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Board Meeting Summary: Jan. 13, 2021

Información en español

January 13, 2021
School Board Regular Meeting

On Wednesday, Jan. 13, the school board held a regular meeting. The meeting was held virtually in an effort to reduce the spread of coronavirus COVID-19. The meeting was open to the public via live video on Zoom, audio stream, and radio broadcast on KRVM 1280-AM.

Regular Meeting

Introductory Comments

Interim Superintendent Cydney Vandercar opened the meeting by reading a proclamation recognizing January as School Board Recognition Month and acknowledging the work of the Eugene School Board.

Superintendent Vandercar talked about preparations for the eventual resumption of on-site learning in a hybrid model, and said classroom assignments for students and teachers won’t be changing Feb. 1, the first day of the second semester for elementary schools, as originally planned. In response to feedback from teachers and families, and thanks to the hard work of technology staff, the district has found a way to make those changes shortly before on-site learning begins rather than at the start of the semester. She said the shift won’t be glitch-free and asked for patience from families when that time arrives.

Superintendent Vandercar discussed the recent decision by Gov. Kate Brown to change the state’s school building re-opening metrics from mandatory restrictions to advisory recommendations. She said 4J is continuing to plan for students’ return to in-person learning, including preparing for the vaccination of district staff; exploring childcare supports for the hybrid model; and installing air purifying devices in the district’s school buildings.

Board Chair Mary Walston welcomed the 4J community to 2021, and outlined the accomplishments of the past year and the work ahead in the new year. Last year, she said, the district met the challenge and shifted to distance learning when all Oregon school buildings were closed in mid-March due to the coronavirus pandemic; provided laptops and tablets to all students and internet access to those in need; undertook work to address underlying racial inequities in our system; offered free meals and wraparound support services to students; continued progress on bond-funded construction projects; kept the district on sound financial footing; and successfully transitioned to an interim superintendent and maintained strong leadership for the district. This year, Chair Walston said, the district will continue to meet these and new challenges, including returning students to on-site learning; closing the academic achievement gaps that may widen during comprehensive distance learning; supporting the health and wellness of students and staff; selecting a permanent superintendent; and addressing the financial challenges brought about by the pandemic.

Items for Information (no board action is expected to be taken)

Received an update on COVID-19 and comprehensive distance learning: District staff outlined the state’s change of the school building re-opening metrics from mandatory restrictions to advisory recommendations. The state is scheduled to release updated advisory metrics on Jan. 19. The district plans to start hybrid learning for the youngest students at a point when public health conditions allow. This would begin no earlier than Feb. 1, if public health conditions had improved. However, the COVID-19 case rate in Lane County is too high at this point to start hybrid on-site/online learning.

The district conducted a staff survey as it continues its planning for hybrid learning. The vast majority of the 1,500 part- and full-time employees who responded indicated they would get vaccinated once the COVID-19 vaccine is available. About 200 employees indicated they are in need of childcare when students return to school buildings in a hybrid model, and the district is exploring options for supports.

District staff provided a brief update on the planning to start hybrid learning at the elementary schools. Staff also reported that outdoor training and conditioning activities for high school sports will begin the week of Jan. 25.

The district is readying to provide COVID vaccinations for 4J staff when vaccines are available. The vaccinations are optional for staff. Depending on vaccine supplies, it’s anticipated it will take at least two or three weeks to get all staff inoculated with the first dose once the vaccination program has started. The district is developing prioritization to guide which 4J staff will receive the vaccine first. Over time, vaccine should be available for all employees, including substitutes, coaches, and staff on temporary leave.

Items for Action

Approved COVID-19 temporary paid leave program: The district will implement a paid leave bank of up to 10,000 hours that 4J employees could draw upon if they are: (1) subject to a quarantine or isolation order, (2) have a positive COVID-19 diagnosis and have exhausted their sick leave, or (3) are experiencing symptoms of COVID-19 and have no known exposures, or have been referred by a health care provider for a COVID-19 test or are awaiting test results, and have exhausted their sick leave. Eligible employees could receive up to 10 days of leave at their regular rate of pay with the ability to extend the term another 10 days with approval by the human resources director. Employees who draw from the bank are required to cooperate with human resources and district contract tracers. The plan expires on June 30 unless terminated or modified earlier. The estimated cost of the program is up to $200,000. The vote was unanimous.

Approved instructional hours for the 2020–21 school year: State education rules require school districts to provide a minimum number of instructional hours to students: 900 for grades K–8, 990 for grades 9–11, and 966 for high school seniors. With students learning online and in hybrid learning models during the coronavirus pandemic, the Oregon Department of Education is allowing school districts to include up to 90 hours of staff professional development and up to 90 hours of parent-teacher communication to meet the minimum instructional hours required under state rules. 4J is not currently utilizing the full 180 hours of allowances under current online learning schedules, but the board authorized the one-year allowances to provide flexibility in school schedule planning as the district plans for the eventual return of students to in-person learning. The vote was unanimous.

• Approved items on the consent agenda: The board unanimously approved the following:

Camas Ridge design: Local voters approved a bond measure in 2018 to fund capital improvements at every 4J school and replace three aging school buildings, including Camas Ridge Elementary School. The board approved the selection of Eugene-based PIVOT Architecture to design the new Camas Ridge building.

Equitable athletic facilities: Construction of the new softball field at North Eugene High School is nearly complete and work is beginning on several other equitable athletic facility improvements. The board approved the selection of Eugene-based Robertson Sherwood Architects as the architect and Corvallis-based GBC Construction as the construction manager/general contractor (CM/GC) for a replacement softball field at Sheldon High School, additional softball amenities at Churchill High School and South Eugene High School, and locker room improvements at Sheldon and Churchill (locker room improvements were completed at South Eugene in 2018). The combined cost is anticipated to be $6–7 million and will be paid for with funds from the bond measure 4J voters approved in 2018.

Bleacher replacement: The wooden bleachers at Monroe and Kennedy middle schools are original to the schools and are beyond their useful life. They will be replaced with new bleachers that are compliant with the Americans with Disabilities Act (ADA) and extend and retract automatically instead of manually, reducing the risk of back injuries to staff. The board approved awarding the bleacher replacement work to KCDA Purchasing Cooperative. The estimated cost is $167,112 and will be paid for with bond funds.

Outdoor School: The board authorized funds for a contract with Whole Earth Nature School to provide Outdoor School services this year for a majority of 4J elementary schools and some charter schools in the district. Some schools have chosen different providers for the 5th grade program.

Athletic coaching: The board approved an agreement with the Eugene Education Association (EEA) related to athletic coaching stipends.

Minutes: The board approved the official minutes of the Oct. 14, Nov. 18 and Dec. 2 board meetings.

Deed restriction: The board approved a minor amendment clarifying a deed restriction placed on a portion of the former Civic Stadium property. The property was owned by 4J from 1938 until its sale in 2015. It is now home to the new Civic Park fieldhouse and sports field.

Public Input

The board heard live public comment via Zoom. Four community members spoke about learning pathways, student video use in zoom, volunteer support during distance learning, and the importance of civics education. To request to speak to the school board, community members may complete an online request form by 12 p.m. on the Monday before the next regular board meeting.

Residents also submitted public comment via email to board@4j.lane.edu. The board read, reviewed and took into consideration all comments submitted by email by 12 p.m. the day of the meeting.

Agenda and Materials

Jan. 13 agenda and materials
Jan. 13 board meeting recording


NOTE:  This is a quick summary of the topics and actions at a meeting of the school board. This document is NOT the official minutes of the school board. Official minutes are posted after they are drafted, reviewed and approved by the board. Audio recordings of meetings are typically posted within two days after the meeting. 

School Board Meeting Schedule & Information

Resumen de la reunión de la junta del 13 de enero de 2021

Reunión ordinaria de la junta escolar

El miércoles 13 de enero, la junta escolar realizó una reunión ordinaria. La reunión se llevó a cabo virtualmente en un esfuerzo por reducir la propagación del coronavirus COVID-19. La reunión estuvo abierta al público a través de Zoom, en transmisión de audio en vivo en línea y por radio en la KRVM 1280-AM.

Reunión regular

Comentarios introductorios

La superintendente interina Cydney Vandercar abrió la reunión leyendo una proclamación reconociendo enero como el Mes de Reconocimiento de la Junta Escolar y reconociendo el trabajo de la Junta Escolar de Eugene.

La superintendente Vandercar habló sobre los preparativos para la eventual reanudación del aprendizaje en los sitios escolares con un modelo híbrido, y dijo que las asignaciones de clase para estudiantes y maestros no cambiarán el 1 de febrero, el primer día del segundo semestre para las escuelas primarias, como se planeó originalmente. En respuesta a los comentarios de los maestros y las familias, y gracias al arduo trabajo del personal de tecnología, el distrito ha encontrado la manera de realizar esos cambios poco antes de que comience el aprendizaje en los sitios en lugar de al comienzo del semestre. Ella dijo que el cambio no estará libre de fallas y pidió paciencia a las familias cuando llegue ese momento.

El superintendente Vandercar discutió la reciente decisión de la gobernadora Kate Brown de cambiar las métricas de reapertura de edificios escolares de restricciones obligatorias a recomendaciones de asesoramiento. Ella dijo que 4J continúa planificando el regreso de los estudiantes al aprendizaje en persona, incluyendo la vacunación del personal del distrito; explorar apoyos para el cuidado de niños para el modelo híbrido; e instalar dispositivos de purificación de aire en los edificios escolares del distrito.

La presidenta de la junta, Mary Walston, dio la bienvenida a la comunidad de 4J al 2021 y describió los logros del año pasado y el trabajo por delante en el nuevo año. El año pasado, dijo, el distrito enfrentó el desafío y cambió al aprendizaje a distancia cuando todos los edificios escolares de Oregón cerraron a mediados de marzo debido a la pandemia de coronavirus; proporcionó computadoras portátiles y tabletas a todos los estudiantes y acceso a Internet a quienes lo necesitaban; emprendió el trabajo para abordar las desigualdades raciales subyacentes en nuestro sistema; ofreció comidas gratuitas y servicios integrales de apoyo a los estudiantes; progreso continuo en proyectos de construcción financiados con bonos; mantuvo al distrito en una base financiera sólida; y realizó una transición exitosa a una superintendente interina y mantuvo un fuerte liderazgo para el distrito. Este año, dijo la presidente Walston, el distrito continuará enfrentando estos y nuevos desafíos, incluyendo el regreso de los estudiantes al aprendizaje en el sitio; cerrar las brechas de rendimiento académico que pueden ampliarse durante el aprendizaje integral a distancia; apoyar la salud y el bienestar de los estudiantes y el personal; seleccionar un superintendente permanente; y abordar los desafíos financieros provocados por la pandemia.

Puntos de información (no se espera que se tomen medidas de la junta)

  • Se recibió una actualización sobre COVID-19 y el aprendizaje integral a distancia: El personal del distrito describió el cambio del estado de las métricas de reapertura del edificio escolar de restricciones obligatorias a recomendaciones de asesoramiento. Está previsto que el estado publique métricas de asesoramiento actualizadas el 19 de enero. El distrito planea comenzar el aprendizaje híbrido para los estudiantes más jóvenes en un momento en que las condiciones de salud pública lo permitan. Esto no comenzaría antes del 1 de febrero, si las condiciones de salud pública hubieran mejorado. Sin embargo, la tasa de casos de COVID-19 en el condado de Lane es demasiado alta en este momento para comenzar el aprendizaje híbrido en el sitio/en línea.

El distrito realizó una encuesta del personal mientras continúa su planificación para el aprendizaje híbrido. La gran mayoría de los 1500 empleados de tiempo parcial y tiempo completo que respondieron indicaron que se vacunarán una vez que la vacuna contra el COVID-19 esté disponible. Alrededor de 200 empleados indicaron que necesitan cuidado de niños cuando los estudiantes regresen a los edificios escolares en un modelo híbrido, y el distrito está explorando opciones de apoyo.

El personal del distrito proporcionó una breve actualización sobre la planificación para comenzar el aprendizaje híbrido en las escuelas primarias. El personal también informó que las actividades de entrenamiento y acondicionamiento al aire libre para los deportes de la escuela secundaria comenzarán la semana del 25 de enero.

El distrito se está preparando para proporcionar vacunas contra el COVID para el personal de 4J cuando las vacunas estén disponibles. Las vacunas son opcionales para el personal. Dependiendo de los suministros de vacunas, se anticipa que tomará al menos dos o tres semanas vacunar a todo el personal con la primera dosis una vez que haya comenzado el programa de vacunación. El distrito está desarrollando una priorización para guiar qué personal de 4J recibirá la vacuna primero. Con el tiempo, la vacuna debería estar disponible para todos los empleados, incluidos los sustitutos, los entrenadores y el personal con licencia temporal.

Puntos de acción

  • Programa aprobado de licencia temporal pagada por COVID-19: El distrito implementará un banco de licencia pagada de hasta 10,000 horas que los empleados de 4J podrían utilizar si están: (1) sujetos a una orden de cuarentena o aislamiento, (2) tienen un diagnóstico positivo de COVID-19 y han agotado su licencia por enfermedad, o (3) están experimentando síntomas de COVID-19 y no tienen exposiciones conocidas, o han sido referidos por un proveedor de atención médica para una prueba de COVID-19 o están esperando la prueba resultados, y han agotado su baja por enfermedad. Los empleados elegibles podrían recibir hasta 10 días de licencia a su salario regular con la posibilidad de extender el plazo otros 10 días con la aprobación del director de recursos humanos. Los empleados que extraen dinero del banco deben cooperar con recursos humanos y rastreadores de contratos del distrito. El plan vence el 30 de junio a menos que se cancele o modifique antes. El costo estimado del programa es de hasta $200,000. La votación fue unánime.
  • Horas de instrucción aprobadas para el año escolar 2020–21: las normas educativas estatales requieren que los distritos escolares brinden una cantidad mínima de horas de instrucción a los estudiantes: 900 para los grados K–8, 990 para los grados 9–11 y 966 para los estudiantes del último año de secundaria. Con los estudiantes aprendiendo en línea y en modelos de aprendizaje híbrido durante la pandemia del coronavirus, el Departamento de Educación de Oregón permite que los distritos escolares incluyan hasta 90 horas de desarrollo profesional del personal y hasta 90 horas de comunicación entre padres y maestros para cumplir con las horas mínimas de instrucción requeridas bajo las reglas del estado. Actualmente, 4J no está utilizando las 180 horas completas de asignaciones según los horarios actuales de aprendizaje en línea, pero la junta autorizó las asignaciones de un año para brindar flexibilidad en la planificación del horario escolar a medida que el distrito planea el eventual regreso de los estudiantes al aprendizaje en persona. La votación fue unánime.
  • Artículos aprobados en la agenda de consenso: la junta aprobó por unanimidad lo siguiente:

Diseño de Camas Ridge: los votantes locales aprobaron una medida de bonos en 2018 para financiar mejoras de capital en cada escuela 4J y reemplazar tres edificios escolares antiguos, incluida la Escuela Primaria Camas Ridge. La junta aprobó la selección de PIVOT Architecture, con sede en Eugene, para diseñar el nuevo edificio Camas Ridge.

Instalaciones atléticas equitativas: La construcción del nuevo campo de softball en la Escuela Secundaria North Eugene está casi completa y se está comenzando a trabajar en varias otras mejoras a las instalaciones deportivas equitativas. La junta aprobó la selección de Robertson Sherwood Architects, con sede en Eugene, como arquitecto y de GBC Construction, con sede en Corvallis, como gerente de construcción/contratista general (CM/GC) para reemplazar un campo de softball en Sheldon High School y servicios adicionales de softball en Churchill High School. y South Eugene High School, y mejoras en los vestuarios de Sheldon y Churchill (las mejoras en los vestuarios se completaron en South Eugene en 2018). Se prevé que el costo combinado sea de $6 a 7 millones y se pagará con fondos de la medida de bonos 4J que los votantes aprobaron en 2018.

Reemplazo de las gradas: las gradas de madera en las escuelas intermedias Monroe y Kennedy son originales de las escuelas y están más allá de su vida util. Serán reemplazadas por nuevas gradas que cumplan con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) y se extiendan y retraigan automáticamente en lugar de manualmente, lo que reduce el riesgo de lesiones en la espalda del personal. La junta aprobó otorgar el trabajo de reemplazo de las gradas a la Cooperativa de Compras KCDA. El costo estimado es de $167,112 y será pagado con fondos de bonos.

Escuela al aire libre: la junta autorizó fondos para un contrato con Whole Earth Nature School para brindar servicios de escuela al aire libre este año para la mayoría de las escuelas primarias 4J y algunas escuelas chárter en el distrito. Algunas escuelas han elegido diferentes proveedores para el programa de quinto grado.

Entrenamiento deportivo: la junta aprobó un acuerdo con la Asociación de Educación de Eugene (EEA) relacionado con los estipendios de entrenamiento deportivo.

Actas: La junta aprobó las actas oficiales de las reuniones de la junta del 14 de octubre, 18 de noviembre y 2 de diciembre.

Restricción de escritura: la junta aprobó una enmienda menor que aclara una restricción de escritura impuesta a una parte de la propiedad del antiguo Estadio Cívico. La propiedad fue propiedad de 4J desde 1938 hasta su venta en 2015. Ahora alberga la nueva casa de campo y campo deportivo de Civic Park.

Aporte público

La junta escuchó comentarios públicos en vivo a través de Zoom. Cuatro miembros de la comunidad hablaron sobre las vías de aprendizaje, el uso de videos de los estudiantes en zoom, el apoyo voluntario durante el aprendizaje a distancia y la importancia de la educación cívica. Para solicitar hablar con la junta escolar, los miembros de la comunidad pueden completar un formulario de solicitud en línea antes de las 12:00 p. m. del lunes anterior a la próxima reunión regular de la junta.

Los residentes también enviaron comentarios públicos por correo electrónico a board@4j.lane.edu. La junta leyó, revisó y tomó en consideración todos los comentarios enviados por correo electrónico antes de las 12:00 p. m. del día de la reunión.

Agenda y materiales

Agenda y materiales de la reunión del 13 de enero
Audio de la reunión de la junta del 13 de enero

NOTA: Este es un breve resumen de los temas y acciones de una reunión de la junta escolar. Este documento NO es el acta oficial de la junta escolar. Las actas oficiales se publican después de que son redactadas, revisadas y aprobadas por la junta. Las grabaciones de audio de las reuniones generalmente se publican dentro de los dos días posteriores a la reunión. 

Calendario e información de la reunión de la junta escolar

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