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Board Meeting Summary: March 3, 2021

Información en español

March 3, 2021
School Board Regular Meeting

On Wednesday, March 3, the school board held a work session and regular meeting. The meeting was held virtually in an effort to reduce the spread of coronavirus COVID-19. The meeting was open to the public via live video on Zoom, audio stream, and radio broadcast on KRVM 1280-AM.

Work Session

District staff provided the second part of a two-part update on Key Performance Indicators (KPIs) for the goals of the district’s 4J Vision 20/20 Strategic Plan.

The board reviewed KPIs related to the first two goals, Goal I, Educational Excellence With Equitable Access and Outcomes for Every Student, and Goal II, Multiple Pathways to Student Success, at its Feb. 17 work session.

In this work session, district staff presented KPI performance measurements related to Goal III, Communication and Connection with Community; Goal IV, Diverse World-Class Workforce; and Goal V, Stable, Sustainable Stewardship. The specific measures reviewed included communication output and outcome metrics, staff diversity compared with student diversity, class size and staffing ratios, and access and use of technology devices.

Regular Meeting

Introductory Comments

Interim Superintendent Cydney Vandercar recognized the work of 4J’s classified employees during Classified Employee Appreciation Week. In honor of Music in Our Schools Month, she introduced the Churchill High School concert choir, who sang “We Will Rise Up Together” in a virtual performance.

Public Hearing

Public hearing on special procurement exemptions from competitive bidding: The board held a public hearing on a proposed regulation related to special procurement exemptions from competitive bidding. The school board, as the local contract review board for the district under Oregon public contracting laws, has the authority to solicit and award public contracts for goods and services and to adopt rules and findings for special procurements and exemptions from competitive bidding. The proposed regulation DJC-AR would establish certain exemptions from competitive bidding and designate certain classes of contracts for special procurement. The use of special procurement and exemptions from competitive bidding is consistent with state law and practices by school districts and other public agencies throughout Oregon. It would be used only when expected to result in substantial cost savings or otherwise substantially promote the public interest in a manner that could not be practically realized through standard procurement processes. No one testified during the public hearing, and the board unanimously approved the regulation later in the meeting.

Items for Information (no board action is expected to be taken)

• Received the financial report for the second quarter of the 2019–20 fiscal year (Oct. 1–Dec. 31): The report includes updated numbers for the district’s operating budget and Nutrition Services program.

Received a report on the North Region review plan: The flagship investment of the 2018 school bond measure is the construction of a new building for North Eugene High School, constructed on the west end of the school property where the former Silver Lea school building previously was located.

Short-term: Yujin Gakuen Japanese Immersion Elementary School has relocated from the Silver Lea building to the Kelly Middle School site. Significant renovations were completed at Kelly in 2020 to provide suitable space for both programs. The elementary classrooms are grouped in one area of the large school building with a separate entryway and a playground. The co-location of Kelly and Yujin Gakuen in the Kelly building was anticipated to begin in 2020 and continue until at least 2024.

Long-term: North Eugene High School will move to its new building in 2023. It was planned that at a future point the district would work with the Kelly and Yujin Gakuen school communities to determine the best location and co-location of the two schools and other programs at the Kelly building, the original North Eugene building (which would require infrastructure updates and renovation before potentially housing other programs), or other available space, with long-term decisions to be made before the new high school was completed. That planning work is now beginning.

The district has enlisted a retired administrator to focus on facilitating the conversation and engagement with staff and community over the next school year, and begun to map out the preliminary plan and timeline to engage in this process. After supporting the transition to the schools’ co-location in the Kelly building, a planning process will begin with the teachers and staff in the school programs, followed by engagement with Kelly and YG families and other school community members. The timeline provides for initial dialogue this spring, then the opportunity for staff and families to engage more deeply in envisioning the future of the school programs starting in the fall.

The aim of the process is to develop a recommendation to the superintendent for each school’s long-term future location and programming before the end of the 2021–22 school year.

Received an update on planning for in-person board meetings: The board has been meeting virtually for the past year due to the coronavirus pandemic. The board plans to resume holding meetings with board members on-site starting March 17. Board members and staff will attend meetings in a hybrid of on-site and online presence. District staff outlined the health and safety protocols that will be put into place to resume in-person meetings, including signing in and out, answering health screening questions, keeping 6 feet apart, and wearing masks at all times. Speakers will have the opportunity to offer public testimony via Zoom; other options such as testimony by speakerphone also were discussed. Livestreaming of board meetings for public access will continue.

Received an update on COVID-19 and school operations: All 4J employees have had the opportunity to receive their first dose of COVID-19 vaccine, and the district has begun providing employees with the second dose. 4J will hold its next district-sponsored vaccination clinic for educators next week.

The abbreviated fall sports season—cross-country, football, soccer and volleyball—is in full swing, with games and matches kicking off this week. High school varsity games are being livestreamed to provide virtual access, as spectators are not allowed on-site at high school games at this time due to state COVID restrictions. Families who come to games must remain in their cars in the parking lot. School staff and Eugene police will be present for safety and security, as is routine for many athletic events under non-pandemic circumstances.

Staff outlined the ongoing planning to begin on-site/online hybrid learning, starting with kindergartners and first grade students. Students in grades K–1 will come to school for hybrid on-site transition and orientation the week of March 15 and begin their regular hybrid schedule the week of March 29.

District staff also presented information about the ongoing districtwide professional development on anti-racism.

Items for Action

• Approved items on the consent agenda: The board approved personnel actions, the annual alternative education provider contracts for special education services, a  temporary child care voucher program, and the official minutes of the Jan. 27 board meeting. The board also approved the construction contracts for two bond-funded projects: renovations to Kennedy Middle School to support the relocation of the Chinese Immersion Elementary School, and the synthetic field turf replacement at Churchill and Sheldon high schools. The vote was unanimous.

Adopted a regulation for special procurement and exemptions from competitive bidding: The school board, as the local contract review board for the district under Oregon public contracting laws, has the authority to solicit and award public contracts for goods and services and to adopt rules and findings for special procurements and exemptions from competitive bidding. The regulation DJC-AR establishes certain exemptions from competitive bidding and designates certain classes of contracts for special procurement. The vote was unanimous.

• Unanimously approved revisions to the following board policies:
– IGBA – Students with Disabilities – Child Identification Procedures
– IGBAH – Special Education – Evaluation Procedures
– IGBAJ – Special Education –Free Appropriate Public Education (FAPE)
– IGBBC – Talented and Gifted – Programs and Services
– JGAB – Use of Restraint or Seclusion
– JGD – Suspension

Adopted a board policy for the continuity of authority in the superintendent’s office: Policy CI – Emergency Superintendent Authority authorizes the superintendent to appoint an emergency acting superintendent to serve in the event that the incumbent superintendent is unable to perform the duties due to unanticipated incapacitation, death, absence or other emergency circumstance. It is a new policy adoption for the board to meet that need, defining and authorizing an emergency acting superintendent to serve under such circumstances. The vote was unanimous.

Public Input

The board heard live public comment via Zoom. Eight speakers spoke about the hybrid learning schedule, racial disparities, in-person high school graduation, fully reopening school buildings, and a request to install artificial turf at Swede Johnson Stadium, North Eugene High School’s baseball field, for it to serve as a multi-sport field. To request to speak to the school board, community members may complete an online request form by the Monday before the next regular board meeting. Community members also may send comments via email to board@4j.lane.edu.

Agenda and Materials

March 3 agenda and materials
March 3 work session audio recording
March 3 regular meeting audio recording


NOTE:  This is a quick summary of the topics and actions at a meeting of the school board. This document is NOT the official minutes of the school board. Official minutes are posted after they are drafted, reviewed and approved by the board. Audio recordings of meetings are typically posted within two days after the meeting. 

School Board Meeting Schedule & Information

Resumen de la reunión de la Junta del 3 de marzo de 2021

Reunión regular de la junta escolar

El miércoles 3 de marzo, la junta escolar realizó una sesión de trabajo y una reunión regular. La reunión se llevó a cabo virtualmente en un esfuerzo por reducir la propagación del coronavirus COVID-19. La reunión estuvo abierta al público a través de video por Zoom, en transmisión en vivo de audio en línea y por radio en la KRVM 1280-AM.

Sesión de trabajo 

El personal del distrito proporcionó la segunda parte de una actualización de dos partes sobre los Indicadores clave de rendimiento (KPI) para las metas del Plan estratégico Visión 20/20 del distrito 4J.

La junta revisó los KPI relacionados con los dos primeros objetivos: Objetivo I: Excelencia educativa con acceso equitativo y resultados para cada estudiante, y Objetivo II: Múltiples caminos hacia el éxito estudiantil, en su sesión de trabajo del 17 de febrero.

En esta sesión de trabajo, el personal del distrito presentó medidas de desempeño de KPI relacionadas con la Meta III, Comunicación y Conexión con la Comunidad; Meta IV, Fuerza Laboral Diversa de Clase Mundial; y el Objetivo V, Administración Estable y Sostenible. Las medidas específicas revisadas incluyeron métricas de producción y resultados de comunicación, diversidad del personal en comparación con la diversidad de estudiantes, tamaño de clase y proporciones de personal, y acceso y uso de dispositivos tecnológicos.

Reunión regular

Comentarios introductorios

La superintendente interina Cydney Vandercar reconoció el trabajo de los empleados clasificados de 4J durante la semana de agradecimiento a los empleados clasificados. En honor al Mes de la Música en Nuestras Escuelas, ella presentó al coro de conciertos de la Preparatoria Churchill, que cantó “We Will Rise Up Together” en una actuación virtual.

Audiencia pública

  • Se realizó una audiencia pública sobre las exenciones de adquisiciones especiales de licitación pública: La junta sostuvo una audiencia pública sobre un reglamento propuesto relacionado con exenciones de adquisiciones especiales de licitación pública. La junta escolar, como junta local de revisión de contratos para el distrito bajo las leyes de contratación pública de Oregón, tiene la autoridad para solicitar y adjudicar contratos públicos de bienes y servicios y para adoptar reglas y conclusiones para adquisiciones especiales y exenciones de licitación competitiva. El reglamento propuesto DJC-AR establecerá ciertas exenciones de licitación pública y designará ciertas clases de contratos para adquisiciones especiales. El uso de adquisiciones especiales y exenciones de licitaciones competitivas es consistente con la ley estatal y las prácticas de los distritos escolares y otras agencias públicas en todo Oregón. Se usará sólo cuando se espere que resulte en ahorros sustanciales de costos o de otra manera promueva sustancialmente el interés público de una manera que no podría realizarse en la práctica a través de procesos de adquisición estándar. Nadie testificó durante la audiencia pública y la junta aprobó por unanimidad el reglamento más adelante en la reunión.

Puntos de información (no se espera que se tome ninguna acción de la junta)

  • Se recibió el informe financiero del segundo trimestre del año fiscal 2019-20 (del 1 de octubre al 31 de diciembre): El informe incluye números actualizados para el presupuesto operativo del distrito y programa de Servicios de Nutrición.
  • Se recibió un informe sobre el plan de revisión de la Región Norte: La inversión emblemática de la medida de bonos escolares del 2018 es la construcción de un nuevo edificio para la Escuela Preparatoria North Eugene, construido en el extremo oeste de la propiedad escolar donde anteriormente se encontraba el edificio de la escuela Silver Lea.

A corto plazo: La Escuela Primaria de Inmersión Japonesa Yujin Gakuen se ha mudado del edificio Silver Lea al sitio de la Escuela Secundaria Kelly. Se completaron renovaciones significativas en Kelly en 2020 para proporcionar un espacio adecuado para ambos programas. Las aulas de primaria están agrupadas en un área del edificio escolar grande con una entrada separada y un patio de recreo. Se anticipó que la ubicación conjunta de Kelly y Yujin Gakuen en el edificio Kelly comenzará en 2020 y continuará al menos hasta 2024. 

A largo plazo: La Preparatoria North Eugene se mudará a su nuevo edificio en 2023. Se planeó que en un futuro punto, el distrito trabajará con las comunidades escolares de Kelly y Yujin Gakuen para determinar la mejor ubicación y coubicación de las dos escuelas y otros programas en el edificio Kelly, el edificio original del norte de Eugene (que requiere actualizaciones y renovaciones de infraestructura antes de albergar potencialmente otros programas), u otro espacio disponible, con decisiones a largo plazo que se tomarán antes de que se complete la nueva escuela preparatoria. Ese trabajo de planificación ahora está comenzando.

El distrito ha contratado a un administrador jubilado para que se concentre en facilitar la conversación y el compromiso con el personal y la comunidad durante el próximo año escolar, y comenzó a trazar el plan preliminar y el cronograma para participar en este proceso. Después de apoyar la transición a la ubicación conjunta de las escuelas en el edificio Kelly, comenzará un proceso de planificación con los maestros y el personal en los programas escolares, seguido de la participación de las familias de Kelly y YG y otros miembros de la comunidad escolar. El cronograma prevé un diálogo inicial esta primavera, luego la oportunidad para que el personal y las familias participen más profundamente en la visualización del futuro de los programas escolares a partir del otoño.

El objetivo del proceso es desarrollar una recomendación al superintendente para la programación y la ubicación futura a largo plazo de cada escuela antes de que finalice el año escolar 2021–22.

  • Se recibió una actualización sobre la planificación de las reuniones de la junta en persona: la junta se ha estado reuniendo virtualmente durante el último año debido a la pandemia de coronavirus. La junta planea reanudar las reuniones con los miembros de la junta en el sitio a partir del 17 de marzo. Los miembros de la junta y el personal asistirán a las reuniones en un híbrido de presencia en el sitio y en línea. El personal del distrito describió los protocolos de salud y seguridad que se implementarán para reanudar las reuniones en persona, incluyendo el registro de entrada y salida, responder preguntas de evaluación de salud, mantener una distancia de 6 pies y usar las mascarillas en todo momento. Los oradores tendrán la oportunidad de ofrecer testimonio público a través de Zoom; También se discutieron otras opciones, como el testimonio por altavoz. Continuará la transmisión en vivo de las reuniones de la junta para el acceso público.
  • Se recibió una actualización sobre COVID-19 y las operaciones escolares: todos los empleados de 4J tuvieron la oportunidad de recibir su primera dosis de la vacuna contra COVID-19, y el distrito comenzó a proporcionarles a los empleados la segunda dosis. El 4J llevará a cabo su próxima clínica de vacunación para educadores patrocinada por el distrito la próxima semana.

La temporada deportiva abreviada de otoño (campo traviesa, fútbol americano, fútbol y voleibol) está en pleno apogeo, con juegos y partidos que comienzan esta semana. Los juegos universitarios de la escuela secundaria se transmiten en vivo para brindar acceso virtual, ya que los espectadores no pueden estar en el sitio en los juegos de la escuela preparatoria en este momento debido a las restricciones estatales de COVID. Las familias que vienen a los juegos deben permanecer en sus autos en el estacionamiento. El personal de la escuela y la policía de Eugene estarán presentes por seguridad, como es habitual en muchos eventos deportivos en circunstancias que no son de pandemia.

El personal describió la planificación en curso para comenzar el aprendizaje híbrido en el sitio/en línea, comenzando con los estudiantes de kindergarten y primer grado. Los estudiantes en los grados K-1 vendrán a la escuela para la transición y orientación híbrida en el sitio la semana del 15 de marzo y comenzarán su horario híbrido regular la semana del 29 de marzo.

El personal del distrito también presentó información sobre el desarrollo profesional continuo en todo el distrito sobre antirracismo. 

Puntos de acción

  • Elementos aprobados en la agenda de consenso: La junta aprobó acciones de personal, los contratos anuales de proveedores de educación alternativa para servicios de educación especial, un programa de cupones de cuidado infantil temporal y las actas oficiales de la reunión de la junta del 27 de enero. La junta también aprobó los contratos de construcción para dos proyectos financiados con bonos: renovaciones en la Secundaria Kennedy para apoyar la reubicación de la Escuela Primaria de Inmersión en Chino y el reemplazo de césped sintético en las Preparatorias Churchill y Sheldon. La votación fue unánime.
  • Se adoptó un reglamento para adquisiciones especiales y exenciones de licitación competitiva: La junta escolar, como junta local de revisión de contratos para el distrito bajo las leyes de contratación pública de Oregón, tiene la autoridad para solicitar y adjudicar contratos públicos de bienes y servicios y para adoptar reglas y hallazgos para adquisiciones especiales y exenciones de licitación pública. El reglamento DJC-AR establece ciertas exenciones a la licitación pública y designa ciertas clases de contratos para adquisiciones especiales. La votación fue unánime.
  • Revisiones aprobadas por unanimidad a las siguientes políticas de la junta:

– IGBA – Estudiantes con discapacidades – Procedimientos de identificación de niños
– IGBAH – Educación especial – Procedimientos de evaluación
– IGBAJ – Educación especial – Educación pública apropiada y gratuita (FAPE)
– IGBBC – Programas y Servicios para Talentosos y dotados
– JGAB – Uso de Restricción o Aislamiento
– JGD – Suspensión

  • Se adoptó una política de la junta para la continuidad de la autoridad en la oficina del superintendente: Poliza CI: La autoridad de emergencia de Superintendente autoriza al superintendente a nombrar a un superintendente interino de emergencia para servir en caso de que el o la superintendente titular no pueda desempeñar sus funciones debido a una incapacidad imprevista, muerte, ausencia u otra circunstancia de emergencia. Es una nueva adopción de política para que la junta cumpla con esa necesidad, definiendo y autorizando a un superintendente interino de emergencia para servir bajo tales circunstancias. La votación fue unánime.

Aporte público

La junta escuchó comentarios públicos en vivo a través de Zoom. Ocho oradores hablaron sobre el horario de aprendizaje híbrido, las disparidades raciales, la graduación de la escuela secundaria en persona, la reapertura total de los edificios escolares y una solicitud para instalar césped artificial en el estadio Swede Johnson, el campo de béisbol de la Preparatoria North Eugene, para que sirva como un multi -campo deportivo. Para solicitar hablar con la junta escolar, los miembros de la comunidad pueden completar un formulario de solicitud en línea antes del lunes anterior a la próxima reunión regular de la junta. Los miembros de la comunidad también pueden enviar comentarios por correo electrónico a board@4j.lane.edu.

Agenda y materiales

Agenda y materiales para la reunión del 3 de marzo
Audio de la sesión de trabajo del 3 de marzo
Audio de la reunión regular del 3 de marzo


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