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Board Meeting Summary: May 5, 2021

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May 5, 2021
School Board Regular Meeting

On Wednesday, May 5, the school board held a regular meeting. The meeting was open to the public via live video on Zoom, live audio stream, and radio broadcast on KRVM 1280-AM.

Regular Meeting

Introductory Comments

Interim Superintendent Cydney Vandercar reported that federal regulators are expected to authorize the use of the COVID-19 vaccine developed by Pfizer for young people ages 12–15. Vaccinations of the district’s students, staff and community will help bring about a more traditional school year starting in the fall, she said.

The district will seek community input for use of the ESSER III (Elementary and Secondary School Emergency Relief) funding that 4J is set to receive. The money is included in the $1.9 trillion federal coronavirus relief package approved in March to help school districts safely reopen and address pandemic-related impacts on the nation’s students. Potential uses for the money include wraparound services for students, transportation for Life Skills students, additional opportunities for tutoring for students and professional development for staff.

Superintendent Vandercar gave a brief update on 4J’s major bond-funded construction projects. Construction is underway for the new Edison Elementary School building, crews have broken ground on the Gilham Elementary School building expansion, and the design process is underway for the new Camas Ridge Elementary School building. A design open house will be held virtually for the new Camas Ridge school building at 6 p.m. on Wednesday, May 26. These projects are all made possible by voters’ approval of the 2018 school bond measure. The superintendent shared her gratitude to voters for passing the measure.

Lastly, Superintendent Vandercar recognized Teacher Appreciation Week and thanked 4J’s teachers and licensed specialists for their hard work during this extraordinary school year.

Items for Information (no board action is expected to be taken)

Received an update from Eugene Education Foundation: Dana Fleming, the foundation’s executive director, provided to the board an update of the foundation’s activities to support 4J students and families over the past year. The foundation distributed $206,000 in grants to support student arts, music, literary and STEAM (Science, Technology, Engineering, Arts and Mathematics) programs. The foundation revised its grant process due to the pandemic to respond more quickly to heightened needs, creating two application periods for grants as well as an open application process for urgent needs. The foundation also established the Student Needs Now Fund to support the families of 4J students adversely impacted by the pandemic. The fund has received nearly $200,000 in community donations, paying for food, supplies, clothing and internet access for students and families. 4J staff and board members and the foundation also organized supply drives so community members could donate needed items and supplies to support families during the pandemic. Ms. Fleming’s presentation also covered the foundation’s literacy initiatives; Rosie’s Fund, a program to support students with severe trauma; and EEF’s annual fundraising gala.

Received an update on COVID-19 and return to on-site learning: 4J conducted its first vaccination clinic for 4J students ages 16+, providing COVID-19 vaccines to 18 ECCO students. The district is preparing for its first large-scale student vaccination clinic with its partner Cascade Health. The district also is anticipating students between the ages of 12–15 being eligible for the vaccine with federal authorization imminent.

District staff discussed the protocols for student meal times in classrooms or outside, if possible, while maintaining physical distancing. Staff also provided a brief update on athletics and other activities for the remainder of the school year. The district and high schools are working to hold in-person graduation ceremonies, but the county’s COVID-19 risk level will determine if those events can go forward. The district is organizing cap and gown pickup and school picture events, as well as distributing celebratory lawn signs to graduating seniors, family members and friends.

Received an update on 2020–21 statewide testing: District staff briefed the board on the greatly reduced state testing schedule for 4J students in grades 3–8 and 11. The U.S. Department of Education has approved Oregon’s plan to reduce the amount of testing, but it did not approve a request to waive all state testing this year.

4J’s state testing plan for spring 2021 is designed to meet the state and federal mandates, not risk the loss of federal funding, minimize the impact on teacher time and student learning, and provide options for families. The district provided families with three options related to state testing for their students: complete state tests as scheduled; complete additional tests for the other subjects normally tested at their grade level; or opt out and not complete state tests this year. More than half of families who picked an option chose to opt out their students from state testing in this unusual year, with the percentage of opt-outs increasing as the grade level rose.

Items for Action

• Approved the overhaul of the board policies prohibiting sexual harassment: The district has had policies prohibiting sexual harassment in place for decades. Due to extensive changes to state and federal laws, the board unanimously voted to remove the former policies on sexual harassment and readopt new ones. The language of the two adopted policies, GBN/JBA and JBA/GBN, is identical, but they are separated and cross-referenced to be easily found under policies related to staff and policies related to students.

The policies reflect both changes to the definition of sexual harassment and new procedural requirements under Oregon law, such as supportive measures and required written notices. The  policies also reflect detailed regulations the U.S. Department of Education adopted last year related to Title IX sexual harassment, including a definition of sexual harassment, when the regulation would apply and the required district response to reports of sexual harassment. The vote was unanimous.

• Approved items on the consent agenda: The board approved the purchase of replacement classroom displays and adopted the official board minutes of its March 3 meeting. The vote was unanimous.

Items for Future Action (board action is expected at a later meeting)

• Considered approval of 2021–22 board guiding beliefs and values: The board considered updated guiding beliefs and values, which it reviews each year. The changes added descriptions of the board’s beliefs and values, including the belief that all students deserve to be and feel safe and welcome at school, and a commitment to reducing the disparity of outcomes for historically underserved students.

Public Input

The board heard live public comment via Zoom. Eight community members spoke about collaboration at 4J, the equity committee, remarks made by a board member at a previous meeting, and a remembrance of retired South Eugene High School English teacher Don DeWitt. To request to speak to the school board, community members may complete an online request form by the Monday before the next regular board meeting. Community members also may send comments via email to board@4j.lane.edu.

Agenda and Materials

May 5 regular meeting materials
May 5 regular meeting audio recording


NOTE:  This is a quick summary of the topics and actions at a meeting of the school board. This document is NOT the official minutes of the school board. Official minutes are posted after they are drafted, reviewed and approved by the board. Audio recordings of meetings are typically posted within two days after the meeting. 

School Board Meeting Schedule & Information

Resumen de la reunión de la junta del 5 de mayo de 2021

Reunión regular de la junta escolar

El miércoles 5 de mayo, la junta escolar realizó una reunión regular. La reunión estuvo abierta al público a través de Zoom, en transmisión de audio en línea y en vivo por radio en la KRVM 1280-AM.

Reunión regular

Comentarios introductorios

La superintendente interina Cydney Vandercar informó que se espera que los reguladores federales autoricen el uso de la vacuna COVID-19 desarrollada por Pfizer para jóvenes de 12 a 15 años. Las vacunas de los estudiantes, el personal y la comunidad del distrito ayudarán a lograr un año escolar más tradicional a partir del otoño, dijo.

El distrito buscará la opinión de la comunidad para el uso de los fondos ESSER III (Ayuda de emergencia para escuelas primarias y secundarias) que 4J está programado a recibir. El dinero está incluido en el paquete federal de alivio del coronavirus de $1.9 billones aprobado en marzo para ayudar a los distritos escolares a reabrir de manera segura y abordar los impactos relacionados con la pandemia en los estudiantes de la nación. Los posibles usos del dinero incluyen servicios integrales para estudiantes, transporte para estudiantes de Life Skills, oportunidades adicionales de tutoría para estudiantes y desarrollo profesional para el personal.

La superintendente Vandercar dio una breve actualización sobre los principales proyectos de construcción financiados con bonos del 4J. La construcción del nuevo edificio de la Escuela Primaria Edison está en marcha, los equipos han comenzado la expansión del edificio de la Escuela Primaria Gilham y el proceso de diseño está en marcha para el nuevo edificio de la Escuela Primaria Camas Ridge. Se llevará a cabo virtualmente una jornada de puertas abiertas de diseño para el nuevo edificio escolar de Camas Ridge a las 6 pm el miércoles 26 de mayo. Todos estos proyectos son posibles gracias a la aprobación de los votantes de la medida de bonos escolares de 2018. La superintendente compartió su agradecimiento a los votantes por aprobar la medida.

Por último, la Superintendente Vandercar reconoció la Semana de Agradecimiento a los Maestros y especialistas licenciados de 4J y les dio gracias por su arduo trabajo durante este extraordinario año escolar.

Puntos de información (no se espera que la junta tome medidas)

  • Se recibió una actualización de la Eugene Education Foundation: Dana Fleming, directora ejecutiva de la fundación, proporcionó a la junta una actualización de las actividades de la fundación para apoyar a los estudiantes y familias de 4J durante el año pasado . La fundación distribuyó $206,000 en subvenciones para apoyar los programas estudiantiles de arte, música, literatura y STEAM (Ciencia, Tecnología, Ingeniería, Artes y Matemáticas). La fundación revisó su proceso de subvención debido a la pandemia para responder más rápidamente a las mayores necesidades, creando dos períodos de solicitud de subvenciones, así como un proceso de solicitud abierto para necesidades urgentes. La fundación también estableció el fondo: Student Needs Now para apoyar a las familias de los estudiantes de 4J afectados negativamente por la pandemia. El fondo ha recibido casi $200,000 en donaciones de la comunidad para pagar alimentos, suministros, ropa y acceso a Internet para estudiantes y familias. El personal y los miembros de la junta de 4J y la fundación también organizaron campañas de suministros para que los miembros de la comunidad pudieran donar los artículos y suministros necesarios para apoyar a las familias durante la pandemia. La presentación de la Sra. Fleming también cubrió las iniciativas de alfabetización de la fundación; Rosie’s Fund, un programa para apoyar a estudiantes con trauma severo; y la gala anual de recaudación de fondos de EEF.
  • Se recibió una actualización sobre COVID-19 y se volvió al aprendizaje en los sitios escolares: El 4J realizó su primera clínica de vacunación para estudiantes de 4J mayores de 16 años, proporcionando vacunas COVID-19 a 18 estudiantes de ECCO. El distrito se está preparando para su primera clínica de vacunación estudiantil a gran escala con su socio Cascade Health. El distrito también anticipa que los estudiantes entre las edades de 12 y 15 años serán elegibles para la vacuna con la autorización federal inminente.

El personal del distrito discutió los protocolos para los tiempos de comida de los estudiantes en las aulas o afuera, si es posible, manteniendo el distanciamiento físico. El personal también proporcionó una breve actualización sobre atletismo y otras actividades para el resto del año escolar. El distrito y las escuelas secundarias están trabajando para realizar ceremonias de graduación en persona, pero el nivel de riesgo de COVID-19 del condado determinará si esos eventos pueden continuar. El distrito está organizando la recolección de togas y birretes y eventos de fotografía escolar, así como la distribución letreros de celebración en el césped a los graduados, familiares y amigos.

  • Recibió una actualización sobre las pruebas estatales de 2020–21: el personal del distrito informó a la junta sobre el calendario de pruebas estatales muy reducido para los estudiantes 4J en los grados 3–8 y 11. El Departamento de Educación de EE. UU. aprobó el plan de Oregón para reducir la cantidad de pruebas, pero no aprobó una solicitud para renunciar a todas las pruebas estatales este año.

El plan de pruebas estatales de 4J para la primavera de 2021 está diseñado para cumplir con los mandatos estatales y federales, no correr el riesgo de perder fondos federales, minimizar el impacto en el tiempo de los maestros y el aprendizaje de los estudiantes, y brindar opciones para las familias. El distrito proporcionó a las familias tres opciones relacionadas con las pruebas estatales para sus estudiantes: completar las pruebas estatales según lo programado; completar pruebas adicionales para las otras materias normalmente evaluadas en su nivel de grado; o optar por no participar y no completar las pruebas estatales este año. Más de la mitad de las familias que eligieron una opción optaron por excluir a sus estudiantes de las pruebas estatales en este año inusual, y el porcentaje de exclusión voluntaria aumentó a medida que aumentaba el nivel de grado.

Puntos para la acción

  • Se aprobó la revisión de las políticas de la junta que prohíben el acoso sexual: El distrito ha tenido políticas que prohíben el acoso sexual durante décadas. Debido a los extensos cambios en las leyes estatales y federales, la junta votó unánimemente para eliminar las políticas anteriores sobre acoso sexual y adoptar otras nuevas. El lenguaje de las dos políticas adoptadas, GBN/JBA y JBA/GBN, es idéntico, pero están separadas y con referencias cruzadas para encontrarlas fácilmente en las políticas relacionadas con el personal y las políticas relacionadas con los estudiantes.

Las políticas reflejan tanto los cambios en la definición de acoso sexual como los nuevos requisitos de procedimiento bajo la ley de Oregón, como medidas de apoyo y avisos escritos requeridos. Las políticas también reflejan regulaciones detalladas que el Departamento de Educación de EE. UU. adoptó el año pasado relacionadas con el acoso sexual del Título IX, incluida una definición de acoso sexual, cuándo se aplicaría la regulación y la respuesta requerida del distrito a los informes de acoso sexual. La votación fue unánime.

  • Puntos aprobados en la agenda de consenso: La junta aprobó la compra de exhibiciones de reemplazo en el salón de clases y adoptó las actas oficiales de la junta de su reunión del 3 de marzo. La votación fue unánime.

Puntos para acciones futuras (se espera la acción de la junta en una reunión posterior)

  • Se consideró la aprobación de los principios y valores rectores de la junta 2021–22: La junta consideró los principios y valores rectores actualizados, que revisa cada año. Los cambios agregaron descripciones de los principios y valores de la junta, incluido el principio de que todos los estudiantes merecen estar y sentirse seguros y bienvenidos en la escuela, y el compromiso de reducir la disparidad de resultados para los estudiantes históricamente desatendidos.

Aporte público

La junta escuchó comentarios públicos en vivo a través de Zoom. Ocho miembros de la comunidad hablaron sobre la colaboración en 4J, el comité de equidad, los comentarios hechos por un miembro de la junta en una reunión anterior y un recuerdo del maestro de inglés jubilado de la escuela secundaria South Eugene, Don DeWitt. Para solicitar hablar con la junta escolar, los miembros de la comunidad pueden completar un formulario de solicitud en línea antes del lunes anterior a la próxima reunión regular de la junta. Los miembros de la comunidad también pueden enviar comentarios por correo electrónico a board@4j.lane.edu.

Agenda y materiales

Materiales de la reunión regular del 5 de mayo
Audio de la reunión regular del 5 de mayo

NOTA: Este es un breve resumen de los temas y acciones de una reunión de la junta escolar. Este documento NO es el acta oficial de la junta escolar. Las actas oficiales se publican después de que son redactadas, revisadas y aprobadas por la junta. Las grabaciones de audio de las reuniones generalmente se publican dentro de los dos días posteriores a la reunión. 

Calendario e información de las reuniones de la junta escolar



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