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Board Meeting Summary: Sept. 2, 2020

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Sept. 2, 2020
School Board Work Session & Regular Meeting

On Wednesday, Sept. 2, the school board held a work session and regular meeting. The meetings were held virtually. The meeting was open to the public via live radio broadcast on KRVM 1280-AM and internet audio livestream at www.4j.lane.edu/stream. Public comment was received via email.

Work Session

Received an update on the 2020–21 budget: During its last special session in August, Oregon lawmakers approved the transfer of $400 million in reserve funds to keep intact the $9 billion in state funding for K–12 education during the current two-year budget cycle. About 80% of the district’s annual operating revenues come from state revenue and local property taxes.

Lawmakers reduced funding for the Student Success Act, funded by a corporate activities tax approved in 2019 to improve educational outcomes, by 68% in 2020–21. Eugene School District 4J will receive about $4.3 million this year in Student Investment Account funding (including funding for charter schools and implementation costs), a significant reduction from the initially estimated $13.5 million. The new funding level will support only a portion of the district’s approved investment plan in the first year.

District staff also outlined various grant revenues the district would receive; changes to district contributions to PERS, the state’s pension system for public employees; emergency spending due to the coronavirus pandemic; and the status of labor agreements with the district’s three employee groups. Board members and members of the budget committee who had been invited to participate in the work session asked a range of questions about the impact of the financial changes.

Regular Meeting

Introductory Comments

Interim Superintendent Cydney Vandercar said the district has done a lot of research and work in an effort to ensure all 4J students have internet access with online learning starting Sept. 14, and that the district is working to partner with local community providers and provide space in schools for childcare. She noted that this year’s Back-to-School Staff Gathering would be held virtually the following morning, on Thursday, September 3.

Board chair Mary Walston said the board held its annual goal-setting retreat on Friday, August 28, and identified its top priorities for the year, including navigating the district through the challenges of the coronavirus pandemic, selecting a superintendent for the next school year, and completing a districtwide student safety review.

She reiterated that the district will no longer have school resource officers stationed in 4J high schools after Dec. 31; the district’s contract with the Eugene Police Department expired in June and the board authorized its extension through December. She said several emails from residents she read suggested there’s some public confusion about the board’s decision on school resource officers.

She briefly outlined some of the items on the meeting agenda and said the board planned to video livestream its virtual meetings via Zoom, starting with the next regular meeting in September, to increase the board’s engagement with the community.

Items for Information (no board action is expected to be taken)

• Received an update on the district plan for returning to learning: District staff presented two completed documents that will guide the district’s operations when public health conditions allow students to return to school buildings: the Operational Blueprint for School Reentry and the COVID-19 Communicable Disease Management Plan. They outlined for the board various health and safety measures and how the district would respond when a student or staff member has a probable or confirmed case of COVID-19. District staff answered questions from the board about the plans to educate 4J’s youngest students, those with the highest learning needs, and those without internet access.

Superintendent Vandercar reported that family members of more than 13,700 students had responded to an online survey to select one of three learning options available this year. More than 72% chose the Same School Hybrid option, 20.5% selected Same School Online and 7.5% elected to learn through the Eugene Online Academy.

Responding to community inquiries, Ms. Vandercar said a longtime 4J engineer was inspecting the ventilation systems at each of 4J’s schools and would deliver a report soon on any needed upgrades. She said the district planned to change filters more often and bring into buildings outside air for longer periods than normal as a precautionary step.

Superintendent Vandercar also reported the district has negotiated agreements with the district’s employee groups to allow eligible employees to temporarily work from home, for part or most of their work time, in response to the ongoing coronavirus pandemic. She said the district had so far approved agreements with 472 employees, with more requests coming in.

Items for Action

Approved revisions to the board policy on charter schools: The board voted unanimously to make two changes to board policy related to public charter schools: First, student activities participation: The policy revision adds language to mirror changes to state law, specifying that public charter school students may participate in certain extracurricular activities in their resident school district. Second, regarding virtual public charter schools: Under state law, when 3% or more of the students who live in a school district are enrolled in one of Oregon’s 19 virtual charter schools, additional students may not enroll without the school district’s approval. The district is not required to give this approval. When a school district declines such requests, it must provide in board policy the dates the district uses in calculating whether the 3 percent threshold has been exceeded. The board approved making that date monthly rather than annually, which will allow staff to act on more current data when when considering virtual charter enrollment requests. Virtual charter schools are different from the five charter schools located in Eugene School District 4J, which are not subject to the cap. Eugene Online Academy is a 4J program and is not a virtual charter school.

• Approved items on the consent agenda: The board approved the official minutes for the Aug.5 board meeting.

Items for Future Action (board action is expected at a later meeting)

• Considered request from the City of Eugene to support low-income rental housing property tax exemption: A City of Eugene program exempts qualifying low-income rental properties from paying property taxes for up to 20 years in an effort to provide more affordable housing in the community. This exemption only applies to the city property taxes unless other taxing districts, including school districts, give their written consent to forgo the property tax revenue generated from the rental properties that qualify for the program. The 4J school board has previously supported the program.

•Considered annual membership with the Oregon School Boards Association: Up for renewal is the district’s membership to the OSBA, its participation in the OSBA Legal Assistance Trust for the current fiscal year, and its subscription to the association’s web hosting services. The district relies on OSBA for policy updates after legislative sessions, web hosting of 4J board policies, information and advice, and publications and training.

Considered adoption of board policy on student suicide prevention: A state law that took effect last year requires school districts to adopt a policy requiring a comprehensive plan on student suicide prevention for all K–12 students. The proposed board policy would require the district to adopt a plan that outlines procedures to help identify suicidal students and provide support after a suicide attempt, and identify the school officials responsible for responding to reports of suicidal risk.

Public Input

Public comment was submitted via email to board@4j.lane.edu. The board read, reviewed and took into consideration all comments submitted by email by 12 p.m. the day of the meeting.

Sept. 2 board meeting recording

NOTE:  This is a quick summary of the topics and actions at a meeting of the school board. This document is NOT the official minutes of the school board. Official minutes are posted after they are drafted, reviewed and approved by the board. Recordings of meetings are typically posted within two days after the meeting. 

School Board Meeting Schedule & Information

Resumen de la reunión de la Junta del 2 de septiembre de 2020

Sesión de trabajo de la junta escolar y reunión regular

El miércoles 2 de septiembre, la junta escolar realizó una sesión de trabajo y una reunión regular. Las reuniones se realizaron de manera virtual. La reunión estuvo abierta al público a través de la transmisión por radio en vivo en la KRVM 1280-AM y una transmisión en vivo de audio por Internet en www.4j.lane.edu/stream. Los comentarios públicos se recibieron por correo electrónico.

Sesión de trabajo

Se recibió una actualización sobre el presupuesto 2020-21: Durante su última sesión especial en agosto, los legisladores de Oregón aprobaron la transferencia de $400 millones en fondos de reserva para mantener intactos los $9 mil millones en fondos estatales para la educación K-12 durante los dos años actuales de ciclo presupuestario. Alrededor del 80% de los ingresos operativos anuales del distrito provienen de los ingresos estatales y los impuestos locales sobre la propiedad.

Los legisladores redujeron los fondos para la Ley de Éxito Estudiantil, financiada por un impuesto a las actividades corporativas aprobado en 2019 para mejorar los resultados educativos, en un 68 % en 2020-21. El Distrito Escolar 4J de Eugene recibirá alrededor de $4,3 millones este año en fondos de la Cuenta de Inversión Estudiantil (incluidos los fondos para las escuelas chárter y los costos de implementación), una reducción significativa de los $13,5 millones inicialmente estimados. El nuevo nivel de financiación respaldará solo una parte del plan de inversión aprobado del distrito en el primer año.

El personal del distrito también describió varios ingresos de subvenciones que recibiría el distrito; cambios en las contribuciones distritales al PERS, el sistema estatal de pensiones para empleados públicos; gastos de emergencia por la pandemia del coronavirus; y el estado de los acuerdos laborales con los tres grupos de empleados del distrito. Los miembros de la junta y los miembros del comité de presupuesto que habían sido invitados a participar en la sesión de trabajo hicieron una variedad de preguntas sobre el impacto de los cambios financieros.

Reunión regular

Comentarios introductorios

La superintendente interina Cydney Vandercar dijo que el distrito ha investigado y trabajado mucho en un esfuerzo por garantizar que todos los estudiantes de 4J tengan acceso a Internet con aprendizaje en línea a partir del 14 de septiembre, y que el distrito está trabajando para asociarse con proveedores de la comunidad local y proporcionar espacio en las escuelas para el cuidado de los niños. Señaló que la reunión del personal de regreso a la escuela de este año se llevará a cabo virtualmente la mañana siguiente, el jueves 3 de septiembre.

La presidenta de la junta, Mary Walston, dijo que la junta realizó su retiro anual de establecimiento de metas el viernes 28 de agosto e identificó sus principales prioridades para el año, incluida la navegación del distrito a través de los desafíos de la pandemia de coronavirus, la selección de un superintendente para el próximo año escolar y la realización de una revisión de seguridad estudiantil en todo el distrito.

Ella reiteró que el distrito ya no tendrá oficiales de recursos escolares estacionados en las escuelas secundarias 4J después del 31 de diciembre; el contrato del distrito con el Departamento de Policía de Eugene venció en junio y la junta autorizó su extensión hasta diciembre. Ella dijo que varios correos electrónicos de residentes que leyó sugirieron que existe cierta confusión pública sobre la decisión de la junta sobre los oficiales de policía como recursos escolares.

Describió brevemente algunos de los puntos de la agenda de la reunión y dijo que la junta planeaba transmitir en vivo por video sus reuniones virtuales a través de Zoom, comenzando con la próxima reunión regular en septiembre, para aumentar el compromiso de la junta con la comunidad.

Puntos de información (no se espera que se tome ninguna acción por parte de la junta)

  • Se recibió una actualización sobre el plan del distrito para regresar al aprendizaje: El personal del distrito presentó dos documentos completos que guiarán las operaciones del distrito cuando las condiciones de salud pública permitan que los estudiantes regresen a los edificios escolares: el Plan Operativo para el Reingreso Escolar y el Plan de Manejo de Enfermedades Transmisibles COVID-19. Describieron para la junta varias medidas de salud y seguridad y cómo responderá el distrito cuando un estudiante o miembro del personal tiene un caso probable o confirmado de COVID-19. El personal del distrito respondió preguntas de la junta sobre los planes para educar a los estudiantes más jóvenes de 4J, aquellos con las mayores necesidades de aprendizaje y aquellos sin acceso a Internet.

La superintendente Vandercar informó que los familiares de más de 13,700 estudiantes habían respondido a una encuesta en línea para seleccionar una de las tres opciones de aprendizaje disponibles este año. Más del 72% eligió la opción Misma Escuela Híbrida, el 20,5 % seleccionó Misma Escuela en Línea y el 7,5% eligió aprender a través de Eugene Online Academy.

En respuesta a las consultas de la comunidad, la Sra. Vandercar dijo que un ingeniero de 4J desde hace mucho tiempo estaba inspeccionando los sistemas de ventilación en cada una de las escuelas de 4J y pronto entregará un informe sobre las actualizaciones necesarias. Ella dijo que el distrito planea cambiar los filtros con más frecuencia y traer aire exterior a los edificios por períodos más largos de lo normal como medida de precaución.

La superintendente Vandercar también informó que el distrito ha negociado acuerdos con los grupos de empleados del distrito para permitir que los empleados elegibles trabajen temporalmente desde casa, durante parte o la mayor parte de su tiempo de trabajo, en respuesta a la actual pandemia de coronavirus. Ella dijo que hasta ahora el distrito ha aprobado acuerdos con 472 empleados, con más solicitudes llegando.

Puntos para la acción

  • Se aprobaron las revisiones a la política de la junta sobre las escuelas chárter: La junta votó por unanimidad para hacer dos cambios a la política de la junta relacionada con las escuelas chárter públicas: Primero, la participación en actividades de los estudiantes. La revisión de la política agrega lenguaje para reflejar los cambios en la ley estatal, especificando que los estudiantes de las escuelas chárter públicas pueden participar en ciertas actividades extracurriculares en su distrito escolar de residencia. En segundo lugar, con respecto a las escuelas chárter públicas virtuales, según la ley estatal, cuando el 3% o más de los estudiantes que viven en un distrito escolar están inscritos en una de las 19 escuelas chárter virtuales de Oregón, los estudiantes adicionales no pueden inscribirse sin la aprobación del distrito escolar. El distrito no está obligado a dar esta aprobación. Cuando un distrito escolar rechaza dichas solicitudes, debe proporcionar en la política de la junta las fechas que el distrito usa para calcular si se ha excedido el umbral del 3 por ciento. La junta aprobó hacer que esa fecha sea mensual en lugar de anual, lo que permitirá al personal actuar sobre datos más actualizados al considerar las solicitudes de matrícula de escuelas autónomas virtuales. Las escuelas chárter virtuales son diferentes de las cinco escuelas chárter ubicadas en el Distrito Escolar de Eugene 4J, que no están sujetas al límite. Eugene Online Academy es un programa 4J y no es una escuela autónoma virtual.
  • Puntos aprobados en la agenda de consenso: La junta aprobó las actas oficiales de la reunión de la junta del 5 de agosto.

Puntos para acción futura (se espera acción de la junta en una reunión posterior)

  • Se consideró la solicitud de la Ciudad de Eugene para apoyar la exención de impuestos a la propiedad de viviendas de alquiler para personas de bajos ingresos: Un programa de la Ciudad de Eugene exime a las propiedades de alquiler de bajos ingresos que califican del pago de impuestos a la propiedad por hasta 20 años en un esfuerzo por proporcionar viviendas más asequibles en la comunidad. Esta exención solo se aplica a los impuestos sobre la propiedad de la ciudad a menos que otros distritos impositivos, incluidos los distritos escolares, den su consenso por escrito para renunciar a los ingresos por impuestos sobre la propiedad generados por las propiedades de alquiler que califican para el programa. La junta escolar de 4J ha apoyado previamente el programa.
  • Se consideró la membresía anual con la Asociación de Juntas Escolares de Oregón: Está pendiente la renovación de membresía del distrito en OSBA, su participación en el Fideicomiso de Asistencia Legal de OSBA para el año fiscal actual y su suscripción a los servicios de alojamiento web de la asociación. El distrito depende de OSBA para las actualizaciones de políticas después de las sesiones legislativas, alojamiento web de las políticas de la junta de 4J, información y asesoramiento, y publicaciones y capacitación.
  • Se consideró la adopción de la política de la junta sobre la prevención del suicidio estudiantil: Una ley estatal que entró en vigencia el año pasado requiere que los distritos escolares adopten una política que requiera un plan integral sobre la prevención del suicidio estudiantil para todos los estudiantes de K–12. La política de la junta propuesta requerirá que el distrito adopte un plan que describa los procedimientos para ayudar a identificar a los estudiantes suicidas y brindar apoyo después de un intento de suicidio, e identificar a los funcionarios escolares responsables de responder a los informes de riesgo de suicidio.

Aportes públicos

Los comentarios públicos se enviaron por correo electrónico a board@4j.lane.edu. La junta leyó, revisó y tomó en consideración todos los comentarios enviados por correo electrónico antes de las 12:00 p.m. del día de la reunión.

Audio de la reunión de la junta del 2 de septiembre

NOTA: Este es un breve resumen de los temas y acciones de una reunión de la junta escolar. Este documento NO es el acta oficial de la junta escolar. Las actas oficiales se publican después de que son redactadas, revisadas y aprobadas por la junta. Las grabaciones de las reuniones generalmente se publican dentro de los dos días posteriores a la reunión. 

Calendario e información de las reuniones de la junta escolar


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