultos, aunque no se ha tomado una decisión final. Los líderes del distrito continuarán la discusión después de las vacaciones de invierno.

La superintendente habló extensamente sobre la respuesta de 4J a las publicaciones preocupantes en las redes sociales dirigidas a los estudiantes y grupos de BIPOC en las últimas semanas. La policía de Eugene está investigando. La superintendente dijo que se reunió con estudiantes, personal y miembros de la comunidad para escuchar sus preocupaciones, y que el mensaje que le dieron fue claro: quieren una respuesta rápida y definitiva para detener el comportamiento.

Ella dijo que el distrito está redactando una política que aborda explícitamente el acoso racial, que se compartirá con la junta para su consideración en su reunión del 12 de enero. El distrito está desarrollando un seminario web para los estudiantes y el personal que se mostrará durante el asesoramiento en cada escuela secundaria 4J que brinda consejos sobre qué hacer si presencian o experimentan acoso. También se está desarrollando un video para que los padres brinden información sobre cómo 4J responde a las amenazas. El distrito también está desarrollando una lista de verificación para ayudar a los administradores a trabajar en el procedimiento del distrito para abordar incidentes de prejuicios, símbolos de odio y crímenes de odio.

La superintendente también leyó su mensaje a los padres enviado a principios de esta semana que condenaba las publicaciones en las redes sociales, así como el racismo y el discurso intolerante y amenazante, y ofreció apoyo a los estudiantes y al personal. Expresó su aprecio por todos los que han expresado su apoyo a los estudiantes y al personal de 4J.

La presidenta de la junta, Judy Newman, también condenó el acoso racial de los estudiantes y dijo que el comportamiento socava el sentido de seguridad y pertenencia de los estudiantes y que la intolerancia y el racismo son inaceptables y no se tolerarán en las escuelas 4J. Reiteró que el distrito tomará todas las medidas necesarias para proteger la seguridad de los estudiantes y el personal. La Sra. Newman elogió la respuesta del superintendente y el personal del distrito, y dijo que los apoyos brindados a los estudiantes y al personal estarán disponibles durante el tiempo que sea necesario.

También habló sobre sus reuniones con estudiantes de secundaria sobre escuelas seguras e informadas sobre trauma, y ​​con padres y vecinos alrededor de la Escuela Primaria Chávez, donde se ha ubicado un campamento temporal cerca, sobre sus preocupaciones sobre agujas desechadas, heces y orina, vandalismo y comportamiento hostil en las rutas para caminar y andar en bicicleta hacia la escuela y en los terrenos de la escuela. Newman calificó los informes como una situación alarmante e inaceptable para los estudiantes de primaria de 4J. Ella dijo que el distrito y sus socios están trabajando en estrategias para abordar la insegura situación.

Puntos de información (no se espera que se tomen medidas de la junta)

  • Se discutió el aumento de la representación estudiantil durante futuras reuniones de la junta: 4J se compromete a brindar oportunidades equitativas para que todos los estudiantes participen y se escuchen sus voces en las decisiones que afectan su educación. Cada año, los seis representantes de las escuelas secundarias, de Churchill, North Eugene, Sheldon, South Eugene, ECCO y Eugene IHS, asisten a las reuniones regulares de la junta para informar sobre los acontecimientos en su escuela. La junta está considerando formas de brindar oportunidades más significativas para que los representantes de las escuelas secundarias y los grupos de afinidad de sus escuelas proporcionen información a los miembros de la junta.

Mientras tanto, los representantes de la junta estudiantil seleccionados para servir este año comenzarán a asistir a las reuniones de la junta en enero. En cada reunión de la junta, el representante compartirá su informe como de costumbre, pero la junta los alentará a plantear temas de importancia para ellos y sus compañeros y buscar su opinión sobre los problemas e ideas a medida que surjan durante las reuniones. Cada miembro de la junta servirá como mentor para un representante estudiantil de la junta.

En enero o febrero, un grupo de tres miembros de la junta presentará una propuesta para la consideración de la junta completa sobre cómo elevar la voz de los estudiantes e incluir la representación de grupos afines en futuras reuniones de la junta.

Puntos de acción

  • Puntos aprobados en la agenda de consenso: La junta autorizó la inscripción de estudiantes fuera del distrito durante el año escolar 2022–23; aprobó la renovación del contrato del distrito con Ridgeline Montessori Public Charter School; fondos autorizados de contrapartida de subvenciones para un programa de prácticas restaurativas de 4J; y aprobó las actas oficiales de las reuniones regulares de la junta del 17 de noviembre y el 1 de diciembre. La votación fue unánime.
  • Se aprobó el plan de selección del superintendente permanente y su línea de tiempo: La junta aprobó la línea de tiempo y el proceso de participación comunitaria para el reclutamiento y la selección del superintendente permanente como se describe en la propuesta discutida durante la sesión de trabajo anterior a la reunión regular. La junta también aprobó la formación de un subgrupo de tres miembros de la junta para planificar y coordinar los detalles y la logística del proceso de selección. Ambos votos fueron unánimes.
  • Revisiones aprobadas a las políticas de la junta: La junta aprobó por unanimidad las revisiones a las políticas de la junta para reflejar los cambios en la ley y las reglamentaciones estatales y hacer actualizaciones consistentes con las mejores prácticas:

– GBNAB y JHFE – Requisitos para denunciar sospechas de abuso de un niño
– GBNAA y JHFF – Sospecha de Conducta Sexual con Estudiantes y Requisitos de Reporte
– IGBHA – Programas de Educación Alternativa
– IGDJ – Actividades Interescolares

  • Se aprobó una resolución que autoriza contratos de beneficios comunitarios: La junta escolar aprobó una resolución que autoriza a modo de prueba el uso de contratos de beneficios comunitarios en una parte del proyecto para construir un nuevo edificio de la Escuela Primaria Camas Ridge. La resolución designa ciertos subcontratos del proyecto Camas Ridge como contratos de beneficios comunitarios, incluidos los subcontratos en los siguientes oficios: estructura, paneles de yeso, sistemas de techo, plomería, mecánica (HVAC), rociadores contra incendios, electricidad, cristalería y techado. Los contratos de beneficios comunitarios exigen que los subcontratistas brinden cobertura de seguro de salud familiar completa pagada por el empleador; establecer e implementar un plan para promover oportunidades para personas de minorías, mujeres y veteranos discapacitados; y pagar un salario prevaleciente, entre otras condiciones. El superintendente desarrollará un proceso de precalificación en el que un posible postor puede precalificar para un subcontrato de beneficio comunitario. El superintendente podrá volver a licitar el trabajo sin los requisitos de los términos de los contratos de beneficios comunitarios si hay un número insuficiente de postores en los subcontratos o si las ofertas causan un gasto o retraso significativo.

La junta aprobó la resolución después de incluir a los vidrieros y techadores como subcontratistas sujetos a los contratos de beneficios para la comunidad. La junta aprobó agregar techadores en una votación de 4-3, con los miembros de la junta: Martina Shabram, Gordon Lafer, Laural O’Rourke y Maya Rabasa votando a favor, y Alicia Hays, Judy Newman y Mary Walston votando en contra. La junta aprobó agregar vidrieros con una votación de 6 a 1, y la miembro de la junta Mary Walston votó en contra. La resolución enmendada se aprobó con una votación de 6 a 1, y la miembro de la junta Mary Walston votó en contra.

Puntos para acción futura (se espera acción de la junta en una reunión posterior)

  • Consideración de renovación del contrato con Twin Rivers Charter School: La junta escolar aprobó inicialmente un contrato con la nueva escuela charter en el 2016 y luego aprobó una renovación a corto plazo. El contrato actual vence en junio. La escuela chárter ha solicitado la renovación por cinco años. El superintendente recomienda la renovación, sujeto a una negociación exitosa de un contrato. El contrato estipularía que Twin Rivers tenga una revisión anual que evalúe el desempeño de los estudiantes, el currículo y la evaluación e inscripción, entre otras áreas.
  • Se consideró el proceso para la revisión anual del desempeño laboral del superintendente: La junta habló brevemente sobre el proceso para revisar la evaluación anual del desempeño laboral de la superintendente interina Cydney Vandercar.
  • Se revisaron los tiempos del uso de la palabra de los miembros de la junta y el propósito de los informes de los miembros de la junta: para acortar las reuniones, la junta discutió la limitación de los tiempos de uso de la palabra de los miembros de la junta al hacer informes o comentar sobre los puntos de la agenda durante las reuniones. Los miembros de la junta acordaron que tratarían de mantener un límite de tiempo de tres minutos con el entendimiento de que habría flexibilidad para hablar más, si fuese necesario.

Debido a lo avanzado de la hora, se pospuso el siguiente punto de la agenda: Discusión de los acuerdos de trabajo de la junta.

Aporte público

La junta escuchó comentarios públicos en vivo virtualmente a través de Zoom. Siete personas hablaron sobre la renovación del contrato de Twin Rivers Charter School, las preocupaciones sobre el acoso racial dirigido a los estudiantes de 4J, el atletismo de las escuelas secundarias y las vacunas y pruebas de COVID-19. Para solicitar hablar con la junta escolar, los miembros de la comunidad pueden completar un formulario de solicitud en línea antes del lunes anterior a la próxima reunión ordinaria de la junta. Los miembros de la comunidad también pueden enviar comentarios por correo electrónico a board@4j.lane.edu.

Agenda y materiales

Materiales de la reunión regular del 15 de diciembre

Grabación de audio de la sesión de trabajo del 15 de diciembre
Video de la sesión de trabajo del 15 de diciembre

Grabación de audio de la reunión regular del 15 de diciembre
Video de la reunión regular del 15 de diciembre

NOTA: Este es un breve resumen de los temas y acciones de una reunión de la junta escolar. Este documento NO es el acta oficial de la junta escolar. Las actas oficiales se publican después de que son redactadas, revisadas y aprobadas por la junta. Las grabaciones de audio de las reuniones generalmente se publican dentro de los dos días posteriores a la reunión. 

Calendario e información de las reuniones de la junta escolar

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