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Board Meeting Summary: Nov. 18, 2020

Información en español

November 18, 2020
School Board Work Session & Regular Meeting

On Wednesday, Nov. 18, the school board held a work session and regular meeting. The meeting was held virtually in an effort to reduce the spread of coronavirus COVID-19. The meeting was open to the public via live video on Zoom, audio stream, and radio broadcast on KRVM 1280-AM. Public comment was received via email.

Work Session

In this work session, a joint meeting of the school board and 4J Equity Committee members, members discussed the formation of a working group to discuss student safety, consider issues and problem solve. The discussion touched on the number and representation of the working group; suggestions for facilitators that would run their meetings; and also a broader discussion about what may be missing from the draft road map that outlines the process toward the adoption of an updated student safety plan.

Regular Meeting

Introductory Comments

Interim Superintendent Cydney Vandercar discussed the statewide two-week “freeze” to reduce the rapid community spread of the coronavirus in Oregon and noted that case rates in Lane County currently are not trending in the right direction to resume in-person learning.

In positive news, the superintendent said the state’s economic and revenue forecast showed a slow and steady economic recovery in Oregon, a good sign that the district wouldn’t face budget cuts during the current school year. She cautioned the two-week freeze could have an impact on the state’s recovering economy.

Superintendent Vandercar reported demolition has begun on the former Silver Lea school building to make way for the new North Eugene High School building. She said that memories of the 60-year-old school building, most recently the home of Yujin Gakuen and Corridor elementary schools, would live on in the community.

Items for Information (no board action is expected to be taken)

Received an update on COVID-19 and comprehensive distance learning: District staff presented details about the two-week “freeze” ordered by Gov. Kate Brown that took effect earlier in the day. The governor’s order has few direct impacts but some indirect ones on 4J’s operations. The district has encouraged 4J employees not to travel outside the state for the Thanksgiving holiday, and to self-quarantine for two weeks if they do, in line with travel advisory issued by the governor. Working from home where feasible is particularly encouraged during the two-week freeze; staff who can complete some or all of their duties remotely have been advised to talk with their supervisor about establishing a teleworking agreement if they do not already have one in place. 

Parents are making requests now to change their students’ learning pathway for the second term. The district’s recent communications about this are not related to the “freeze,” but timed to prepare for the start of the new trimester for middle and high schools on Dec. 14.

District staff reported on the ongoing planning for the start of a truncated athletic season, set to begin with winter sports in late December, and the return of in-person learning in a hybrid model sometime after the new year, although that would require a significant reversal of the rising COVID-19 case counts in Lane County. The earliest students would return for hybrid learning is late January. K–3 students would be the first to return to school buildings, followed by older elementary students. Under the guidance from the Oregon Department of Education, unless case rates drop precipitously, middle and high school students cannot begin to return to classrooms until at least four weeks after elementary students begin on-site learning.

In the meantime, the district is collecting feedback from staff, parents and students about comprehensive distance learning and the support services students and families are receiving.

The board’s questions and discussion centered how the district is monitoring student performance during distance learning and the demands of homework on students during this challenging period.

Received an update on live public comment during board meetings: Starting with the school board’s regular meeting on Wednesday, Dec. 2, board members will welcome residents to their computer screens to share their comments on issues impacting 4J. Interested residents can submit their request to provide public comment at 4j.lane.edu/board/publiccomment. The deadline is noon (12 p.m.) on the Monday before each regular meeting of the school board.

Items for Action

• Approved items on the consent agenda: The board approved a revised contract with Interim Superintendent Cydney Vandercar through June 30, 2022, and authorized the replacement of more than 1,000 document cameras that are at or near the end of their life at an estimated cost of about $300,000. The vote was unanimous.

Approved vote in the Oregon School Boards Association election: The board approved the state association’s 2021–2022 Legislative Priorities and Principles as recommended by the Legislative Policy Committee. The vote was 6–1, with board member Gordon Lafer voting no. 

Approved grant agreement for reduced Student Investment Act funds: The school board has unanimously approved for a second time the district’s grant agreement with the Oregon Department of Education to receive Student Success Act funds during the 2020–21 school year—an amount reduced by two-thirds from initial estimates, due to the coronavirus pandemic. On Oct. 21, the school board approved the agreement as part of its consent agenda, which are routine matters that the board can approve with a single vote. After the vote, the Oregon Department of Education notified the district that the board must approve the agreement as an individual item for action rather than a consent agenda item. The delay caused by this requirement will not impact the grant award amount.

Items for Future Action (board action is expected at a later meeting)

Considered the process for evaluating the job performance of the interim superintendent: The board evaluates the superintendent’s job performance annually under the timeline set forth in the superintendent’s employment contract. The evaluation is based on the job duties described in the superintendent’s contract, board policy and progress in attaining goals established by the superintendent and board. The board’s discussions with the superintendent about their performance are conducted in executive session. A summary of the evaluation is presented publicly.

Considered adopting policy on hate symbols and bias incidents: On Sept. 17, the Oregon State Board of Education approved the temporary All Students Belong rule that bans the presence or use of hate symbols, including the swastika, noose and Confederate flag, on school grounds or in any school or educational program that receives state revenue. It also requires school districts to adopt a policy banning hate symbols and establish procedures to address bias incidents. The temporary rule allows the use of the symbols in teaching that aligns with state standards.

For decades, 4J has prohibited discrimination and harassment against students and staff based on their race, color, religion and other protected statuses, and has measures to enforce such policies. However, the district does not currently have an adopted board policy explicitly banning the identified hate symbols.

School administrators have reported examples in recent years of the presence of these symbols on 4J school grounds, such as displays of the Confederate flag on cars in parking lots and clothing, swastikas at the entry of a school or on notebooks or desks, and images of nooses and swastikas displayed as a result of hacking by district students. These incidents are distressing and harmful for both students and staff, and take administrators and staff from other critical work.

Proposed policy ACB – Hate Symbols and Bias Incidents is intended to meet the requirements of the state rule. It defines hate symbols, bias incidents and hate crimes; prohibits them on district properties and in district programs; affirms that students and staff are entitled to work in discrimination- and harassment-free educational environments; and directs the superintendent to develop rules necessary to implement the policy. The board will vote on its adoption at an upcoming meeting.

Public Input

Public comment was submitted via email to board@4j.lane.edu. The board read, reviewed and took into consideration all comments submitted by email by 12 p.m. the day of the meeting.

Agenda and Materials

Nov. 18 agenda and materials
Nov. 18 board work session recording
Nov. 18 regular meeting recording


NOTE:  This is a quick summary of the topics and actions at a meeting of the school board. This document is NOT the official minutes of the school board. Official minutes are posted after they are drafted, reviewed and approved by the board. Audio recordings of meetings are typically posted within two days after the meeting. 

School Board Meeting Schedule & Information

Resumen de la reunión de la Junta del 18 de noviembre de 2020

Sesión de trabajo de la junta escolar y reunión regular

El miércoles 18 de noviembre, la junta escolar celebró una sesión de trabajo y una reunión regular. La reunión se llevó a cabo virtualmente en un esfuerzo por reducir la propagación del coronavirus COVID-19. La reunión estuvo abierta al público a través de Zoom, por transmisión de audio en línea y en vivo por radio en la KRVM 1280-AM. Los comentarios públicos se recibieron por correo electrónico.

Sesión de trabajo

En esta sesión de trabajo, una reunión conjunta de la junta escolar y los miembros del Comité de Equidad de 4J, los miembros discutieron la formación de un grupo de trabajo para discutir la seguridad de los estudiantes, considerar problemas y resolver problemas. La discusión se refirió al número y representación del grupo de trabajo; sugerencias para los facilitadores que dirigirán sus reuniones; y también una discusión más amplia sobre lo que puede faltar en el borrador de la hoja de ruta que describe el proceso hacia la adopción de un plan de seguridad estudiantil actualizado.

Reunión regular

Comentarios introductorios

La superintendente interina Cydney Vandercar habló sobre la “congelación” de dos semanas del estado para reducir la rápida propagación comunitaria del coronavirus en Oregón y señaló que las tasas de casos en el condado de Lane actualmente no muestran una tendencia en la dirección correcta para reanudar el aprendizaje en persona.

En noticias positivas, la superintendente dijo que el pronóstico económico y de ingresos mostró una recuperación económica lenta y constante en Oregón, una buena señal de que el distrito no enfrentará recortes presupuestarios durante el año escolar actual. Advirtió que la congelación de dos semanas podrá tener un impacto en la recuperación de la economía del estado.

La superintendente Vandercar informó que comenzó la demolición del antiguo edificio de la escuela Silver Lea para dar paso al nuevo edificio de la Preparatoria North Eugene. Ella dijo que los recuerdos del edificio escolar de 60 años, más recientemente el hogar de las escuelas primarias Yujin Gakuen y Corridor, vivirán en la comunidad.

Puntos de información (no se espera que se tome ninguna acción por parte de la junta)

  • Se recibió una actualización sobre COVID-19 y el aprendizaje integral a distancia: El personal del distrito presentó detalles sobre la “congelación” de dos semanas ordenada por la gobernadora Kate Brown que entró en vigencia a principios del día. La orden del gobernador tiene pocos impactos directos pero algunos indirectos en las operaciones de 4J. El distrito ha alentado a los empleados de 4J a no viajar fuera del estado para el feriado de Acción de Gracias y a ponerse en cuarentena durante dos semanas si lo hacen, de acuerdo con el aviso de viaje emitido por el gobernador. Se recomienda especialmente trabajar desde casa cuando sea factible durante la congelación de dos semanas; Se ha aconsejado al personal que puede completar algunas o todas sus tareas de forma remota que hable con su supervisor sobre el establecimiento de un acuerdo de teletrabajo si aún no tiene uno. 

Los padres están haciendo solicitudes ahora para cambiar el camino de aprendizaje de sus estudiantes para el segundo trimestre. Las comunicaciones recientes del distrito sobre esto no están relacionadas con el “congelamiento”, pero están programadas para prepararse para el inicio del nuevo trimestre para las escuelas intermedias y secundarias el 14 de diciembre.

El personal del distrito informó sobre la planificación en curso para el inicio de una temporada de atletismo truncada, programada para comenzar con los deportes de invierno a fines de diciembre, y el regreso del aprendizaje en persona en un modelo híbrido en algún momento después del nuevo año, aunque eso requerirá una reversión significativa del creciente número de casos de COVID-19 en el condado de Lane. Los primeros estudiantes que regresarán para el aprendizaje híbrido será a finales de enero. Los estudiantes de K-3 serían los primeros en regresar a los edificios escolares, seguidos por los estudiantes de primaria mayores. Bajo la guía del Departamento de Educación de Oregón, a menos que las tasas de casos bajen precipitadamente, los estudiantes de secundaria y preparatoria no pueden comenzar a regresar a las aulas hasta al menos cuatro semanas después de que los estudiantes de primaria comiencen el aprendizaje en el sitio.

Mientras tanto, el distrito está recopilando comentarios del personal, los padres y los estudiantes sobre el aprendizaje a distancia integral y los servicios de apoyo que reciben los estudiantes y las familias.

Las preguntas y la discusión de la junta se centraron en cómo el distrito está monitoreando el desempeño de los estudiantes durante el aprendizaje a distancia y las exigencias de las tareas para los estudiantes durante este período desafiante.

  • Se recibió una actualización sobre los comentarios públicos en vivo durante las reuniones de la junta: A partir de la reunión regular de la junta escolar el miércoles 2 de diciembre, los miembros de la junta darán la bienvenida a los residentes a las pantallas de sus computadoras para compartir sus comentarios sobre los problemas que afectan a 4J. Los residentes interesados ​​pueden enviar su solicitud para proporcionar comentarios públicos en 4j.lane.edu/board/publiccomment. La fecha límite es el mediodía (12 pm) del lunes anterior a cada reunión regular de la junta escolar.

Puntos de acción

  • Puntos aprobados en la agenda de consenso: La junta aprobó un contrato revisado con la superintendente interina Cydney Vandercar hasta el 30 de junio de 2022y autorizó el reemplazo de más de 1,000 cámaras de documentos que están al final de su vida útil o cerca de ella. costo estimado de alrededor de $300,000. La votación fue unánime.
  • Voto aprobado en la elección de la Asociación de Juntas Escolares de Oregon: La junta aprobó las Prioridades y Principios Legislativos 2021-2022 de la asociación estatal según lo recomendado por el Comité de Política Legislativa. La votación fue de 6 a 1, con el miembro de la junta Gordon Lafer votando no. 
  • Acuerdo de subvención aprobado para fondos reducidos de la Ley de Inversión Estudiantil: La junta escolar aprobó por unanimidad por segunda vez el acuerdo de subvención del distrito con el Departamento de Educación de Oregón para recibir fondos de la Ley de Éxito Estudiantil durante el año escolar 2020–21, una cantidad reducida en dos tercios de las estimaciones iniciales, debido a la pandemia de coronavirus. El 21 de octubre, la junta escolar aprobó el acuerdo como parte de su agenda de consentimiento, que son asuntos de rutina que la junta puede aprobar con un solo voto. Después de la votación, el Departamento de Educación de Oregón notificó al distrito que la junta debe aprobar el acuerdo como un punto de acción individual en lugar de un punto de agenda de consentimiento. El retraso causado por este requisito no afectará el monto de la concesión de la subvención.

Puntos para acción futura (se espera acción de la junta en una próxima reunión)

  • Se consideró el proceso para evaluar el desempeño laboral de la superintendente interina: La junta evalúa el desempeño laboral del superintendente anualmente según el cronograma establecido en el contrato de empleo del superintendente. La evaluación se basa en los deberes laborales descritos en el contrato del superintendente, la política de la junta y el progreso en el logro de las metas establecidas por el superintendente y la junta. Las discusiones de la junta con el superintendente acerca de su desempeño se llevan a cabo en una sesión ejecutiva. Se presenta públicamente un resumen de la evaluación.
  • Se consideró adoptar una política sobre símbolos de odio e incidentes de prejuicio: El 17 de septiembre, la Junta de Educación del Estado de Oregón aprobó la regla temporal Todos los estudiantes pertenecen que prohíbe la presencia o el uso de símbolos de odio, incluida la esvástica, la soga y la bandera confederada, en la escuela. o en cualquier escuela o programa educativo que reciba ingresos estatales. También requiere que los distritos escolares adopten una política que prohíba los símbolos de odio y establezca procedimientos para abordar incidentes de prejuicios. La regla temporal permite el uso de los símbolos en la enseñanza que se alinea con los estándares estatales.

Durante décadas, el 4J ha prohibido la discriminación y el acoso contra los estudiantes y el personal en función de su raza, color, religión y otros estados protegidos, y tiene medidas para hacer cumplir dichas políticas. Sin embargo, el distrito actualmente no tiene una política adoptada por la junta que prohíba explícitamente los símbolos de odio identificados.

Los administradores escolares han informado ejemplos en los últimos años de la presencia de estos símbolos en los terrenos escolares de 4J, como exhibiciones de la bandera confederada en automóviles en estacionamientos y ropa, esvásticas en la entrada de una escuela o en cuadernos o escritorios, e imágenes de sogas y esvásticas mostradas como resultado de piratería por parte de estudiantes del distrito. Estos incidentes son angustiosos y dañinos tanto para los estudiantes como para el personal, y apartan a los administradores y al personal de otras tareas críticas.

La política propuesta ACB – Incidentes de prejuicios y símbolos de odio tiene como objetivo cumplir con los requisitos de la regla estatal. Define símbolos de odio, incidentes de prejuicio y crímenes de odio; los prohíbe en las propiedades del distrito y en los programas del distrito; afirma que los estudiantes y el personal tienen derecho a trabajar en entornos educativos libres de discriminación y acoso; y ordena al superintendente que desarrolle las reglas necesarias para implementar la política. La junta votará sobre su adopción en una próxima reunión.

Aportes públicos

Los comentarios públicos se enviaron por correo electrónico a board@4j.lane.edu. La junta leyó, revisó y tomó en consideración todos los comentarios enviados por correo electrónico antes de las 12:00 p. m. del día de la reunión.

Agenda y materiales

Agenda y materiales de la reunión del 18 de noviembre
Audio de la sesión de trabajo del 18 de noviembre
Audio de la reunión regular del 18 de noviembre

NOTA: Este es un breve resumen de los temas y acciones de una reunión de la junta escolar. Este documento NO es el acta oficial de la junta escolar. Las actas oficiales se publican después de que son redactadas, revisadas y aprobadas por la junta. Las grabaciones de audio de las reuniones generalmente se publican dentro de los dos días posteriores a la reunión. 

Calendario e información de las reuniones de la junta escolar


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