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Board Meeting Summary: April 21, 2021

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April 21, 2021
School Board Regular Meeting

On Wednesday, April 21, the school board held a regular meeting. The meeting was open to the public via live video on Zoom, live audio stream, and radio broadcast on KRVM 1280-AM.

Regular Meeting

Introductory Comments

Interim Superintendent Cydney Vandercar said all grade levels have returned to school buildings, and it’s exciting for the district to have reached that milestone. She noted the COVID-19 case rate is rising again in Lane County, and the area is heading back to a High Risk designation. She said the designation would not mean that students would have to return to comprehensive distance learning, but it may have impacts on some activities. She urged the community to continue to follow basic public health guidelines to reduce the spread of the virus. Some individual students may have to shift to distance learning if they need to quarantine due to exposure to the virus, she said, but otherwise students will continue learning in the hybrid model to finish the school year.

The superintendent said the district is looking forward to summer programs and returning in the fall with in-person school schedules five days a week with public health protocols continuing based on state guidance for school health and safety, including face coverings and physical distancing of less than six feet. She noted that the district will offer online options for families who prefer all online learning during the coming school year. However, resources will need to be focused on on-site school programs, and there will not be an online program tied to individual schools like the Same School Online option that was offered this year.

Superintendent Vandercar said 4J is joining with community providers to make COVID-19 vaccines available at no cost for students. The district is also working to organize vaccine clinics solely for 4J students. Vaccines currently are available for Oregonians who are 16 years of age or older, and the district will continue to make vaccination opportunities available for students as they are approved for younger ages.

In the wake of the trial verdict in the murder of George Floyd and recent crimes directed against Asian Americans, the superintendent encouraged the board to continue its work to support students who have historically been marginalized. She also reaffirmed 4J’s commitment to become an anti-racist school district.

She extended condolences on behalf of the entire district to the family of a South Eugene High School student who died in a car crash on April 19.

Following the superintendent’s remarks, board chair Mary Walston read an open letter to the Eugene community expressing sadness for recent acts of violence against Asian-Americans, including the March 16 shootings in the Atlanta area. She said 4J supported and stood with the AAPI (Asian American and Pacific Islander) community in calling for an end to hate crimes against these members of our community who are valued. She said the district is dedicated to creating a community focused on diversity, inclusion and tolerance.

Items for Information (no board action is expected to be taken)

Received an update on COVID-19 and return to on-site learning: District staff reported that the launch of hybrid learning at all levels—elementary, middle and high—has gone relatively smoothly, and teachers and students were excited to again be together under the same roof. Questions from board members focused on the experience of secondary students who have chosen to remain online this year and the plans for welcoming back students during the 2021–22 school year.

District staff discussed the ongoing efforts to vaccinate 4J’s older students, now that individuals 16 years of age and older can receive the vaccine and testing is underway on the effectiveness and safety of the vaccines for younger age groups. 4J has worked to ensure students have access to vaccination through community partners such as Cascade Health and Lane County Public Health, and the district is also organizing its own vaccine clinics solely for 4J students.

District staff provided a general outline of planning for summer school programs for students of all grade levels. They also noted that the abbreviated spring sports season is underway.

Every high school will hold a virtual graduation ceremony on June 10, as it won’t be possible to have traditional in-person commencement ceremonies. High schools are each planning for additional in-person recognition, but the size of those events will be affected by the county risk level and what gathering restrictions are in place later this spring.

Received an update on 2020–21 statewide testing:  U.S. public schools conduct state testing each spring for students in grades 3–8 and 11. State tests measure students’ proficiency in state and district standards, and test results provide important information for students, parents, teachers, schools and districts.

State testing is different during the pandemic. Last spring, state tests were canceled, with a waiver from the federal government. For the 2020–21 school year, state tests will be reduced. The U.S. Department of Education has approved Oregon’s plan to reduce the amount of testing, but did not approve a request to waive all state testing this year.

4J schools will conduct state testing on a Wednesday in May, outside of regular class times, to avoid taking up the limited time teachers have with students this spring.

Families will have three options for their students in grades 3–8 and 11: Complete state tests as scheduled, complete additional tests for the other subjects normally tested at their grade level, or opt out and not complete state tests this year. They are asked to select their choice by completing an online form in English or Spanish by Friday, April 30. Students who participate in state testing will complete the tests on-site at school. School meals and school bus transportation will be provided.

Following the discussion, the board publicly endorsed the plan, directing that 4J conduct annual state testing for math, language arts and science during the 2020–21 school year in a manner that doesn’t take time away from in-person or online instruction. The vote was unanimous.

Items for Action

• Adopted the school calendars for the 2021–22 academic year: State law requires that the school board adopt the district’s academic calendars. The vote was unanimous.

This year, school will begin with a transition day for students in selected grades on Thursday, Sept. 9. This day will support students’ shift to the new school year in-person after more than a year of distance and hybrid learning. The first day for all students will be Friday, Sept. 10.

Traditionally, the first day of school for 4J students is on the Wednesday after Labor Day, sometimes with a transition day for selected grades the preceding day. This year, the Tuesday and Wednesday after Labor Day falls during Rosh Hashanah. While the district does not close schools during the year for major religious holidays, by policy and practice the district seeks to avoid scheduling unique events on such days. The adopted calendars place the transition day on Thursday and the first day of classes for all grades on Friday to avoid this scheduling conflict.

The district and Eugene Education Association also agreed to add an instruction day in October, in place of the non-contract day traditionally included in the district academic calendar on the annual statewide in-service day. This will provide instruction time not provided to all students on the opening transition day.

Items for Future Action (board action is expected at a later meeting)

• Considered approval of an overhaul of the board policies prohibiting sexual harassment: The district has had policies prohibiting sexual harassment in place for decades. Due to extensive changes to state and federal laws, district staff recommends the board remove existing policies on sexual harassment and readopt new ones.

The language of the two proposed policies, GBN/JBA and JBA/GBN, is identical, but they are separated to be easily found under policies related to staff and policies related to students.

The proposed policies reflect both changes to the definition of sexual harassment and new procedural requirements under Oregon law, such as supportive measures and required written notices. The proposed policies protect students who report sexual harassment and witnesses participating in a related investigation from discipline for violations of the district’s drug and alcohol policies. This protection extends to violations that occurred in connection with the alleged violation or uncovered as part of the investigation. It does not extend to situations where an individual gave another individual alcohol or drugs without their knowledge for the purpose of making the other person incapacitated and vulnerable to prohibited conduct.

The proposed policies also reflect detailed regulations the U.S. Department of Education adopted last year related to Title IX sexual harassment, including a definition of sexual harassment, when the regulation would apply and the required district response to reports of sexual harassment.

Public Input

The board heard live public comment via Zoom. Seven community members spoke about standardized testing and the hybrid learning schedule. To request to speak to the school board, community members may complete an online request form the Monday before the next regular board meeting. Community members also may send comments via email to board@4j.lane.edu.

Agenda and Materials

April 21 regular meeting materials
April 21 regular meeting audio recording


NOTE:  This is a quick summary of the topics and actions at a meeting of the school board. This document is NOT the official minutes of the school board. Official minutes are posted after they are drafted, reviewed and approved by the board. Audio recordings of meetings are typically posted within two days after the meeting. 

School Board Meeting Schedule & Information

Resumen de la reunión de la junta del 21 de abril de 2021

Reunión ordinaria de la junta escolar

El miércoles 21 de abril, la junta escolar celebró una reunión ordinaria. La reunión estuvo abierta al público a través de Zoom, transmitida por audio en línea y transmitida en vivo por las estaciones de radio KRVM 1280-AM.

Reunión regular

Comentarios introductorios

La superintendente interina Cydney Vandercar dijo que todos los grados han regresado a los edificios escolares y que es emocionante para el distrito haber alcanzado este hito. Señaló que la tasa de casos de COVID-19 está aumentando nuevamente en el condado de Lane, y el área está regresando a una designación de alto riesgo. Ella dijo que la designación no significa que los estudiantes tengan que volver al aprendizaje a distancia, pero puede tener impacto en algunas actividades. Instó a la comunidad a continuar siguiendo las pautas básicas de salud pública para reducir la propagación del virus. Es posible que algunos estudiantes individuales tengan que cambiar al aprendizaje a distancia si necesitan ponerse en cuarentena debido a la exposición al virus, dijo, pero de lo contrario, los estudiantes continuarán aprendiendo en el modelo híbrido para terminar el año escolar.

El superintendente dijo que el distrito espera con ansias los programas de verano y regresar en el otoño con horarios escolares en persona cinco días a la semana con protocolos de salud pública que continúan según la orientación estatal para la salud y seguridad escolar, que incluyen cubiertas faciales y distanciamiento físico de menos de seis pies. Señaló que el distrito ofrecerá opciones en línea para las familias que prefieran todo el aprendizaje en línea durante el próximo año escolar. Sin embargo, los recursos deberán concentrarse en los programas escolares presenciales y no habrá un programa en línea vinculado a escuelas individuales como la opción Misma escuela en línea que se ofreció este año.

El superintendente Vandercar dijo que 4J se está uniendo a los proveedores de la comunidad para que las vacunas contra el COVID-19 estén disponibles sin costo para los estudiantes. El distrito también está trabajando para organizar clínicas de vacunas únicamente para estudiantes de 4J. Actualmente, las vacunas están disponibles para los residentes de Oregón que tienen 16 años o más, y el distrito continuará brindando oportunidades de vacunación para los estudiantes a medida que se aprueben para edades más jóvenes.

A raíz del veredicto del juicio por el asesinato de George Floyd y los crímenes recientes dirigidos contra los estadounidenses de origen asiático, el superintendente alentó a la junta a continuar su trabajo para apoyar a los estudiantes que históricamente han sido marginados. También reafirmó el compromiso de 4J de convertirse en un distrito escolar antirracista.

Expresó sus condolencias en nombre de todo el distrito a la familia de un estudiante de South Eugene High School que murió en un accidente automovilístico el 19 de abril.

Luego de los comentarios del superintendente, la presidenta de la junta, Mary Walston, leyó una carta abierta a la comunidad de Eugene expresando tristeza por los recientes actos de violencia contra asiático-estadounidenses, incluido el tiroteo del 16 de marzo en el área de Atlanta. Ella dijo que 4J apoyó y apoyó a la comunidad AAPI (asiática-estadounidenses e isleña del Pacífico) para pedir el fin de los crímenes de odio contra estos miembros de nuestra comunidad que son valorados. Ella dijo que el distrito está dedicado a crear una comunidad enfocada en la diversidad, la inclusión y la tolerancia.

Elementos de información (no se espera que se tome ninguna acción por parte de la junta)

  • Se recibió una actualización sobre COVID-19 y se regresó al aprendizaje en el sitio: el personal del distrito informó que el lanzamiento del aprendizaje híbrido en todos los niveles (primaria, intermedia y secundaria) se ha ido. sin problemas, y los profesores y los estudiantes estaban emocionados de estar juntos de nuevo bajo el mismo techo. Las preguntas de los miembros de la junta se centraron en la experiencia de los estudiantes de secundaria que optaron por permanecer en línea este año y los planes para dar la bienvenida a los estudiantes durante el año escolar 2021-22.

El personal del distrito discutió los esfuerzos en curso para vacunar a los estudiantes mayores de 4J, ahora que las personas de 16 años de edad y mayores pueden recibir la vacuna y se están realizando pruebas sobre la efectividad y seguridad de las vacunas para los grupos de edad más jóvenes. 4J ha trabajado para garantizar que los estudiantes tengan acceso a la vacunación a través de socios comunitarios como Cascade Health y Lane County Public Health, y el distrito también está organizando sus propias clínicas de vacunación únicamente para estudiantes de 4J.

El personal del distrito proporcionó un resumen general de la planificación de los programas de escuela de verano para estudiantes de todos los grados. También señalaron que la temporada deportiva abreviada de primavera está en marcha.

Todas las escuelas secundarias realizarán una ceremonia de graduación virtual el 10 de junio, ya que no será posible tener ceremonias de graduación tradicionales en persona. Cada una de las escuelas secundarias está planeando un reconocimiento adicional en persona, pero el tamaño de esos eventos se verá afectado por el nivel de riesgo del condado y las restricciones de reunión vigentes más adelante esta primavera.

  • Se recibió una actualización sobre las pruebas estatales de 2020–21:  las escuelas públicas de EE. UU. realizan pruebas estatales cada primavera para los estudiantes en los grados 3–8 y 11. Las pruebas estatales miden la competencia de los estudiantes en los estándares estatales y distritales, y los resultados de las pruebas brindan información importante para los estudiantes, padres, maestros, escuelas y distritos.

Las pruebas estatales son diferentes durante la pandemia. La primavera pasada, se cancelaron las pruebas estatales, con una exención del gobierno federal. Para el año escolar 2020–21, se reducirán las pruebas estatales. El Departamento de Educación de EE. UU. aprobó el plan de Oregón para reducir la cantidad de exámenes, pero no aprobó una solicitud para renunciar a todos los exámenes estatales este año.

Las escuelas 4J realizarán pruebas estatales un miércoles de mayo, fuera del horario regular de clases, para evitar ocupar el tiempo limitado que los maestros tienen con los estudiantes esta primavera.

Las familias tendrán tres opciones para sus estudiantes en los grados 3–8 y 11: Completar las pruebas estatales según lo programado, completar pruebas adicionales para las otras materias que normalmente se evalúan en su nivel de grado, o optar por no completar las pruebas estatales este año. Se les pide que seleccionen su elección completando un formulario en línea en inglés o español antes del viernes 30 de abril. Los estudiantes que participan en las pruebas estatales completarán las pruebas en la escuela. Se proporcionarán comidas escolares y transporte en autobús escolar.

Después de la discusión, la junta respaldó públicamente el plan y ordenó que 4J realice pruebas estatales anuales de matemáticas, artes del lenguaje y ciencias durante el año escolar 2020-21 de una manera que no le quite tiempo a la instrucción en persona o en línea. La votación fue unánime.

Puntos de acción

  • Se adoptaron los calendarios escolares para el año académico 2021–22: La ley estatal exige que la junta escolar adopte los calendarios académicos del distrito. La votación fue unánime.

Este año, la escuela comenzará con un día de transición para los estudiantes en grados seleccionados el jueves 9 de septiembre. Este día apoyará el cambio de los estudiantes al nuevo año escolar en persona después de más de un año de aprendizaje a distancia e híbrido. El primer día para todos los estudiantes será el viernes 10 de septiembre.

Tradicionalmente, el primer día de clases para los estudiantes de 4J es el miércoles después del Día del Trabajo, a veces con un día de transición para algunos grados seleccionados el día anterior. Este año, el martes y miércoles después del Día del Trabajo cae durante el día de Rosh Hashaná. Si bien el distrito no cierra las escuelas durante el año para las principales festividades religiosas, por política y práctica, el distrito busca evitar programar eventos únicos en esos días. Los calendarios adoptados ubican el día de transición el jueves y el primer día de clases para todos los grados el viernes para evitar este conflicto de horarios.

El distrito y la Asociación de Educación de Eugene también acordaron agregar un día de instrucción en octubre, en lugar del día sin contrato que tradicionalmente se incluye en el calendario académico del distrito en el día anual de servicio en todo el estado. Esto proporcionará tiempo de instrucción que no se proporcionó a todos los estudiantes el día de apertura de la transición.

Puntos para acción futura (se espera acción de la junta en una reunión posterior)

  • Se consideró la aprobación de una revisión de las políticas de la junta que prohíben el acoso sexual: El distrito ha tenido políticas que prohíben el acoso sexual durante décadas. Debido a los extensos cambios en las leyes estatales y federales, el personal del distrito recomienda que la junta elimine las políticas existentes sobre acoso sexual y vuelva a adoptar otras nuevas.

El lenguaje de las dos políticas propuestas, GBN/JBA y JBA/GBN, es idéntico, pero están separadas para encontrarlas fácilmente en las políticas relacionadas con el personal y las políticas relacionadas con los estudiantes.

Las políticas propuestas reflejan tanto los cambios en la definición de acoso sexual como los nuevos requisitos de procedimiento bajo la ley de Oregón, como medidas de apoyo y avisos escritos requeridos. Las políticas propuestas protegen a los estudiantes que reportan acoso sexual ya los testigos que participan en una investigación relacionada de medidas disciplinarias por violaciones de las políticas de drogas y alcohol del distrito. Esta protección se extiende a las violaciones que ocurrieron en relación con la supuesta violación o descubiertas como parte de la investigación. No se extiende a situaciones en las que un individuo le dio a otro alcohol o drogas sin su conocimiento con el fin de incapacitar a la otra persona y hacerla vulnerable a una conducta prohibida.

Las políticas propuestas también reflejan regulaciones detalladas que el Departamento de Educación de EE. UU. adoptó el año pasado relacionadas con el acoso sexual del Título IX, incluida una definición de acoso sexual, cuándo se aplicaría la regulación y la respuesta requerida del distrito a los informes de acoso sexual.

Aportes del público

La junta escuchó comentarios públicos en vivo a través de Zoom. Siete miembros de la comunidad hablaron sobre las pruebas estandarizadas y el horario de aprendizaje híbrido. Para solicitar hablar con la junta escolar, los miembros de la comunidad pueden completar un formulario de solicitud en línea el lunes anterior a la próxima reunión regular de la junta. Los miembros de la comunidad también pueden enviar comentarios por correo electrónico a board@4j.lane.edu.

Agenda y materiales

Materiales de la reunión ordinaria del 21 de abril
Grabación de audio de la reunión ordinaria del 21 de abril


NOTA: Este es un breve resumen de los temas y acciones en una reunión de la junta escolar. Este documento NO es el acta oficial de la junta escolar. Las actas oficiales se publican después de que son redactadas, revisadas y aprobadas por la junta. Las grabaciones de audio de las reuniones generalmente se publican dentro de los dos días posteriores a la reunión. 

Calendario e información de la reunión de la junta escolar


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