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Board Meeting Summary: Sept. 16, 2020

Información en español

Sept. 16, 2020
School Board Work Session & Regular Meeting

On Wednesday, Sept. 16, the school board held a work session and regular meeting.

The meetings were held virtually in an effort to reduce the spread of coronavirus COVID-19. The meeting was open to the public via live video on Zoom, audio stream at www.4j.lane.edu/stream, and radio broadcast on KRVM 1280-AM. Public comment was received via email.

Work Session

Assisted by a facilitator, the board discussed how to work more effectively as a policy-setting body to achieve its goals for the district. The board’s draft focus areas are COVID-19, navigating the challenges of the coronavirus pandemic to support the academic achievement and mental health needs of students; selecting the superintendent; reviewing student safety; and planning for the North Eugene region, including determining the future locations of Yujin Gakuen Japanese Immersion Elementary School and Kelly Middle School. The bulk of the discussion centered on the board’s role in these goals. A second work session will be held for further discussion.

Regular Meeting

Introductory Comments

Interim Superintendent Cydney Vandercar said she had talked with superintendents of other Lane County school districts earlier in the week. A superintendent in one district reported a large number of their students were evacuated or lost their homes in the McKenzie Fire. Another superintendent reported half of that district’s employees lost their homes to the wildfire. She noted 4J faced numerous challenges in the last year but the situation could be far worse.

The superintendent thanked district staff and others for their work to get ready for the start of online classes on Monday, Sept. 21.

Items for Information (no board action is expected to be taken)

Received an update on the district plan for returning to learning: Superintendent Vandercar noted air quality was slowly improving and said device distribution would resume soon after being delayed due to the smoky air. About 9,000 students still need to receive their devices ahead of the start of comprehensive distance learning on Monday, Sept. 21.

Ms. Vandercar said current student enrollment is about 500 students lower than last year’s enrollment. She noted that much of the decline was at the elementary level, particularly in kindergarten. She anticipated some more parents would enroll their kindergarteners either when comprehensive distance learning begins on Sept. 21 or when in-person hybrid learning launches on Jan. 5, at the earliest.

District staff outlined initial plans to set up internet hubs that will enable selected 4J students without internet at home to participate in online learning at specific school sites for up to two hours when public health conditions allow.

Staff also outlined initial work to partner with local childcare providers to offer needed childcare for families. The district will provide gym space at four school sites, to start, and the providers will have spaces to care for up to 160 children, potentially starting as early as Sept. 28.

Items for Action

Unanimously approved a request from the City of Eugene to support low-income rental housing property tax exemption: The City of Eugene program exempts qualifying low-income rental properties from paying property taxes for up to 20 years in an effort to provide more affordable housing in the community. This exemption only applies to the city property taxes unless other taxing districts, including school districts, give their written consent to forgo the property tax revenue generated from the rental properties that qualify for the program. The board has previously supported the program for many years. The vote was unanimous.

Renewed annual membership to the Oregon School Boards Association: The board voted unanimously to renew the district’s membership to the OSBA, its participation in the OSBA Legal Assistance Trust for the current fiscal year and its subscription to the association’s web hosting services. The district relies on OSBA for policy updates after legislative sessions, web hosting of 4J board policies, information and advice, and publications and training. The total cost of the renewals is $15,118; the estimated cost of the district taking on this work well exceeds that amount.

• Adopted a board policy on student suicide prevention: A state law that took effect last year requires school districts to adopt a policy requiring a comprehensive plan on student suicide presentation for all K–12 students. The approved board policy, among other things, would require the district to adopt a plan that outlines procedures to help identity suicidal students and provide them support to heal after a suicide attempt, and identify the school officials responsible for responding to reports of suicidal risk. The plan, once finalized, would be posted on the district’s website and printed copies would be available for public review. The vote was unanimous.

• Selected the superintendent search firm finalists invited for interviews: The board received proposals from executive search firms to guide the superintendent search and selection process. The board voted to invite the following executive search firms to interview: Hazard, Young, Attea & Associates; Ray & Associates; and McPherson & Jacobson. The vote was 5–2, with Mary Walston and Anne Marie Levis voting no. (Update: The board later added a fourth firm to be interviewed, Gary Ray & Associates.)

• Approved items on the consent agenda: The board approved various personnel actions and approved a one-year extension of the labor contract with the Eugene Education Association, the union that represents 4J’s teachers and licensed specialists, until June 30, 2021. The teacher contract extension agreement provides a cost of living increase of 1.75%, increases the district’s health insurance contribution by $30 per employee per month, and provides for future work to adjust athletics and teacher leadership stipends to address pay equity and other considerations. The vote was unanimous.

Items for Future Action (board action is expected at a later meeting)

Discussed the appointment process for members of 4J’s budget committee: The budget committee, made up of the seven school board members and an equal number of community representatives appointed by the board, review the annual proposed budget submitted by the superintendent, consider changes and recommend adoption of the spending plan by the school board. There are three vacancies on the committee the board will fill this fall. Residents interested in serving on the committee should apply by Wednesday, October 14, at 5 p.m. The board will interview budget committee applicants in a work session on October 21 and vote to appoint three applicants to the committee on November 4.

Reviewed board goals for the 2020–21 school year: The board sets goals each year.

Reviewed board working agreements for the 2020–21 school year: The board annually reviews and approves working agreements. The agreements are the guidelines and expectations among and between the individual board members, the superintendent, and district staff. To support student success, members of the school board and the superintendent agree to function together with integrity and commitment as a leadership team.

Public Input

Public comment was submitted via email to board@4j.lane.edu. The board read, reviewed and took into consideration all comments submitted by email by 12 p.m. the day of the meeting.

Agenda and Materials

Sept. 16 agenda and materials
Sept. 16 board work session recording
Sept. 16 board regular meeting recording


NOTE:  This is a quick summary of the topics and actions at a meeting of the school board. This document is NOT the official minutes of the school board. Official minutes are posted after they are drafted, reviewed and approved by the board. Audio recordings of meetings are typically posted within two days after the meeting. 

School Board Meeting Schedule & Information

Resumen de la reunión de la junta del 16 de septiembre de 2020

Sesión de trabajo de la junta escolar y reunión regular

El miércoles 16 de septiembre, la junta escolar celebró una sesión de trabajo y una reunión regular.

Las reuniones se llevaron a cabo virtualmente en un esfuerzo por reducir la propagación del coronavirus COVID-19. La reunión estuvo abierta al público a través de Zoom, transmisión de audio en línea: www.4j.lane.edu/stream y en vivo por radio en la KRVM 1280-AM. Los comentarios públicos se recibieron por correo electrónico.

Sesión de trabajo

Asistida por un facilitador, la junta discutió cómo trabajar de manera más efectiva como organismo de establecimiento de políticas para lograr sus objetivos para el distrito. Las áreas de enfoque del borrador de la junta son COVID-19, navegar los desafíos de la pandemia de coronavirus para apoyar el rendimiento académico y las necesidades de salud mental de los estudiantes; seleccionar al superintendente; revisar la seguridad de los estudiantes; y la planificación para la región del norte de Eugene, incluida la determinación de las ubicaciones futuras de la escuela primaria de inmersión japonesa Yujin Gakuen y la escuela secundaria Kelly. La mayor parte de la discusión se centró en el papel de la junta en estos objetivos. Se realizará una segunda sesión de trabajo para mayor discusión.

Reunión regular

Comentarios introductorios

La superintendente interina Cydney Vandercar dijo que había hablado con los superintendentes de otros distritos escolares del condado de Lane a principios de semana. Un superintendente de un distrito informó que un gran número de sus estudiantes fueron evacuados o perdieron sus hogares en el incendio de McKenzie. Otro superintendente informó que la mitad de los empleados de ese distrito perdieron sus hogares en el incendio forestal. Señaló que 4J enfrentó numerosos desafíos en el último año, pero la situación podría ser mucho peor.

La superintendente agradeció al personal del distrito y a otros por su trabajo para prepararse para el inicio de las clases en línea el lunes 21 de septiembre.

Puntos de información (no se espera que se tome ninguna acción por parte de la junta)

Se recibió una actualización sobre el plan del distrito para regresar al aprendizaje : La superintendente Vandercar señaló que la calidad del aire estaba mejorando lentamente y dijo que la distribución de dispositivos se reanudaría poco después de haberse retrasado debido al aire lleno de humo. Unos 9000 estudiantes aún necesitan recibir sus dispositivos antes del inicio del aprendizaje integral a distancia el lunes 21 de septiembre.

La Sra. Vandercar dijo que la matrícula actual de estudiantes es aproximadamente 500 estudiantes menos que la matrícula del año pasado. Señaló que gran parte de la disminución se produjo en el nivel de primaria, particularmente en el Kindergarten. Anticipó que algunos padres más matricularán a sus niños de Kindergarten cuando comience el aprendizaje integral a distancia el 21 de septiembre o cuando se lance el aprendizaje híbrido en persona el 5 de enero, como lo más pronto.

El personal del distrito describió los planes iniciales para establecer centros de Internet que permitan a los estudiantes seleccionados de 4J sin Internet en el hogar participar en el aprendizaje en línea en sitios escolares específicos por hasta dos horas cuando las condiciones de salud pública lo permitan.

El personal también describió el trabajo inicial para asociarse con los proveedores locales de cuidado infantil para ofrecer el cuidado infantil necesario para las familias. El distrito proporcionará espacio de gimnasio en cuatro sitios escolares, para comenzar, y los proveedores tendrán espacios para cuidar hasta 160 niños, posiblemente a partir del 28 de septiembre.

Puntos para la acción

  • Se aprobó por unanimidad una solicitud de la Ciudad de Eugene para apoyar la exención de impuestos sobre la propiedad de viviendas de alquiler para personas de bajos ingresos: El programa de la ciudad de Eugene exime a las propiedades de alquiler para personas de bajos ingresos que califican del pago de impuestos sobre la propiedad por hasta 20 años en un esfuerzo por proporcionar viviendas más asequibles en la comunidad. Esta exención solo se aplica a los impuestos sobre la propiedad de la ciudad a menos que otros distritos impositivos, incluidos los distritos escolares, den su consenso por escrito para renunciar a los ingresos por impuestos sobre la propiedad generados por las propiedades de alquiler que califican para el programa. La junta ha apoyado previamente el programa durante muchos años. La votación fue unánime.
  • Se aprobó la membresía anual renovada a la Asociación de Juntas Escolares de Oregón: La junta votó unánimemente para renovar la membresía del distrito a OSBA, su participación en el Fideicomiso de Asistencia Legal de OSBA para el año fiscal actual y su suscripción a los servicios de alojamiento web de la asociación. El distrito depende de OSBA para las actualizaciones de políticas después de las sesiones legislativas, alojamiento web de las políticas de la junta de 4J, información y asesoramiento, y publicaciones y capacitación. El costo total de las renovaciones es de $15,118; el costo estimado de que el distrito se haga cargo de este trabajo supera con creces esa cantidad.
  • Se adoptó una política de la junta sobre la prevención del suicidio estudiantil: La ley estatal que entró en vigencia el año pasado requiere que los distritos escolares adopten una política que requiera un plan integral sobre la prevención del suicidio estudiantil para todos los estudiantes de K–12. La política aprobada por la junta, entre otras cosas, requerirá que el distrito adopte un plan que describa los procedimientos para ayudar a identificar a los estudiantes suicidas y brindarles apoyo para sanar después de un intento de suicidio, e identificar a los funcionarios escolares responsables de responder a los informes de riesgo suicida. El plan, una vez finalizado, se publicará en el sitio web del distrito y las copias impresas estarán disponibles para revisión pública. La votación fue unánime.
  • Se seleccionaron los finalistas de la firma de búsqueda de superintendentes invitados a entrevistas: La junta recibió propuestas de firmas de búsqueda de ejecutivos para guiar el proceso de búsqueda y selección de superintendentes. La junta votó para invitar a entrevistar a las siguientes firmas de búsqueda de ejecutivos: Hazard, Young, Attea & Asociados; Ray y Asociados; y McPherson & Jacobson. La votación fue de 5 a 2, con Mary Walston y Anne Marie Levis votando no. (Actualización: La junta luego agregó una cuarta compañía para ser entrevistada, Gary Ray & Asociados).
  • Puntos aprobados en la agenda de consenso: La junta aprobó varias acciones de personal y aprobó una extensión de un año del contrato laboral con la Asociación de Educación de Eugene , el sindicato que representa a los maestros y especialistas licenciados de 4J, hasta el 30 de junio de 2021. El acuerdo de extensión del contrato de maestros proporciona un aumento del costo de vida del 1.75 %, aumenta la contribución del seguro médico del distrito en $30 por empleado por mes y proporciona trabajo futuro para ajustar los estipendios de atletismo y liderazgo docente para abordar la equidad salarial y otras consideraciones. La votación fue unánime.

Puntos para acción futura (se espera la acción de la junta en una reunión posterior)

  • Se discutió el proceso de designación de los miembros del comité de presupuesto de 4J: El comité de presupuesto, compuesto por los siete miembros de la junta escolar y un número igual de representantes de la comunidad designados por la junta, revisaron el presupuesto anual propuesto presentado por la superintendente, consideraron cambios y recomendaron la adopción del plan de gastos por parte de la junta escolar. Hay tres vacantes en el comité que la junta llenará este otoño. Los residentes interesados ​​en formar parte del comité deben llenar la solicitud antes del miércoles 14 de octubre a las 5 p. m. La junta entrevistará a los solicitantes para el comité de presupuesto en una sesión de trabajo el 21 de octubre y votará para designar a tres candidatos para el comité el 4 de noviembre.
  • Metas de la junta para el año escolar 2020–21: La junta establece metas cada año.
  • Acuerdos de trabajo de la junta revisados ​​para el año escolar 2020–21: La junta revisa y aprueba anualmente los acuerdos de trabajo. Los acuerdos son las pautas y expectativas entre los miembros individuales de la junta, la superintendente y el personal del distrito. Para apoyar el éxito de los estudiantes, los miembros de la junta escolar y la superintendente acuerdan funcionar juntos con integridad y compromiso como un equipo de liderazgo.

Aportes públicos 

Los comentarios públicos se enviaron por correo electrónico a board@4j.lane.edu. La junta leyó, revisó y tomó en consideración todos los comentarios enviados por correo electrónico antes de las 12:00 p. m. del día de la reunión.

Agenda y materiales

Agenda y materiales de la reunión de la junta del 16 de septiembre
Audio de la sesión de trabajo de la junta del 16 de septiembre
Audio de la reunión regular de la junta del 16 de septiembre


NOTA: Este es un breve resumen de los temas y acciones de una reunión de la junta escolar. Este documento NO es el acta oficial de la junta escolar. Las actas oficiales se publican después de que son redactadas, revisadas y aprobadas por la junta. Las grabaciones de audio de las reuniones generalmente se publican dentro de los dos días posteriores a la reunión. 

Calendario e información de las reuniones de la junta escolar



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