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Board Meeting Summary: Feb. 3, 2021

Información en español

Feb. 3, 2021
School Board Regular Meeting

On Wednesday, Feb. 3, the school board held a regular meeting. The meeting was held virtually in an effort to reduce the spread of coronavirus COVID-19. The meeting was open to the public via live video on Zoom, audio stream, and radio broadcast on KRVM 1280-AM.

Regular Meeting

Introductory Comments

Interim Superintendent Cydney Vandercar noted that vaccinations for 4J educators have begun, a substantial concrete step toward reopening school buildings that were shuttered nearly a year ago as a result of the coronavirus pandemic. She discussed some of the details of the district’s plan to return to on-site learning that would be outlined more fully during a presentation later during the meeting.

Items for Information (no board action is expected to be taken)

• Received a presentation on revisions to the Lane Education Service District service plan: The education service district supports Lane County’s 16 school districts, including Eugene School District 4J. State law requires each education service district to adopt and regularly update a plan outlining how it will improve instruction and student learning, ensure equitable access to resources and make efficient use of available funding. This plan includes services for students with special needs, school improvement, technology and administrative and other support. The board received information about revisions to Lane ESD’s two-year plan and will consider approval of the plan revisions at a future meeting.

Received an update on COVID-19 and comprehensive distance learning: The superintendent and district staff provided an update on vaccination, athletics, sanitation and safety measures, and planning to return to school buildings in a hybrid on-site / online instruction model.

Vaccine availability for K–12 educators has begun. It takes two doses of the COVID-19 vaccine and at least two weeks after the second dose to develop full immunity. Hundreds of 4J educators received their first doses of the vaccine last week. Vaccine supplies are currently limited and must be prioritized. Over time, vaccines will be available to all staff and to other groups in Oregon’s rollout plan.

With vaccination underway, the district is preparing for students to return to school buildings for on-site learning in a hybrid model, on a rolling basis starting with the youngest grades and adding grades over time, after the following conditions are met for the affected grade level:

  • Key school staff for the grade level have had the opportunity to get both doses of vaccine
  • Plus two weeks to develop immunity and for schools and families to prepare for transition
  • Local public health conditions meet Oregon’s advisory metrics for reopening schools

The first available vaccines were prioritized for staff supporting kindergarten and first grade, so if these conditions are met these youngest students could return to school buildings for hybrid learning as early as the week of March 15, before spring break. Older grades will follow over time.

Once the hybrid on-site/online learning model begins, students will learn on-site in classrooms and online at home in alternating groups. During on-site days, the elementary school day will be five hours long including lunch and recess. One day a week may be designated for all students to learn online at home.

Elementary school families will be given an additional opportunity to change their student’s learning pathway between the “Same School Online” and “Same School Hybrid” options, electing whether to have their students to return to school buildings when hybrid learning begins, or learn remotely for the remainder of the school year. Requests to change between the two same-school options for elementary students will be accepted for a brief period in February.

Middle and high school students will be able to request a learning pathway change in March to change to Same School Hybrid, Same School Online, or Eugene Online Academy enrollment for the third trimester.

Extensive health and safety measures have been established for the protection of staff and students on-site at school, outlined in the district’s COVID-19 Communicable Disease Management Plan. The district has procured personal protective equipment including face coverings to make available for adults and children, hand sanitation stations, clear plastic barriers for use in certain specified locations, and backpack and handheld electrostatic sprayers so custodians can disinfect surfaces and areas efficiently and effectively. Other items the district is purchasing include cleaning wipes for tablets and laptops; signs to remind people about requirements for face coverings, physical distancing and handwashing; and tape that can be applied to floors and walls to direct students in school buildings and keep them a safe distance from other cohorts.

High school athletic teams are engaging in outdoor training and conditioning activities now, with health and safety measures in place. The first shortened sports season will begin later in February. Full-contact activities remain prohibited statewide.

The board took action to vote unanimously in support of the district’s plan to reopen schools in a hybrid model on a rolling basis, on a schedule determined by the superintendent, only after key staff supporting the affected grade level have had the opportunity to receive both doses of COVID-19 vaccine and two weeks after the second dose to develop immunity.

Items for Action

• Approved items on the consent agenda: The board unanimously approved the official minutes of the Dec. 16 board meeting.

Authorized extension: The board authorized facilities staff and consultants to negotiate an extension of the option agreement with the YMCA for its purchase of a portion of the Roosevelt Middle School property. The vote was unanimous.

Items for Future Action (board action is expected at a later meeting)

Considered revisions to Lane Education Service District service plan: The board received information about revisions to Lane ESD’s two-year plan earlier in the evening and will consider its approval at a future meeting.

Items Postponed 

The board postponed to a later meeting several items from the agenda:

  • Item for Information: Update on Graduation Rates
  • Item for Information: Bond Update and Summer 2021 Facilities Plan
  • Item for Future Action: Consider for Adoption DJC-AR Special Procurements and Exemptions from Competitive Bidding
  • Item for Future Action: Consider Adoption of and Revisions to Board Policies:
    – CI – Emergency Superintendent Authority
    – IGBA – Students with Disabilities – Child Identification Procedures
    – IGBAH – Special Education – Evaluation Procedures
    – IGBAJ – Special Education –Free Appropriate Public Education (FAPE)
    – IGBBC – Talented and Gifted – Programs and Services
    – JGAB – Use of Restraint or Seclusion
    – JGD – Suspension

Public Input

The board heard live public comment via Zoom. Six speakers spoke about climate change curriculum, high school athletics, school building reopening and standardized testing. To request to speak to the school board, community members may complete an online request form by 12 p.m. on the Monday before the next regular board meeting.

Residents also submitted public comment via email to board@4j.lane.edu. The board read, reviewed and took into consideration all comments submitted by email by 12 p.m. the day of the meeting.

Agenda and Materials

Feb. 3 agenda and materials
Feb. 3 regular meeting recording

NOTE:  This is a quick summary of the topics and actions at a meeting of the school board. This document is NOT the official minutes of the school board. Official minutes are posted after they are drafted, reviewed and approved by the board. Audio recordings of meetings are typically posted within two days after the meeting. 

School Board Meeting Schedule & Information

Resumen de la reunión de la Junta del 3 de febrero de 2021

Reunión regular de la junta escolar

El miércoles 3 de febrero, la junta escolar realizó una reunión regular. La reunión se llevó a cabo virtualmente en un esfuerzo por reducir la propagación del coronavirus COVID-19. La reunión estuvo abierta al público a través de video por Zoom, en transmisión de audio en vivo en línea y por radio en la KRVM 1280-AM.

Reunión regular

Comentarios introductorios

La superintendente interina Cydney Vandercar señaló que han comenzado las vacunas para los educadores de 4J, un paso concreto y sustancial hacia la reapertura de los edificios escolares que se cerraron hace casi un año como resultado de la pandemia de coronavirus. Discutió algunos de los detalles del plan del distrito para volver al aprendizaje en el sitio que se describiría más detalladamente durante una presentación más adelante durante la reunión.

Elementos de información (no se espera que se tome ninguna acción por parte de la junta)

  • Se recibió una presentación sobre las revisiones del plan de servicio del Distrito de Servicios Educativos de Lane: El distrito de servicios educativos apoya a los 16 distritos escolares del condado de Lane, incluido el Distrito Escolar Eugene 4J. La ley estatal requiere que cada distrito de servicios educativos adopte y actualice regularmente un plan que describa cómo mejorará la instrucción y el aprendizaje de los estudiantes, garantizará el acceso equitativo a los recursos y hará un uso eficiente de los fondos disponibles. Este plan incluye servicios para estudiantes con necesidades especiales, mejoramiento escolar, tecnología y apoyo administrativo y de otro tipo. La junta recibió información sobre las revisiones al plan de dos años de Lane ESD y considerará la aprobación de las revisiones del plan en una reunión futura.
  • Se recibió una actualización sobre COVID-19 y aprendizaje integral a distancia: La superintendente y el personal del distrito brindaron una actualización sobre vacunación, atletismo, saneamiento y medidas de seguridad, y la planificación para regresar a los edificios escolares en un modelo híbrido de instrucción presencial/en línea.

Ha comenzado la disponibilidad de vacunas para educadores K-12. Se necesitan dos dosis de la vacuna COVID-19 y al menos dos semanas después de la segunda dosis para desarrollar inmunidad completa. Cientos de educadores de 4J recibieron sus primeras dosis de la vacuna la semana pasada. Los suministros de vacunas son actualmente limitados y deben priorizarse. Con el tiempo, las vacunas estarán disponibles para todo el personal y para otros grupos en el plan de implementación de Oregón.

Con la vacunación en curso, el distrito se está preparando para que los estudiantes regresen a los edificios escolares para aprender en el sitio en un modelo híbrido, de forma continua, comenzando con los grados más jóvenes y agregando grados con el tiempo, después de que se cumplan las siguientes condiciones para el grado afectado nivel:

  • El personal escolar clave para el nivel de grado ha tenido la oportunidad de recibir ambas dosis de la vacuna
  • Más dos semanas para desarrollar inmunidad y para que las escuelas y las familias se preparen para la transición
  • Las condiciones locales de salud pública cumplen con las métricas de advertencia de Oregón para reabrir las escuelas

Las primeras vacunas disponibles fueron priorizadas para el personal que apoya al Kindergarten y primer grado, por lo que si se cumplen estas condiciones, estos estudiantes más jóvenes podrían regresar a los edificios escolares para el aprendizaje híbrido tan pronto como la semana del 15 de marzo, antes de las vacaciones de primavera. Los grados más antiguos seguirán con el tiempo.

Una vez que comience el modelo híbrido de aprendizaje presencial/en línea, los estudiantes aprenderán presencialmente en las aulas y en línea en casa en grupos alternos. Durante los días en el sitio, el día de la escuela primaria tendrá una duración de cinco horas, incluido el almuerzo y el recreo. Se puede designar un día a la semana para que todos los estudiantes aprendan en línea en casa.

Las familias de las escuelas primarias tendrán una oportunidad adicional de cambiar el camino de aprendizaje de sus estudiantes entre las opciones “Misma escuela en línea” y “Misma escuela híbrida”, eligiendo si quieren que sus estudiantes regresen a los edificios escolares cuando comience el aprendizaje híbrido, o aprendan de forma remota para el resto del año escolar. Las solicitudes para cambiar entre las dos opciones de la misma escuela para estudiantes de primaria se aceptarán durante un breve período en febrero.

Los estudiantes de secundaria y preparatoria podrán solicitar un cambio de ruta de aprendizaje en marzo para cambiar a la inscripción en la misma escuela híbrida, la misma escuela en línea o Eugene Online Academy para el tercer trimestre.

Se han establecido amplias medidas de salud y seguridad para la protección del personal y los estudiantes en la escuela, descritas en el Plan de Manejo de Enfermedades Transmisibles COVID-19 del distrito. El distrito ha adquirido equipos de protección personal que incluyen protectores faciales para adultos y niños, estaciones de saneamiento de manos, barreras de plástico transparente para usar en ciertos lugares específicos y rociadores electrostáticos portátiles y de mochila para que los conserjes puedan desinfectar superficies y áreas de manera eficiente y efectiva. Otros artículos que el distrito está comprando incluyen toallitas limpiadoras para tabletas y computadoras portátiles; letreros para recordar a las personas sobre los requisitos para cubrirse la cara, el distanciamiento físico y el lavado de manos; y cinta que se puede aplicar a pisos y paredes para dirigir a los estudiantes en los edificios escolares y mantenerlos a una distancia segura de otras cohortes.

Los equipos atléticos de la escuela secundaria están participando en actividades de entrenamiento y acondicionamiento al aire libre ahora, con medidas de salud y seguridad implementadas. La primera temporada deportiva abreviada comenzará más tarde en febrero. Las actividades de contacto total siguen prohibidas en todo el estado.

La junta tomó medidas para votar unánimemente a favor del plan del distrito para reabrir las escuelas en un modelo híbrido de forma continua, en un cronograma determinado por el superintendente, solo después de que el personal clave que apoya al nivel de grado afectado haya tenido la oportunidad de recibir ambas dosis. de la vacuna COVID-19 y dos semanas después de la segunda dosis para desarrollar inmunidad.

Puntos para acción

  • Los elementos aprobados en la agenda de consenso: La junta aprobó por unanimidad las actas oficiales de la reunión de la junta del 16 de diciembre.
  • Extensión de terreno autorizada: La junta autorizó al personal de las instalaciones y a los consultores a negociar una extensión del acuerdo de opción con la YMCA para la compra de una parte de la propiedad de la Escuela Secundaria Roosevelt. La votación fue unánime.

Puntos para acción futura (se espera acción de la junta en una reunión posterior)

  • Revisiones consideradas al plan de servicio del Distrito de Servicios Educativos de Lane: La junta recibió información sobre las revisiones al plan de dos años de Lane ESD al comienzo de la noche y considerará su aprobación en una futura reunión.

Puntos pospuestos 

La junta pospuso varios puntos de la agenda para una reunión posterior:

  • Punto de información: Actualización de las tasas de graduación
  • Punto de información: Actualización de bonos y plan de instalaciones de verano de 2021
  • Punto de acción futura: Considerar para adopción DJC-AR Adquisiciones especiales y exenciones de licitación competitiva
  • Punto para acción futura: considerar la adopción y revisión de las políticas de la Junta:
    – CI – Autoridad del superintendente de emergencia
    – IGBA – Estudiantes con discapacidades – Procedimientos de identificación de niños
    – IGBAH – Educación especial – Procedimientos de evaluación
    – IGBAJ – Educación especial – Educación pública apropiada y gratuita (FAPE)
    – IGBBC – Talentosos y dotados – Programas y servicios
    – JGAB – Uso de restricción o reclusión
    – JGD – Suspensión

Aporte público

La junta escuchó comentarios públicos en vivo a través de Zoom. Seis oradores hablaron sobre el plan de estudios sobre el cambio climático, el atletismo en la escuela secundaria, la reapertura del edificio escolar y las pruebas estandarizadas. Para solicitar hablar con la junta escolar, los miembros de la comunidad pueden completar un formulario de solicitud en línea antes de las 12:00 p.m. del lunes anterior a la próxima reunión regular de la junta.

Los residentes también enviaron comentarios públicos por correo electrónico a board@4j.lane.edu. La junta leyó, revisó y tomó en consideración todos los comentarios enviados por correo electrónico antes de las 12:00 p. m. del día de la reunión.

Agenda y materiales

Agenda y materiales para el 3 de febrero

Audio de la reunión regular del 3 de febrero


NOTA: Este es un breve resumen de los temas y acciones de una reunión de la junta escolar. Este documento NO es el acta oficial de la junta escolar. Las actas oficiales se publican después de que son redactadas, revisadas y aprobadas por la junta. Las grabaciones de audio de las reuniones generalmente se publican dentro de los dos días posteriores a la reunión. 

Calendario e información de las reuniones de la junta escolar

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