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Board Meeting Summary: Nov. 4, 2020

Información en español

November 4, 2020
School Board Regular Meeting

On Wednesday, Nov. 4, the school board held a regular meeting. The meeting was held virtually in an effort to reduce the spread of coronavirus COVID-19. The meeting was open to the public via live video on Zoom, audio stream at www.4j.lane.edu/stream, and radio broadcast on KRVM 1280-AM. Public comment was received via email.

Regular Meeting

Introductory Comments

Interim Superintendent Cydney Vandercar opened the meeting by introducing and administering the oaths of office to the 2020–21 student board representatives: Paige Dunnavant (North Eugene), Mazie McNamara (Sheldon), Joel Sadofsky (Eugene International High School), Harmony Simmons (Churchill) and Dusty Temple (ECCO). Noa Ablow Measelle (South Eugene) was not able to attend the meeting.

Vandercar said the district has received a number of emails from parents urging 4J to reopen school buildings for on-site learning. She said the district is unable to do so because Lane County’s coronavirus case rates are too high to meet either the original or updated health metrics for school reopening issued by the Oregon Department of Education on Oct. 30. She said the district eventually would move to on-site learning in a hybrid model with alternating cohorts, possibly beginning as early as January if public health conditions allow. She also outlined the restrictions the Oregon School Activities Association has placed on prep sports.

Board Chair Mary Walston said the board would provide an opportunity for live public comment via Zoom, starting at its Dec. 2 meeting. Interested speakers must sign up in advance of the meetings, and speakers will be assigned by lottery if more community members request to speak than the allotted number for each meeting.

Items for Information (no board action is expected to be taken)

Received an update on COVID-19 and comprehensive distance learning: District staff reviewed for the board the updated metrics, released by the Oregon Department of Education on Oct. 30, that must be met for schools to return to teaching and learning on-site. Lane County currently does not meet the metrics for 4J to reopen school buildings either for all students or just for the youngest grades. The district is planning to reopen school buildings for on-site learning in alternating cohorts beginning after winter break, if public health conditions allow.

District staff also presented information on a student resource center that will open Nov. 16 in a building across from the Hult Center in downtown Eugene. The center will provide a place for students, particularly those who are unhoused, to study and and receive heath care, mental health counseling and job training. In the coming weeks, an overnight youth hostel will open at the location. The center is a collaboration of public agencies including Eugene School District 4J and the City of Eugene, community organizations including 15th Night and Youth Era, and private donors.

Information was also shared about assistance for students and parents to navigate the technology needed for comprehensive distance learning, including a webpage with technical resources and upcoming training sessions for parents.

Received an update on enrollment for the 2020–21 school year: District staff provided a presentation on student enrollment, which during the pandemic has declined to its lowest level since 1961. The district had 15,839 enrolled students as of Oct. 1—679 students less than anticipated in enrollment projections for this year, and 474 fewer than enrolled in 2019. Of those 474 students, two-thirds either transferred to a virtual charter school or registered as homeschool students.

The biggest enrollment decrease came in kindergarten with 21.6% fewer students than projected. Most other large Oregon districts have seen similar enrollment drops concentrated in kindergarten.

Items for Action

• Approved items on the consent agenda: The board approved an agreement with the Eugene Education Association, the union representing 4J teachers and licensed specialists, on working conditions in the comprehensive distance learning and hybrid learning models, and approved the official minutes of the Sept. 2, Sept. 16, Sept. 21 and Sept. 23 board meetings. The vote was unanimous.

Approved extending the interim superintendent employment contract: The board unanimously approved extending the appointment of Interim Superintendent Cydney Vandercar through the 2021–22 school year, pending board approval of an mutually agreed-upon amended contract. The board is scheduled to vote on the amended contract at its Nov. 18 meeting.

The board appointed Ms. Vandercar as interim superintendent on May 6 under a one-year contract for the 2020–21 school year. The board began the process this fall to select a recruitment firm to assist in the selection of a permanent superintendent, but voted on Oct. 21 to cancel that process in consideration of the impact of the pandemic on district schools and on the recruitment and selection process.

Appointed three members to the budget committee: The board appointed Joshua Burstein, Gary Campbell and Anne Fifield to three-year terms on 4J’s budget committee. The board interviewed 15 candidates on Oct. 21. The budget committee reviews annual budget proposals to ensure that the district is planning to spend money in furtherance of district goals.

Items for Future Action (board action is expected at a later meeting)

Considered adopting policy on hate symbols and bias incidents: On Sept. 17, the Oregon State Board of Education approved the temporary All Students Belong rule that bans the presence or use of hate symbols, including the swastika, noose and Confederate flag, on school grounds or in any school or educational program that receives state revenue. It also requires school districts to adopt a policy banning hate symbols and establish procedures to address bias incidents. The temporary rule allows the use of the symbols in teaching that aligns with state standards.

For decades, 4J has prohibited discrimination and harassment against students and staff based on their race, color, religion and other protected statuses, and has measures to enforce such policies. However, the district does not currently have an adopted board policy explicitly banning the identified hate symbols.

School administrators have reported examples in recent years of the presence of these symbols on 4J school grounds, such as displays of the Confederate flag on cars in parking lots and clothing, swastikas at the entry of a school, or on notebooks or desks, and images of nooses and swastikas displayed as a result of hacking by district students. These incidents are distressing and harmful for both students and staff, and take administrators and staff from other critical work.

Proposed policy ACB – Hate Symbols and Bias Incidents is intended to meet the requirements of the state rule. It defines hate symbols, bias incidents and hate crimes; prohibits them on district properties and in district programs; affirms that students and staff are entitled to work in discrimination- and harassment-free educational environments; and directs the superintendent to develop rules necessary to implement the policy. The board will review the draft policy and vote on its adoption in upcoming board meetings.

Discussed the upcoming Oregon School Boards Association election: The board is set to vote on Nov. 18 whether OSBA should adopt the association’s 2021–2022 Legislative Priorities and Principles as recommended by the Legislative Policy Committee.

Public Input

Public comment was submitted via email to board@4j.lane.edu. The board read, reviewed and took into consideration all comments submitted by email by 12 p.m. the day of the meeting.

Agenda and Materials

Nov. 4 agenda and materials
Nov. 4 board regular meeting recording


NOTE:  This is a quick summary of the topics and actions at a meeting of the school board. This document is NOT the official minutes of the school board. Official minutes are posted after they are drafted, reviewed and approved by the board. Audio recordings of meetings are typically posted within two days after the meeting. 

School Board Meeting Schedule & Information

Resumen de la reunión de la junta del 4 de noviembre de 2020

Reunión regular de la junta escolar

El miércoles 4 de noviembre, la junta escolar realizó una reunión regular. La reunión se llevó a cabo virtualmente en un esfuerzo por reducir la propagación del coronavirus COVID-19. La reunión estuvo abierta al público a través de Zoom, transmisión de audio en línea: www.4j.lane.edu/stream y en vivo por radio en la KRVM 1280-AM. Los comentarios públicos se recibieron por correo electrónico.

Reunión regular

Comentarios introductorios

La superintendente interina Cydney Vandercar abrió la reunión presentando y administrando los juramentos del cargo a los representantes de la junta estudiantil de 2020–21: Paige Dunnavant (North Eugene), Mazie McNamara (Sheldon), Joel Sadofsky (Eugene International High School), Harmony Simmons (Churchill) y Dusty Temple (ECCO). Noa Ablow Measelle (South Eugene) no pudo asistir a la reunión.

Vandercar dijo que el distrito ha recibido varios correos electrónicos de padres que instan a 4J a reabrir los edificios escolares para el aprendizaje en el lugar. Ella dijo que el distrito no puede hacerlo porque las tasas de casos de coronavirus del condado de Lane están demasiado altas para cumplir con las métricas de salud originales o actualizadas para la reapertura de escuelas emitidas por el Departamento de Educación de Oregón el 30 de octubre. Dijo que el distrito eventualmente se mudará al aprendizaje en los sitios en un modelo híbrido con cohortes alternas, posiblemente comenzando en enero si las condiciones de salud pública lo permiten. También describió las restricciones que la Asociación de Actividades Escolares de Oregón ha impuesto a los deportes preparatorios.

La presidenta de la junta, Mary Walston, dijo que la junta brindará una oportunidad para comentarios públicos en vivo a través de Zoom, a partir de la reunión del 2 de diciembre. Los oradores interesados ​​deben inscribirse antes de las reuniones, y si hay más miembros de la comunidad que soliciten hablar que el número asignado para cada reunión serán asignados por sorteo.

Puntos de información (no se espera que se tomen medidas por parte de la junta)

  • Se recibió una actualización sobre COVID-19 y el aprendizaje integral a distancia: El personal del distrito revisó para la junta las métricas actualizadas, publicadas por el Departamento de Educación de Oregón el 30 de octubre, que deben cumplirse para que las escuelas vuelvan a enseñar y aprender en el lugar. El condado de Lane actualmente no cumple con las métricas de 4J para reabrir los edificios escolares para todos los estudiantes o solo para los grados más jóvenes. El distrito planea reabrir los edificios escolares para el aprendizaje en el sitio en cohortes alternas a partir de las vacaciones de invierno, si las condiciones de salud pública lo permiten.

El personal del distrito también presentó información sobre un centro de recursos para estudiantes que abrirá el 16 de noviembre en un edificio frente al Centro Hult en el centro de Eugene. El centro proporcionará un lugar para que los estudiantes, en particular aquellos que no tienen hogar, estudien y reciban atención médica, asesoramiento sobre salud mental y capacitación laboral. En las próximas semanas, se abrirá un albergue juvenil nocturno en el lugar. El centro es una colaboración de agencias públicas, incluyendo al Distrito Escolar de Eugene 4J y la ciudad de Eugene, organizaciones comunitarias, incluidas 15th Night y Youth Era, y donantes privados.

También se compartió información sobre la asistencia para que los estudiantes y los padres naveguen por la tecnología necesaria para el aprendizaje a distancia integral, incluyendo una página web con recursos técnicos y las próximas sesiones de capacitación para los padres.

  • Se recibió una actualización sobre la inscripción para el año escolar 2020–21: El personal del distrito hizo una presentación sobre la inscripción de estudiantes, que durante la pandemia disminuyó a su nivel más bajo desde 1961. El distrito tenía 15,839 estudiantes inscritos al 1 de octubre: 679 estudiantes menos de lo anticipado en las proyecciones de inscripción para este año, y 474 menos de lo que se inscribió en 2019. De esos 474 estudiantes, dos tercios se transfirieron a una escuela autónoma virtual o se registraron como estudiantes de educación en el hogar.

La mayor disminución de inscripción se produjo en el kindergarten con un 21,6 % menos de estudiantes de lo proyectado. La mayoría de los otros distritos grandes de Oregón han visto caídas de inscripción similares concentradas en los kínderes.

Puntos de acción

  • Puntos aprobados en la agenda de consenso: La junta aprobó un acuerdo con Eugene Education Association, el sindicato que representa a los maestros de 4J y especialistas con licencia, sobre las condiciones de trabajo en los modelos integrales de aprendizaje a distancia y de aprendizaje híbrido, y aprobó las actas oficiales de las reuniones de la junta del 2, 16, 21 y 23 de septiembre. La votación fue unánime.
  • Se aprobó la extensión del contrato de empleo del superintendente interino: la junta aprobó por unanimidad extender el nombramiento de la superintendente interina Cydney Vandercar hasta el año escolar 2021–22, pendiente de la aprobación de la junta de un contrato enmendado de mutuo acuerdo. Está previsto que la junta vote sobre el contrato enmendado en su reunión del 18 de noviembre.

La junta nombró a la Sra. Vandercar como superintendente interina el 6 de mayo bajo un contrato de un año para el año escolar 2020-21. La junta comenzó el proceso este otoño para seleccionar una empresa de reclutamiento para ayudar en la selección de un superintendente permanente, pero votó el 21 de octubre para cancelar ese proceso en consideración del impacto de la pandemia en las escuelas del distrito y en el proceso de reclutamiento y selección.

  • Se nombraron a tres miembros para el comité de presupuesto: La junta nombró a Joshua Burstein, Gary Campbell y Anne Fifield por períodos de tres años en el comité de presupuesto del 4J. La junta entrevistó a 15 candidatos el 21 de octubre. El comité de presupuesto revisa las propuestas presupuestarias anuales para garantizar que el distrito planee gastar dinero para promover las metas del distrito.

Puntos para acción futura (se espera acción de la junta en una reunión posterior)

  • Se consideró la adopción de una política sobre símbolos de odio e incidentes de prejuicio: el 17 de septiembre, la Junta de Educación del Estado de Oregón aprobó la regla temporal: Todos los estudiantes pertenecen que prohíbe la presencia o el uso de símbolos de odio, incluida la esvástica, la soga y la bandera confederada, en los terrenos escolares o en cualquier escuela o programa educativo que reciba ingresos estatales. También requiere que los distritos escolares adopten una política que prohíba los símbolos de odio y establezca procedimientos para abordar incidentes de prejuicios. La regla temporal permite el uso de los símbolos en la enseñanza que se alinea con los estándares estatales.

Durante décadas, el 4J ha prohibido la discriminación y el acoso contra los estudiantes y el personal en función de su raza, color, religión y otros estados protegidos, y tiene medidas para hacer cumplir dichas políticas. Sin embargo, el distrito actualmente no tiene una política adoptada por la junta que prohíba explícitamente los símbolos de odio identificados.

Los administradores escolares han informado ejemplos en los últimos años de la presencia de estos símbolos en los terrenos de las escuelas de 4J, como exhibiciones de la bandera confederada en automóviles en estacionamientos y ropa, esvásticas en la entrada de una escuela, o en cuadernos o escritorios, e imágenes de sogas y esvásticas mostradas como resultado de piratería por parte de estudiantes del distrito. Estos incidentes son angustiosos y dañinos tanto para los estudiantes como para el personal, y distraen a los administradores y al personal de otras tareas críticas.

La política propuesta ACB – Incidentes de prejuicios y símbolos de odio tiene como objetivo cumplir con los requisitos de la regla estatal. Define símbolos de odio, incidentes de prejuicio y crímenes de odio; los prohíbe en las propiedades del distrito y en los programas del distrito; afirma que los estudiantes y el personal tienen derecho a trabajar en entornos educativos libres de discriminación y acoso; y ordena al superintendente que desarrolle las reglas necesarias para implementar la política. La junta revisará el borrador de la política y votará sobre su adopción en las próximas reuniones de la junta.

  • Se discutió la próxima elección de la Asociación de Juntas Escolares de Oregón: La junta votará el 18 de noviembre si OSBA debe adoptar las Prioridades y Principios Legislativos 2021–2022 de la asociación según lo recomendado por el Comité de Política Legislativa.

Aportes públicos

Los comentarios públicos se enviaron por correo electrónico a board@4j.lane.edu. La junta leyó, revisó y tomó en consideración todos los comentarios enviados por correo electrónico antes de las 12:00 p.m. del día de la reunión.

Agenda y materiales

Agenda y materiales de la reunión regular del 4 de noviembre

Audio de la reunión regular del 4 de noviembre


NOTA: Este es un breve resumen de los temas y acciones de una reunión de la junta escolar. Este documento NO es el acta oficial de la junta escolar. Las actas oficiales se publican después de que son redactadas, revisadas y aprobadas por la junta. Las grabaciones de audio de las reuniones generalmente se publican dentro de los dos días posteriores a la reunión. 

Calendario e información de las reuniones de la junta escolar


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