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Board Meeting Summary: Oct. 7, 2020

Información en español

October 7, 2020
School Board Regular Meeting

On Wednesday, Oct. 7, the school board held a regular meeting. The meeting was held virtually in an effort to reduce the spread of coronavirus COVID-19. The meeting was open to the public via live video on Zoom, audio stream at www.4j.lane.edu/stream, and radio broadcast on KRVM 1280-AM. Public comment was received via email.

Regular Meeting

Introductory Comments

Interim Superintendent Cydney Vandercar discussed the concerning increase of COVID-19 cases in Lane County and how everyone needs to do their part—including physical distancing and wearing face coverings while away from home—to reverse the trend to protect public health and eventually allow 4J students to return to in-person learning.

Items for Information (no board action is expected to be taken)

Received an update on COVID-19 and comprehensive distance learning: District staff presented information about the opening of three internet hubs that will enable selected 4J students without internet at home to participate in online learning at specific school sites for up to two hours (the time limit set by the state) when public health conditions allow.

Staff also updated the board on their work with local childcare providers to offer needed childcare for families. The district has made space available for providers to offer childcare programs at Roosevelt Middle School, Arts & Technology Academy and Cal Young Middle School.

Information was shared about the district’s new school meal delivery service for children who are not near a meal pickup location or need assistance accessing meals. The new services starts Oct. 12. The district had received delivery requests from more than 400 families so far.

Lastly, staff provided information about improving ventilation in school buildings, including inspections and operational changes to ventilation systems to increase fresh outdoor air circulating in school buildings across the district. The district also will be installing new bipolar ionization air purification devices to the ventilation systems at all schools to reduce pathogens, allergens, smoke and other particulate matter in the air.

The board’s questions and discussion centered on childcare, grading, teacher workload, and helping educate families and students on the use of technology for comprehensive distance learning.

Received information about free Eugene Public Library cards for 4J students: Staff presented information about a new partnership program that makes Eugene Public Library cards free of charge for all 4J students. Non-residents normally must pay an $11 fee per month for the card, but that fee is being waived for the several hundred students enrolled in 4J schools who live outside the city limits, under a three-year pilot partnership of Eugene School District 4J, Eugene Public Library, and Eugene Public Library Foundation. Board members praised the program.

Received information about bond-funded construction projects: District staff updated board members on the progress of numerous bond-funded construction projects, both big and small. They included preparations for the new Edison Elementary School building, new North Eugene High School building and expansion of Gilham Elementary School, as well as many smaller-scale improvements at school buildings and facilities across the district, completed this spring and summer supported by bonds and other funds. The district has spent $31 million on bond-funded projects between April and the end of September. Board members praised the work of the district staff and again thanked local voters for approving the bond measures.

Items for Action

• Approved items on the consent agenda: The board authorized spending an estimated $540,000 to install bipolar ionization air purification devices in ventilation systems for school buildings across the district; awarded a $436,500 contract to remodel the Churchill High School wood shop; and approved the official minutes of the board’s Aug. 19, Aug. 28 and Sept. 10 meetings.

Approved changes to policy on student absences, including for religious holidays (Board Policy JED): The board has been discussing changes to board policies to broaden the district’s accommodations for students’ religious observances. The board unanimously approved changes to its policy on student absences to explicitly state that any student who is unable to attend class due to a religious holiday will be excused.

The adopted policy also reflects two new state laws that excuse students who miss school due to their mental and behavioral health and, if they are children of U.S. service members on or called to active duty, provides them up to seven days of excused absences.

Continued discussion on proposed changes to policy accommodating students’ religious observances (Board Policy JEF). The board has been discussing changes to board policies to broaden the district’s accommodations for students’ religious observances. Under current district policies, teachers excuse students who miss school to observe a religious holiday, and they can make up any missed assignments and tests at another time without penalty. The latest proposed changes to Board Policy JEF would:

• define major religious holidays and allow students and families to request others;
• prohibit the scheduling of important school-wide events on major religious holidays with limited exceptions;
• prohibit the scheduling of field trips on major religious holidays without the approval of a school administrator;
• require teachers and staff to consider possible conflicts when scheduling field trips, co-curricular and extra-curricular activities;
• encourage parents and students to communicate their need for religious accommodation to the school;
• require the school board to consider conflicts with major religious holidays during final exams when it considers approval of the academic calendar each year.

Board members Gordon Lafer and Judy Newman proposed revisions to the proposed policy changes that board members wanted more time to review. The board voted unanimously to postpone voting on changes to Board Policy JEF until Oct. 21.

Public Input

Public comment was submitted via email to board@4j.lane.edu. The board read, reviewed and took into consideration all comments submitted by email by 12 p.m. the day of the meeting. The six emailed comments discussed online instruction, standardized testing, policies on religious observances, and school building ventilation upgrades.

Agenda and Materials

Oct. 7 agenda and materials
Oct. 7 board regular meeting recording


NOTE:  This is a quick summary of the topics and actions at a meeting of the school board. This document is NOT the official minutes of the school board. Official minutes are posted after they are drafted, reviewed and approved by the board. Audio recordings of meetings are typically posted within two days after the meeting. 

School Board Meeting Schedule & Information

Resumen de la reunión de la junta del 7 de octubre de 2020

Reunión regular de la junta escolar

El miércoles 7 de octubre, la junta escolar realizó una reunión regular. La reunión se llevó a cabo virtualmente en un esfuerzo por reducir la propagación del coronavirus COVID-19. La reunión estuvo abierta al público a través de Zoom, transmisión de audio en línea: www.4j.lane.edu/stream y en vivo por radio en la KRVM 1280-AM. Los comentarios públicos se recibieron por correo electrónico.

Reunión regular

Comentarios introductorios

La superintendente interina Cydney Vandercar discutió el preocupante aumento de casos de COVID-19 en el condado de Lane y cómo todos deben hacer su parte, incluido el distanciamiento físico y el uso de cobertores faciales mientras están fuera de casa, para revertir la tendencia de proteger la salud pública y eventualmente permitir que los estudiantes de 4J regresen al aprendizaje en persona.

Puntos de información (no se espera que la junta tome ninguna acción)

El personal también actualizó a la junta sobre su trabajo con los proveedores locales de cuidado infantil para ofrecer el cuidado infantil necesario para las familias. El distrito ha puesto a disposición espacio para que los proveedores ofrezcan programas de cuidado infantil en la Escuela Intermedia Roosevelt, la Academia de Artes y Tecnología y la Escuela Intermedia Cal Young.

Se compartió información sobre el nuevo servicio de entrega de comidas escolares para niños que no están cerca de un lugar de recogida de comidas o que necesitan ayuda para acceder a las comidas. Los nuevos servicios comienzan el 12 de octubre. El distrito ha recibido solicitudes de entrega de más de 400 familias hasta el momento.

Por último, el personal brindó información sobre cómo mejorar la ventilación en los edificios escolares, incluidas inspecciones y cambios operativos en los sistemas de ventilación para aumentar la circulación de aire exterior fresco en los edificios escolares de todo el distrito. El distrito también instalará nuevos dispositivos de purificación de aire por ionización bipolar en los sistemas de ventilación de todas las escuelas para reducir los patógenos, los alérgenos, el humo y otras partículas en el aire.

Las preguntas y el debate de la junta se centraron en el cuidado de los niños, las calificaciones, la carga de trabajo de los maestros y ayudar a educar a las familias y los estudiantes sobre el uso de la tecnología para el aprendizaje a distancia integral.

  • Se recibió información sobre las tarjetas gratuitas de la Biblioteca Pública de Eugene para los estudiantes de 4J: El personal presentó información sobre un nuevo programa de asociación que hace que las tarjetas de la Biblioteca Pública de Eugene sean gratuitas para todos los estudiantes de 4J. Los no residentes normalmente deben pagar una tarifa de $ 11 por mes por la tarjeta, pero esa tarifa no se aplica a los varios cientos de estudiantes inscritos en las escuelas 4J que viven fuera de los límites de la ciudad, bajo una asociación piloto de tres años del Distrito Escolar 4J de Eugene, Biblioteca Pública de Eugene y Fundación de la Biblioteca Pública de Eugene. Los miembros de la junta elogiaron el programa.
  • Se recibió información sobre los proyectos de construcción financiados con bonos: El personal del distrito actualizó a los miembros de la junta sobre el progreso de numerosos proyectos de construcción financiados con bonos, tanto grandes como pequeños. Incluyeron los preparativos para el nuevo edificio de la Escuela Primaria Edison, nuevo edificio de la Escuela Secundaria North Eugene y expansión de la Escuela Primaria Gilham, así como muchas mejoras de menor escala en los edificios e instalaciones escolares en todo el distrito, completadas esta primavera y verano con el apoyo de bonos y otros fondos. El distrito ha gastado $31 millones en proyectos financiados con bonos entre abril y finales de septiembre. Los miembros de la junta elogiaron el trabajo del personal del distrito y nuevamente agradecieron a los votantes locales por aprobar las medidas de bonos.

Puntos de acción

  • Puntos aprobados en la agenda de consenso: La junta autorizó gastar un estimado de $540,000 para instalar dispositivos de purificación de aire de ionización bipolar en sistemas de ventilación para edificios escolares en todo el distrito; otorgó un contrato de $436,500 para remodelar el taller de carpintería de Churchill High School; y aprobó las actas oficiales de las reuniones de la junta del 19 de agosto, 28 de agosto y 10 de septiembre.
  • Cambios aprobados a la política sobre las ausencias de los estudiantes, incluidos los días religiosos (Política de la Junta JED): La junta ha estado discutiendo cambios a las políticas de la junta para ampliar las adaptaciones del distrito para las celebraciones religiosas de los estudiantes. La junta aprobó por unanimidad los cambios a su política sobre las ausencias de los estudiantes para establecer explícitamente que cualquier estudiante que no pueda asistir a clase debido a un día religioso sea excusado.

La política adoptada también refleja dos nuevas leyes estatales que excusan a los estudiantes que faltan a la escuela debido a su salud mental y conductual y, si son hijos de miembros del servicio militar estadounidense en servicio activo o llamados al mismo, les proporciona hasta siete días de ausencias justificadas.

  • La discusión continuó sobre los cambios propuestos a la política que acomoda las observaciones religiosas de los estudiantes (Política de la Junta JEF). La junta ha estado discutiendo cambios a las políticas de la junta para ampliar las adaptaciones del distrito para las prácticas religiosas de los estudiantes. Según las políticas actuales del distrito, los maestros excusan a los estudiantes que faltan a la escuela para observar un día religioso, y pueden recuperar las tareas y exámenes perdidos en otro momento sin penalización. Los últimos cambios propuestos a la Política de la Junta JEF:
  • Se definirán los principales días religiosos y se permitirá que los estudiantes y las familias soliciten otros;
  • Se prohibirá la programación de eventos importantes para todas las escuelas en los principales días religiosos con excepciones limitadas;
  • Se prohibirá la programación de excursiones en los principales días religiosos sin la aprobación de un administrador escolar;
  • Se exigirá a los maestros y al personal que consideren posibles conflictos al programar excursiones, actividades cocurriculares y extracurriculares;
  • Se alentará a los padres y estudiantes a comunicar su necesidad de adaptaciones religiosas a la escuela;
  • Se requerirá que la junta escolar considere los conflictos con los principales días religiosos durante los exámenes finales cuando se considere la aprobación del calendario académico cada año.

Los miembros de la junta, Gordon Lafer y Judy Newman, propusieron revisiones a los cambios de política propuestos que los miembros de la junta querían más tiempo para revisar. La junta votó unánimemente para posponer la votación sobre los cambios a la Política JEF de la Junta hasta el 21 de octubre.

Aporte público

Los comentarios públicos se enviaron por correo electrónico a: board@4j.lane.edu. La junta leyó, revisó y tomó en consideración todos los comentarios enviados por correo electrónico antes de las 12:00 p. m. del día de la reunión. Los seis comentarios enviados por correo electrónico discutían la instrucción en línea, las pruebas estandarizadas, las políticas sobre prácticas religiosas y las mejoras en la ventilación de los edificios escolares.

Agenda y materiales

Agenda y materiales de la reunión de la junta del 7 de octubre

Audio de la reunión regular de la junta del 7 de octubre


NOTA: Este es un breve resumen de los temas y acciones de una reunión de la junta escolar. Este documento NO es el acta oficial de la junta escolar. Las actas oficiales se publican después de que son redactadas, revisadas y aprobadas por la junta. Las grabaciones de audio de las reuniones generalmente se publican dentro de los dos días posteriores a la reunión. 

Calendario e información de las reuniones de la junta escolar

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