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Board Meeting Summary: October 20, 2021

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October 20, 2021
School Board Work Session and Regular Meeting

On Wednesday, Oct. 20, the school board held a work session and regular meeting. Community members attended the meeting in person, and the session also was open to the public via live video on Zoom, live audio stream, and radio broadcast on KRVM 1280-AM and 98.7-FM.

Work Session

The board held a work session to hear from candidates who applied to fill three vacancies on 4J’s budget committee this fall. The budget committee is made up of the seven school board members and an equal number of community representatives appointed by the board. The budget committee meets a few times each school year to review the annual proposed budget submitted by the superintendent, hear community input, and approve the spending plan to recommend adoption by the school board. 

Each applicant was provided up to three minutes to provide a personal statement during the work session. 11 of the 15 candidates attended and gave a statement to the board. The candidates also had provided responses to three supplemental questions in writing, video or audio recording. The board will select candidates to appoint in its November 3 meeting.

Regular Meeting

Introductory Comments

Interim Superintendent Cydney Vandercar thanked board members for revising the school calendar to make Oct. 18 a no-school day. She also expressed appreciation to students and families for adjusting their schedules. The no-school day was still a staff work day and provided employees critically needed planning time, she said.

Superintendent Vandercar noted that 96.4% of district staff are fully vaccinated against COVID-19, and 4J will continue to work into November on adjudicating about 100 requests for exemptions based on medical or religious grounds that employees filed.

She said 4J senior staff will return to presenting at board meetings in November. She had directed that cabinet members and directors not attend the meetings on a temporary basis.

Superintendent Vandercar discussed how the bus driver shortage has forced 4J to cancel and consolidate some school bus routes. The district is offering stipends to families impacted by the temporary suspension of the routes.

She said federal regulators are considering the use of the Pfizer-BioNTech COVID-19 vaccine for children ages 5–11 under an emergency authorization. She said 4J is communicating with providers about setting up vaccine clinics for students in grades K–6, possibly as early as next month. She said the district is not mandating COVID-19 vaccinations for students and doesn’t foresee that happening for any grade level this year.

The superintendent also discussed use of canopies for outdoor lunches at schools, the district’s upgraded COVID-19 case dashboard, hiring to fill numerous vacancies, and the upcoming Oct. 28 talk by Ruby Bridges, the first African-American child to desegregate an all-white Louisiana elementary school in New Orleans in 1960.

Board Chair Judy Newman expressed gratitude that 4J schools remain open and the vast majority of students are continuing to learn each school day. She expressed appreciation for 4J staff and families who are working long hours and dealing with challenging circumstances to educate and support students during the ongoing pandemic.

Chair Newman also spoke at length about the superintendent’s directive that district staff temporarily not attend and present at board meetings. The board chair clarified that senior staff continue to prepare informational materials for board meetings as always. She said senior staff will provide answers to questions posed by board members shortly after each meeting if an answer is not immediately available in the meeting. Newman said the superintendent’s directive was intended to be responsive and supportive of 4J staff affected by the behavior and comments of members of the school board. She implored the board to move beyond the controversy and focus on its work of making decisions for the good of 4J students.

Items for Information (no board action is expected to be taken)

Received an update on student enrollment for the 2021–22 school year: Student enrollment in Eugene School District 4J declined by more than 100 students this year, in a continuing sign of the coronavirus pandemic’s impacts. This is the second consecutive year of enrollment decline. During the pandemic more families have chosen to enroll in online learning, homeschool, or delay kindergarten enrollment.

The district’s official annual enrollment count on October 1 was 15,718 students, a 121-student decrease from last year and 795 fewer students than the district had originally projected to enroll this year. This enrollment figure includes students in 4J elementary, middle and high schools, and does not include students enrolled in charter schools or alternative education providers.

Of the 15,718 students enrolled, 14,768, or 94 percent, are attending school in-person. The other 950 students are enrolled in 4J’s online-only learning programs—362 elementary students in 4J K–5 Connect, and 588 elementary, middle and high school students in Eugene Online Academy, representing 6 percent of the district’s student population.

Heard a report on Division 22 state standards compliance for the 2019–20 school year: School districts must annually report to the school board and the state assurances that the district is complying with various standards set out in Oregon administrative rules for public schools. The standards require school districts to provide a minimum number of instructional hours; adhere to state graduation requirements to award high school diplomas; provide services to children with disabilities, emergent bilingual students (English learners), and talented and gifted students; and assess and record students’ individual progress and achievement, among other things. The superintendent provided a report on the standards the district is in compliance with, as well as how the district plans to meet requirements in the few areas where it is currently out of compliance.

• Received an update on district’s plan for use of ESSER III federal funding: Eugene School District 4J has been awarded $36.9 million in funding from the ESSER III (Elementary and Secondary School Emergency Relief) federal program, part of the economic recovery package that Congress passed earlier this year. The district’s plan to use that money, which is required to be submitted to the Oregon Department of Education, focuses funding in two key areas: support and enhancement of Student Success Act initiatives and support of district operations impacted by the COVID-19 pandemic. Investments include the expansion of summer programs following the prior school year, expansion of the BEST after-school program, and financial support to reduce class size and provide wraparound services to 4J students and families. In addition, funding also will go toward capital projects, new laptops for middle and high school students and staff, and nutrition services and student transportation, among other investments.

Heard an update on bond and facilities work around the district: The board heard updates on three major construction projects: the new Edison Elementary School and North Eugene High School buildings as well as the expansion of Gilham Elementary School. They also heard about the progress of the new Camas Ridge Elementary School, with its design nearly finalized ahead of a construction start in spring 2022. Information was also presented on smaller projects that are in progress or recently completed as well as future construction projects.

Items for Action

• Approved items on the consent agenda: The board approved various personnel actions and approved the official board minutes for the August 25 and August 28 board retreat sessions as well as the September 1, September 22 and September 29 board meetings. The vote was unanimous.

Selected executive search firms for interviews: The board voted to invite three executive search firms—Alma Advisory Group; Hazard, Young, Attea & Associates; and McPherson & Jacobson—for interviews. They also approved the seven questions that will be posed to the finalists during the interview and selection process. The board is seeking an executive search firm to assist in the process of selecting a permanent superintendent. The firms will be interviewed virtually later this month. The votes were unanimous.

Items for Future Action (board action is expected at a later meeting)

Considered use of the district’s equity lens: The district has adopted an equity stance and use of an equity decision-making tool as a means to target areas for action, intervention and investment. The tool is a series of questions that officials will consider when making decisions to consider the potential impacts on all students and families, especially those in underserved demographic groups and protected classes. The board discussion centered on whether to move away from 4J’s currently established tool and use a different equity tool.

After discussion, although the topic had been slated for discussion on Oct. 20 and a decision in the following meeting on Nov. 3, the board voted to immediately adopt and begin using the two-page equity tool developed by Lane County that had been included in the board packet, with some edits including addition of considering impacts for LGBTQIA+ students, staff and communities, until the district’s equity team can bring forward a suggested tool for board consideration. The vote was 5–2, with board members Alicia Hays and Mary Walston voting no.

Postponed Items

Due to the late hour, the board voted to adjourn the meeting after discussing possible future agenda items for board consideration. The vote was 6–1, with board member Mary Walston voting no. Two items on the agenda were moved to the November 3 meeting: consideration of a resolution encouraging solidarity and support for student identities, and continued discussion of board working agreements.

Public Input

The board heard live public comment both in person and virtually via Zoom. Six people spoke about 4J’s career technical education program, the adoption process for the new K–5 language arts and social studies curriculum, COVID-19 vaccination, and the superintendent’s directive that senior staff not attend board meetings in person on a temporary basis. To request to speak to the school board, either in-person or virtually, community members may complete an online request form by the Monday before the next regular board meeting. Community members also may send comments via email to board@4j.lane.edu.

Agenda and Materials

Oct. 20 work session and regular meeting materials
Oct. 20 work session audio recording
Oct. 20 regular meeting audio recording


NOTE:  This is a quick summary of the topics and actions at a meeting of the school board. This document is NOT the official minutes of the school board. Official minutes are posted after they are drafted, reviewed and approved by the board. Audio recordings of meetings are typically posted within two days after the meeting. 

School Board Meeting Schedule & Information

Resumen de la reunión de la junta del 20 de octubre de 2021

Sesión de trabajo y reunión regular de la junta escolar 

El miércoles 20 de octubre, la junta escolar realizó una sesión de trabajo y una reunión regular. Los miembros de la comunidad asistieron a la reunión en persona y la sesión también estuvo abierta al público a través de Zoom, transmisión de audio en línea y transmisión de radio en vivo en las KRVM 1280-AM y 98.7-FM.

Sesión de trabajo

La junta llevó a cabo una sesión de trabajo para escuchar a los candidatos que solicitaron ocupar tres vacantes en el comité de presupuesto de 4J este otoño. El comité de presupuesto está compuesto por los siete miembros de la junta escolar y un número igual de representantes de la comunidad designados por la junta. El comité de presupuesto se reúne algunas veces cada año escolar para revisar el presupuesto anual propuesto y presentado por la superintendente, escuchar los aportes de la comunidad y aprobar el plan de gastos para recomendar su adopción por parte de la junta escolar. 

A cada solicitante se le proporcionó hasta tres minutos para presentar una declaración personal durante la sesión de trabajo. 11 de los 15 candidatos asistieron y dieron una declaración a la junta. Los candidatos también habían proporcionado respuestas a tres preguntas complementarias por escrito, video o grabación de audio. La junta seleccionará candidatos para nombrar en su reunión del 3 de noviembre.

Reunión regular

Comentarios introductorios

La superintendente interina Cydney Vandercar agradeció a los miembros de la junta por revisar el calendario escolar para hacer del 18 de octubre un día sin clases. También expresó su agradecimiento a los estudiantes y familias por ajustar sus horarios. El día sin clases siguió siendo un día de trabajo para el personal y proporcionará a los empleados el tiempo de planificación que tanto necesitaban, dijo.

La superintendente Vandercar señaló que el 96,4 % del personal del distrito está completamente vacunado contra el COVID-19, y el 4J continuará trabajando hasta noviembre para adjudicar alrededor de 100 solicitudes de exenciones basadas en motivos médicos o religiosos que presentaron los empleados.

Ella dijo que el personal superior de 4J volverá a presentarse en las reuniones de la junta en noviembre. Ella había ordenado que los miembros del gabinete y los directores no asistieran a las reuniones de manera temporal.

La superintendente Vandercar habló sobre cómo la escasez de choferes de autobuses ha obligado a 4J a cancelar y consolidar algunas rutas de autobuses escolares. El distrito está ofreciendo estipendios a las familias afectadas por la suspensión temporal de las rutas.

Dijo que los reguladores federales están considerando el uso de la vacuna Pfizer-BioNTech COVID-19 para niños de 5 a 11 años bajo una autorización de emergencia. Ella dijo que 4J se está comunicando con los proveedores sobre la creación de clínicas de vacunas para estudiantes en los grados K-6, posiblemente a partir del próximo mes. Ella dijo que el distrito no exige vacunas COVID-19 para los estudiantes y no prevé que eso suceda para ningún nivel de grado este año.

La superintendente también discutió el uso de toldos para almuerzos al aire libre en las escuelas, una mejora al panel en línea de casos de COVID-19, la contratación para llenar numerosas vacantes y la próxima charla del 28 de octubre de Ruby Bridges, la primera niña afroamericana en interrumpir la segregación en una escuela primaria completamente de blancos en Louisiana en Nueva Orleans en 1960. 

La presidenta de la junta, Judy Newman, expresó su gratitud porque las escuelas 4J permanecen abiertas y la gran mayoría de los estudiantes continúan aprendiendo cada día escolar. Expresó su agradecimiento por el personal y las familias de 4J que trabajan muchas horas y se enfrentan a circunstancias difíciles para educar y apoyar a los estudiantes durante la pandemia en curso.

La presidenta Newman también habló extensamente sobre la directiva del superintendente de que el personal del distrito no asista ni esté presente temporalmente en las reuniones de la junta. La presidente de la junta aclaró que el personal superior continúa preparando materiales informativos para las reuniones de la junta como siempre. Ella dijo que el personal superior brindará respuestas a las preguntas planteadas por los miembros de la junta poco después de cada reunión si una respuesta no está disponible de inmediato en la reunión. Newman dijo que la directiva del superintendente tenía la intención de responder y apoyar al personal de 4J afectado por el comportamiento y los comentarios de los miembros de la junta escolar. Ella imploró a la junta que supere la controversia y se concentre en su trabajo de tomar decisiones por el bien de los estudiantes de 4J.

Puntos de información (no se espera que la junta tome ninguna acción)

  • Se recibió una actualización sobre la matrícula de estudiantes para el año escolar 2021–22: La matrícula de estudiantes en el Distrito Escolar de Eugene 4J disminuyó en más de 100 estudiantes este año, en una señal continua de los impactos de la pandemia de coronavirus. Este es el segundo año consecutivo de disminución de matrículas. Durante la pandemia, más familias han optado por inscribirse en el aprendizaje en línea, la educación en el hogar o retrasar la inscripción al jardín de infantes.

El conteo oficial de la matrícula anual del distrito el 1 de octubre fue de 15,718 estudiantes, una disminución de 121 estudiantes con respecto al año pasado y 795 estudiantes menos de los que el distrito había proyectado originalmente para matricularse este año. Esta cifra de matrícula incluye a los estudiantes de las escuelas primarias, intermedias y secundarias de 4J, y no incluye a los estudiantes inscritos en escuelas chárter o proveedores de educación alternativa.

De los 15.718 estudiantes matriculados, 14.768, o el 94 por ciento, asisten a la escuela en persona. Los otros 950 estudiantes están inscritos en los programas de aprendizaje solo en línea de 4J: 362 estudiantes de primaria en 4J K–5 Connect y 588 estudiantes de primaria, secundaria y preparatoria en Eugene Online Academy, lo que representa el 6 por ciento de la población estudiantil del distrito.

  • Se escuchó un informe sobre el cumplimiento de los estándares estatales de la División 22 para el año escolar 2019–20: Los distritos escolares deben informar anualmente a la junta escolar y al estado para garantizar que el distrito cumpla con varios estándares establecidos en las reglas administrativas de Oregón para las escuelas públicas. Los estándares requieren que los distritos escolares proporcionen un número mínimo de horas de instrucción; adherirse a los requisitos estatales de graduación para otorgar diplomas de preparatoria; brindar servicios a niños con discapacidades, estudiantes bilingües emergentes (aprendices de inglés) y estudiantes talentosos y dotados; y evaluar y registrar el progreso y los logros individuales de los estudiantes, entre otras cosas. La superintendente proporcionó un informe sobre los estándares que el distrito cumple, así como también cómo el distrito planea cumplir con los requisitos en las pocas áreas en las que actualmente no cumple.
  • Se recibió una actualización sobre el plan del distrito para el uso de los fondos federales ESSER III: El Distrito Escolar Eugene 4J recibió $36.9 millones en fondos del programa federal ESSER III (Ayuda de Emergencia para Escuelas Primarias y Secundarias), parte del paquete de recuperación económica que aprobó el Congreso a principios de este año. El plan del distrito para usar ese dinero, que debe presentarse al Departamento de Educación de Oregón, enfoca la financiación en dos áreas clave: apoyo y mejora de las iniciativas de la Ley de Éxito Estudiantil y apoyo a las operaciones del distrito afectadas por la pandemia de COVID-19. Las inversiones incluyen la expansión de los programas de verano después del año escolar anterior, la expansión del programa extracurricular BEST y el apoyo financiero para reducir el tamaño de las clases y brindar servicios integrales a los estudiantes y familias de 4J. Además, los fondos también se destinarán a proyectos capitales, nuevas computadoras portátiles para estudiantes y personal de secundaria y preparatoria, y servicios de nutrición y transporte para estudiantes, entre otras inversiones.
  • Se escuchó una actualización sobre los trabajos del bono en instalaciones de todo el distrito: La junta escuchó actualizaciones sobre tres importantes proyectos de construcción: los nuevos edificios de la Primaria Edison y la Preparatoria North Eugene, así como la expansión de la Primaria Gilham. También escucharon sobre el progreso de la nueva Primaria Camas Ridge, con su diseño casi finalizado antes del inicio de la construcción en la primavera de 2022. También se presentó información sobre proyectos más pequeños que están en progreso o que se completaron recientemente, así como proyectos de construcción futuros.

Puntos de acción

  • Puntos aprobados en la agenda de consenso: La junta aprobó varias acciones de personal y aprobó las actas oficiales de la junta para las sesiones de retiro de la junta del 25 y 28 de agosto, así como las reuniones de la junta del 1, 22 y 29 de septiembre. La votación fue unánime.
  • Empresas de búsqueda de ejecutivos seleccionadas para las entrevistas: la junta votó para invitar a tres empresas de búsqueda de ejecutivos: Alma Advisory Group; Peligro, Young, Attea y Asociados; y McPherson & Jacobson—para entrevistas. También aprobaron las siete preguntas que se les harán a los finalistas durante el proceso de entrevista y selección. La junta está buscando una empresa de búsqueda de ejecutivos para ayudar en el proceso de selección de un superintendente permanente. Las empresas serán entrevistadas virtualmente a finales de este mes. Los votos fueron unánimes.

Puntos para acción futura (se espera la acción de la junta en una reunión posterior)

  • Uso considerado del lente de equidad del distrito: El distrito ha adoptado una postura de equidad y el uso de una herramienta de toma de decisiones de equidad como un medio para identificar áreas de acción, intervención e inversión. La herramienta es una serie de preguntas que los funcionarios considerarán al tomar decisiones para considerar los impactos potenciales en todos los estudiantes y familias, especialmente aquellos en grupos demográficos desatendidos y clases protegidas. La discusión de la junta se centró en si alejarse de la herramienta actualmente establecida de 4J y usar una herramienta de equidad diferente.

Después de la discusión, aunque el tema había sido programado para discusión el 20 de octubre y una decisión en la siguiente reunión el 3 de noviembre, la junta votó para adoptar de inmediato y comenzar a usar la herramienta de equidad de dos páginas desarrollada por el condado de Lane que se había incluido en el paquete de la junta, con algunas modificaciones que incluyen la adición de considerar los impactos para los estudiantes, el personal y las comunidades LGBTQIA+, hasta que el equipo de equidad del distrito pueda presentar una herramienta sugerida para la consideración de la junta. La votación fue de 5 a 2, con los miembros de la junta Alicia Hays y Mary Walston votando no.

Temas pospuestos

Debido a lo avanzado de la hora, la junta votó para aplazar la reunión después de discutir posibles temas futuros de la agenda para consideración de la junta. La votación fue de 6 a 1, y la miembro de la junta Mary Walston votó no. Se traspasaron dos puntos de la agenda a la reunión del 3 de noviembre: la consideración de una resolución que fomente la solidaridad y el apoyo a las identidades estudiantiles, y la discusión continua de los acuerdos de trabajo de la junta.

Aporte público

La junta escuchó comentarios públicos en vivo tanto en persona como virtualmente a través de Zoom. Seis personas hablaron sobre el programa de educación técnica profesional de 4J, el proceso de adopción del nuevo plan de estudios de artes del lenguaje y estudios sociales K-5, la vacunación contra el COVID-19 y la directiva del superintendente de que el personal superior no asista a las reuniones de la junta en persona de forma temporal. Para solicitar hablar con la junta escolar, ya sea en persona o virtualmente, los miembros de la comunidad pueden completar un formulario de solicitud en línea antes del lunes anterior a la próxima reunión ordinaria de la junta. Los miembros de la comunidad también pueden enviar comentarios por correo electrónico a board@4j.lane.edu.

Agenda y materiales

Sesión de trabajo del 20 de octubre y materiales de la reunión ordinaria
Grabación de audio de la sesión de trabajo del 20 de octubre
Grabación de audio de la reunión ordinaria del 20 de octubre

NOTA: Este es un breve resumen de los temas y acciones de una reunión de la junta escolar. Este documento NO es el acta oficial de la junta escolar. Las actas oficiales se publican después de que son redactadas, revisadas y aprobadas por la junta. Las grabaciones de audio de las reuniones generalmente se publican dentro de los dos días posteriores a la reunión. 

Calendario e información de las reuniones de la junta escolar

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